Anweisende Dokumentation
Facility Management: Besprechungsräume » Geschäftsprozess » Anweisende Dokumentation
Zielsetzung der anweisenden Dokumentation
Optimierung des Raumzugangs und der Betriebsprozesse
Sicherstellung eines geregelten und nutzungsfreundlichen Raumzugangs
Definition der Betriebs- und Serviceprozesse für Reinigung, Technik und Ausstattung
Erfüllung von Betreiberpflichten im Sinne von Arbeitsstättenverordnung, Brandschutz und DSGVO
Förderung von Effizienz, Ordnung, Nachhaltigkeit und Nutzungsqualität
Schaffung einer einheitlichen Informationsbasis für alle Beteiligten
Geltungsbereich und Zielgruppe
Gültig für alle betrieblich betriebenen Besprechungsräume (z. B. Huddle Rooms, Konferenzräume, Projektzonen)
Zielgruppen:
Mitarbeitende (Nutzung)
Facility Management (Betrieb, Reinigung, Koordination)
IT / AV (Technikbetrieb, Support)
Reinigungsdienste, Hausservice
Besuchende / Externe (sofern zulässig)
Raumzugang und Buchung
Zugangsregelung (z. B. über Buchungssystem, QR-Code, Schlüsselausgabe)
Buchungsrichtlinien: Wer darf buchen?
Buchungsvorlauf und -dauer
Stornierungsfristen und No-Show-Regel
Check-in / Check-out-Prozesse
Umgang mit spontanen Nutzungen und Eskalationen
Nutzungsvorgaben
Raumsetup (Standardbestuhlung, Technik)
Verhalten im Raum (Sauberkeit, Ordnung, Rücksichtnahme)
Regeln für Verpflegung / Catering
Umgang mit Technik (z. B. keine Veränderungen an Verkabelung)
Haftung bei Schäden oder Verunreinigungen
Regelungen für externe Gäste (z. B. Registrierung, Begleitung)
Techniknutzung
Bedienungshinweise für AV- / Medientechnik
Vorgaben zur Nutzung von Videokonferenzsystemen
Nutzung externer Geräte (z. B. Notebooks, Adapter, ClickShare)
Ansprechpartner bei Technikstörungen
Regelmäßige Prüfung und Wartung (Zuständigkeit, Frequenz, Dokumentation)
Reinigung und Reset
Reinigungsturnus (nutzungsabhängig / täglich / wöchentlich)
Reset nach Nutzung (z. B. Rückstellung Möbel, Löschung Flipchart, Entsorgung)
Nutzung von Feedbacksystemen zur Qualitätskontrolle (z. B. QR-Code)
Sonderreinigungen bei Verunreinigung oder Catering
Sicherheit und Arbeitsstättenregeln
Fluchtwege freihalten
keine provisorischen Elektroanschlüsse
maximale Raumbelegung
Belüftungsregeln (z. B. bei Innenräumen ohne Fenster)
Umgang mit Notfällen im Raum (z. B. Alarm, Evakuierung)
ESG und Nachhaltigkeit
Hinweise zur energiesparenden Nutzung (z. B. Technik ausschalten, Lichtsteuerung)
Nutzung umweltfreundlicher Materialien (z. B. Nachfüllblöcke, recyclingfähige Marker)
Reduktion von Einwegmaterialien (z. B. bei Verpflegung)
Rückmeldung zu Verbesserungsvorschlägen über Intranet oder App
Dokumentation und Verfügbarkeit
Ablage im Intranet, im Buchungssystem oder als QR-Code im Raum
klar gekennzeichnete Version, Gültigkeitsdauer, Verantwortliche Stelle
digitale Lesebestätigung bei Erstnutzung möglich
Integration in Schulungs- oder Unterweisungsprogramme (z. B. Onboarding, Hybrid-Schulung)
Verknüpfung mit Raumprofil im CAFM-System (z. B. Ausstattung, Technik, Reinigung)
Schnittstellen und Verantwortung
| Bereich | Aufgabe gemäß anweisender Dokumentation |
|---|---|
| Facility Management | Reinigung, Reset, Möblierung, Rückmeldung, Eskalation |
| IT / AV-Technik | Technischer Betrieb, Schulung, Fehlerbehebung |
| Nutzende / HR | korrekte Nutzung, Rücksichtnahme, Feedback |
| Sicherheitsbeauftragte | Einhaltung Fluchtwege, Erste Hilfe |
| Reinigung / Dienstleister | Ausführung nach Turnus und Checkliste |
Erfolgsfaktoren für eine wirksame Dokumentation
| Erfolgsfaktor | Wirkung |
|---|---|
| Verständliche Sprache | hohe Nutzerakzeptanz und Anwendbarkeit |
| Digitale Verfügbarkeit | jederzeit auffindbar, auch mobil |
| Praxisnahe Inhalte | konkreter Bezug zur Raumnutzung |
| Regelmäßige Aktualisierung | Versionssicherheit, Anpassung an Technik und Feedback |
| Integration in Schulung | Vermittlung über E-Learning, Onboarding, Live-Schulung |