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FM-Connect Chat

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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Besprechungsräume und Veranstaltungen im FM

Facility Management: Besprechungsräume

checkTeams-Meeting buchen
Moderne Besprechungsräume und Konferenzflächen (Meeting Rooms and Events) für professionelle Business-Veranstaltungen, Tagungen und Seminare

BESPRECHUNGSRÄUME SIND HYBRID. VERANSTALTUNGEN UND MEETINGS SIND MOTIVATIONSBOOSTER.

Geplante Meetings finden online und/oder im Betrieb statt. Die Veranstaltungstechnik integriert Remote-Teilnehmer gleichwertig. Räume, Stellplätze und Veranstaltungscatering werden zweckgerecht dezentral über eine App gebucht, die mit einer zentralen Administration und Servicesteuerung verbunden ist. Optische Raumsensoren liefern hocheffiziente Flächenauswertungen. Die Türschilder sind elektronisch, ebenso wie die Schließfächer, in denen Veranstaltungsmaterial hinterlegt wird. Eine Tagesreinigung steht zur Verfügung.

Veranstaltungsmanagement: Weil neue Ideen Raum brauchen.

persönliche Meetings

Professionelles persönliches Meeting in einem modernen Besprechungsraum zur produktiven Zusammenarbeit und zum direkten Business-Austausch

Effiziente Geschäftskommunikation

Optimierung der Zusammenarbeit durch moderne Technologie.

Persönliche Treffen sind aus verschiedenen Gründen wichtig. Sie ermöglichen Einzelpersonen, von Angesicht zu Angesicht miteinander zu kommunizieren, was Beziehungen stärkt und die Kommunikation verbessert.

Persönliche Treffen sind oft ein effektiverer Weg, um Probleme zu diskutieren und zu lösen, da sie die Zusammenarbeit in Echtzeit und den Austausch von Ideen fördern.

Außerdem helfen sie dabei, über das Geschehen in einer Organisation informiert zu bleiben und den Kontakt zu Kollegen zu pflegen.

Schließlich zeigen persönliche Treffen Respekt und Wertschätzung für andere und fördern ein Gefühl von Gemeinschaft und Teamarbeit.

Hospitality: Gastfreundschaft

Die DIN EN 15221 nennt unter der Rubrik Hospitality das Teilprodukt Besprechungsräume und Veranstaltungen {2230}.

Teilleistungen:

  • Bereitstellung von Besprechungsräumen und Organisation von Veranstaltungen

  • Catering in Bezug auf die Besprechungen und Veranstaltungen

  • Zuzurechnende Kosten

Digitale Fach- und Arbeitsunterlagen für Besprechungsraummanagement im Facility Management aus dem FM-Dokumentenshop

Cover zum Dokument „Gesundheits- und leistungsfördernde Arbeitsumgebung“

Gesundheits- und leistungsfördernde Arbeitsumgebung

Digitale Fachunterlage zur strukturierten Organisation gesundheits- und leistungsfördernder Arbeitsumgebungen im Facility Management.

✔ Überblick über Maßnahmen zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung, Luftqualität, Beleuchtung und Akustik

✔ Unterstützung bei der Integration gesundheitsfördernder Faktoren wie Bewegung, Ernährung und Hygiene

✔ Grundlage für moderne Arbeitsumgebungen zur Förderung von Wohlbefinden, Motivation und Leistungsfähigkeit

✔ Sofort-Download nach Kauf

Jetzt im FM-Dokumentenshop ansehen & kaufen

Cover zum Dokument „Leitlinien für Flächen & Flächenstandards“

Leitlinien für Flächen & Flächenstandards

Digitale Fachunterlage zur strukturierten Organisation von Flächenstandards und Richtlinien für eine effiziente Flächennutzung im Facility Management.

✔ Überblick über Anforderungen, Ziele und Definitionen von Flächenstandards im Unternehmen

✔ Unterstützung bei der Planung und Steuerung von Büro-, Nutz- und Verkehrsflächen

✔ Grundlage für wirtschaftliche, transparente und vergleichbare Flächennutzung im Gebäudebetrieb

✔ Sofort-Download nach Kauf

Jetzt im FM-Dokumentenshop ansehen & kaufen

Cover zum Dokument „Behaglichkeit in der Raumlufttechnik (Raumklima, HLK-Technik)“

Behaglichkeit in der Raumlufttechnik (Raumklima, HLK-Technik)

Digitale Fachunterlage für die Bewertung thermischer Raumbedingungen.

✔ Temperatur, Feuchte und Luftbewegung

✔ Einfluss von Kleidung und körperlicher Aktivität

✔ Behaglichkeitsbereiche und Planungsbeispiele

✔ Sofort-Download nach Kauf

Jetzt im FM-Dokumentenshop ansehen & kaufen

Cover zum Dokument „Konstruktive Lösungen für barrierefreie Gestaltung“

Konstruktive Lösungen für barrierefreie Gestaltung

Digitale Fachunterlage für die Planung zugänglicher und nutzbarer Liegenschaften.

✔ Gesetzliche Anforderungen und universelles Design

✔ Konstruktive Ansätze für funktionale Inklusion

✔ Einbindung in betriebliche FM-Konzepte

✔ Sofort-Download nach Kauf

Jetzt im FM-Dokumentenshop ansehen & kaufen

Mögliche Aufgabenverteilung bei Veranstaltungen

Wer?

Was?

FM-Produkt

Planung von Meetings (Art und Anzahl von Mitteln (Stühle, Tische, Ablagen, Rednerpult, Verdunkelung usw.)

Besprechungsraumverwaltung (Belegungsplan), Parkflächenzuweisung, Bewirtung

Empfang

Vermittlung und Begrüßung

Hausmeister bzw. technischer Service

zugehörige Hilfskräfte zum Ein-, Aus-, Umräumen von Möbeln und Einrichtungsgegenständen

ggf. Teilung bzw. Einrichtung von Räumen mit beweglichen Wänden

Reinigung

Vor-, Zwischen- und Endreinigung

Technisches Gebäudemanagement

Bereitstellung und Inbetriebnahme der Konferenzraumtechnik (Beamer, Videokonferenztechnik usw.)

diverse Hilfsdienste

Security

Einlasskontrolle usw.

Catering

Bewirtung (falls keine Selbstdurchführung erfolgt)

Weil jedes Unternehmen seine eigene Lösung und Zuordnung bezüglich der FM-Produkte und Leistungen zu den Personen und Dienstleistern nach pragmatischen Grundsätzen finden muss, ist die obige Tabelle eine von vielen Möglichkeiten.

Kleinere und mittlere Veranstaltungen sind sicherlich auf diese Weise gut in den Griff zu bekommen.

Standards

Wie auch immer die Organisation ist, sie sollte klar definiert, also standardisiert, und deshalb jedes Mal immer wieder so bzw. sehr ähnlich ablaufen. Das ist nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen wichtig, sondern vor allem auch aus sicherheitstechnischen Gründen. Immerhin gibt es bei Veranstaltungen eine ganze Menge zu beachten, unter anderem auch Sicherheitsfragen.

So ist beispielsweise auch darüber nachzudenken, wie mit Gastgeschenken umzugehen ist. Schließlich sollen die im Rahmen der Veranstaltung überreichten Geschenke nicht sofort zum Müll werden.

Bereitstellung von Besprechungsräumen

Bei der Bereitstellung von Veranstaltungsräumen sind durch das Facility Management eine Reihe von Kriterien zu beachten, u. A.:

  • Welche Raumgröße wird benötigt?

  • Steht dieser Raum zur Verfügung oder muss er erst hergerichtet werden?

  • Welches Ambiente wird gefordert?

  • Ist die Akustik in Ordnung? (Gut verständlich, Aufmerksamkeit, gegebenenfalls elektrische Verstärkung)

  • Gibt es Lernbeeinflussungen? (Straßen-, Flugzeuglärm, Beeinträchtigung durch Klimatisierung und Lüftung)

  • Anordnung der Gebäude (Zugänglichkeit, Treppen, behindertengerechter Zutritt)

  • in welchen Bereichen werden die Pausen und das Catering durchgeführt?

  • Gibt es (und wenn ja, wo) Möglichkeit zum Rauchen?

  • Ist eine Garderobe notwendig? Wer bedient diese?

  • Wo sind die Toiletten? Sind diese in ordentlichem Zustand?

Im Zusammenhang mit Pandemien stellen sich noch weitere Fragen der Hygiene, die besonders bei Veranstaltungen zu beachten sind. In diesem Kontext ist zuallererst die Frage zu beantworten, ob die Veranstaltung überhaupt durchgeführt werden kann. Falls das nicht der Fall ist, ergibt sich eine völlig neue Aufgabenstellung, etwa die Durchführung als Videokonferenz.