Besprechungsräume und Veranstaltungen

Besprechungsräume sind hybrid. Veranstaltungen und Meetings sind Motivationsbooster.

Geplante Meetings finden online und/oder im Betrieb statt. Die Veranstaltungstechnik integriert Remote-Teilnehmer gleichwertig. Räume, Stellplätze und Veranstaltungscatering werden zweckgerecht dezentral über eine App gebucht, die mit einer zentralen Administration und Servicesteuerung verbunden ist. Optische Raumsensoren liefern hocheffiziente Flächenauswertungen. Die Türschilder sind elektronisch, ebenso wie die Schließfächer, in denen Veranstaltungsmaterial hinterlegt wird. Eine Tagesreinigung steht zur Verfügung.

Veranstaltungsmanagement: Weil neue Ideen Raum brauchen.

Meetings
FM-Produkt
Zuständigkeiten
Organisation
Besprechungsräume

persönliche Meetings

Persönliche Treffen sind aus verschiedenen Gründen wichtig. Sie ermöglichen Einzelpersonen, von Angesicht zu Angesicht miteinander zu kommunizieren, was Beziehungen stärkt und die Kommunikation verbessert.

Persönliche Treffen sind oft ein effektiverer Weg, um Probleme zu diskutieren und zu lösen, da sie die Zusammenarbeit in Echtzeit und den Austausch von Ideen fördern.

Außerdem helfen sie dabei, über das Geschehen in einer Organisation informiert zu bleiben und den Kontakt zu Kollegen zu pflegen.

Schließlich zeigen persönliche Treffen Respekt und Wertschätzung für andere und fördern ein Gefühl von Gemeinschaft und Teamarbeit.

Hospitality: Gastfreundschaft

Die DIN EN 15221 nennt unter der Rubrik Hospitality das Teilprodukt Besprechungsräume und Veranstaltungen {2230}.

Teilleistungen:

Bereitstellung von Besprechungsräumen und Organisation von Veranstaltungen
Catering in Bezug auf die Besprechungen und Veranstaltungen
Zuzurechnende Kosten

Mögliche Aufgabenverteilung bei Veranstaltungen

Wer?	Was?
FM-Produkt Sekretariatsdienste, Übersetzungen {2560}	Planung von Meetings (Art und Anzahl von Mitteln (Stühle, Tische, Ablagen, Rednerpult, Verdunkelung usw.) Besprechungsraumverwaltung (Belegungsplan), Parkflächenzuweisung…), Organisation bzw. Selbstdurchführung der Bewirtung
Empfang	Vermittlung und Begrüßung
Hausmeister bzw. technischer Service	zugehörige Hilfskräfte zum Ein-, Aus-, Umräumen von Möbeln und Einrichtungsgegenständen ggf. Teilung bzw. Einrichtung von Räumen mit beweglichen Wänden
Reinigung	Vor-, Zwischen- und Endreinigung
Technisches Gebäudemanagement	Bereitstellung und Inbetriebnahme der Konferenzraumtechnik (Beamer, Videokonferenztechnik usw.) diverse Hilfsdienste
Security	Einlasskontrolle usw.
Catering	Bewirtung (falls keine Selbstdurchführung erfolgt)

Weil jedes Unternehmen seine eigene Lösung und Zuordnung bezüglich der FM-Produkte und Leistungen zu den Personen und Dienstleistern nach pragmatischen Grundsätzen finden muss, ist die obige Tabelle eine von vielen Möglichkeiten.

Kleinere und mittlere Veranstaltungen sind sicherlich auf diese Weise gut in den Griff zu bekommen.

Standards

Wie auch immer die Organisation ist, sie sollte klar definiert, also standardisiert, und deshalb jedes Mal immer wieder so bzw. sehr ähnlich ablaufen. Das ist nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen wichtig, sondern vor allem auch aus sicherheitstechnischen Gründen. Immerhin gibt es bei Veranstaltungen eine ganze Menge zu beachten, unter anderem auch Sicherheitsfragen.

So ist beispielsweise auch darüber nachzudenken, wie mit Gastgeschenken umzugehen ist. Schließlich sollen die im Rahmen der Veranstaltung überreichten Geschenke nicht sofort zum Müll werden.

Bereitstellung von Besprechungsräumen

Bei der Bereitstellung von Veranstaltungsräumen sind durch das Facility Management eine Reihe von Kriterien zu beachten, u. A.:

Welche Raumgröße wird benötigt?
Steht dieser Raum zur Verfügung oder muss er erst hergerichtet werden?
Welches Ambiente wird gefordert?
Ist die Akustik in Ordnung? (Gut verständlich, Aufmerksamkeit, gegebenenfalls elektrische Verstärkung)
Gibt es Lernbeeinflussungen? (Straßen-, Flugzeuglärm, Beeinträchtigung durch Klimatisierung und Lüftung)
Anordnung der Gebäude (Zugänglichkeit, Treppen, behindertengerechter Zu-tritt)
in welchen Bereichen werden die Pausen und das Catering durchgeführt?
Gibt es (und wenn ja, wo) Möglichkeit zum Rauchen?
Ist eine Garderobe notwendig? Wer bedient diese?
Wo sind die Toiletten? Sind diese in ordentlichem Zustand?

Im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie stellen sich noch weitere Fragen der Hygiene, die besonders bei Veranstaltungen zu beachten sind. In diesem Kontext ist zuallererst die Frage zu beantworten, ob die Veranstaltung überhaupt durchgeführt werden kann. Falls das nicht der Fall ist, ergibt sich eine völlig neue Aufgabenstellung, etwa die Durchführung als Videokonferenz...