Technische Ausrüstung
Die Bereitstellung moderner technischer Ausstattung in Besprechungsräumen ist für effiziente und reibungslose Geschäftsabläufe unerlässlich
Eine solide IT-Infrastruktur ermöglicht es den Teilnehmern, problemlos auf wichtige Dokumente und Präsentationen zuzugreifen, die für ein erfolgreiches Meeting erforderlich sind. Audio- und Video-Konferenzsysteme erleichtern die Kommunikation zwischen entfernten Standorten und fördern eine effektive Zusammenarbeit. Die Integration von benutzerfreundlichen Bedienelementen und Systemen trägt dazu bei, dass sich auch technisch weniger versierte Personen in Besprechungen beteiligen können.
Technischen Ausrüstungen
Bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen geht es insbesondere darum, welche Konferenztechnik in den Räumen zur Verfügung steht, bzw. zur Verfügung gestellt werden kann. Unter Planung ist hier im doppelten Sinne zu unterscheiden. Einerseits geht es um die Planung anlässlich der Errichtung der Konferenzräume und andererseits geht es darum, die Konferenzen und Veranstaltungen selbst bezüglich ihres Ablaufes und ihres konkreten Bedarfs zu planen. Die folgenden Ausführungen beschäftigen sich vorwiegend damit, welche Konferenztechnik in Abhängigkeit von der Raumgröße bei der Planung der Räume und ihrer Ausstattung vorgesehen werden sollte. Dabei geht es darum, die Ausrüstung so zu konfigurieren, dass eine hohe Produktivität während der Veranstaltung erreicht werden kann. Unter Produktivität sollte hierbei verstanden werden, dass die Konferenztechnik nicht weniger komfortabel zu bedienen ist, wie es die Teilnehmer von ihren Computern und Mobiltelefonen gewöhnt sind. Dazu gehört, Informationen unmittelbar auszutauschen, per Video zu chatten und Zubehör anschließen zu können. Oft ist dies noch nicht der Fall, und ganz schlimm wird es, wenn es keinen Support gibt, etwa um einem Dozenten zu helfen, sein Equipment vernünftig zu etablieren.
Den Besprechungsräumen stehen oftmals folgende Probleme gegenüber:
Inkompatible Anschlüsse zwischen Gerät und Display
Deaktivierte oder fehlerhafte Hardware
Fehlende oder beschädigte Kabel zwischen Geräten und Displays
Fehlende Möglichkeit, in Echtzeit Anmerkungen bereitzustellen oder mit Kollegen zusammenzuarbeiten.
Es ist wichtig, bereits bei der Konzipierung von Veranstaltung- bzw. Besprechungsräumen deren Sinn und Zweck dem Architekten und den Planern aufzugeben. Nur so kann zukunftsgerecht ausgestattet werden. Weil in den meisten Fällen die Anzahl der Teilnehmer an Veranstaltungen und Konferenzen auch eng mit dem Ziel bzw. Zweck der Veranstaltung zusammenhängt, lässt sich die Planung der Konferenztechnik in erster Nähe in Abhängigkeit von der Raumgröße bewerkstelligen. Das bedeutet, die Technologien sind an die Raumgröße anzupassen. Hierbei unterscheidet man Raumkategorien entsprechend folgender Tabelle.
Kleine Räume & offene Bereiche
Displays in diesen Räumen sind in der Regel 45 bis 65 Zoll groß. Die Zusammenarbeit in diesen Räumen wird gefördert, indem man einen mobilen Medienwagen und ein interaktives Display zur Verfügung stellt. Mobile Projektoren eignen sich sehr gut für spontane Besprechungen, während feststehende Projektoren ideal für geschlossene Räume sind.
Der wichtigste Faktor in kleinen und offenen Räumen ist Konnektivität. Besprechungsteilnehmer benötigen viele Optionen, damit sie schnell und einfach mit dem Gerät ihrer Wahl präsentieren können. Die Konnektivitätsoptionen in solchen Räumen und Bereichen sind jedoch in einem Gebäude oft unterschiedlich, insbesondere im Vergleich zu größeren, eher herkömmlichen Besprechungsräumen. Eine kurze Übersicht für kleine Konferenzräume gibt die folgende Tabelle.
Kleiner Konferenzraum bzw. offener Bereich
Mittelgroße Räume
Mittelgroße Räume in diesem Sinne haben eine Größe von maximal 36 m² und bieten ungefähr 14 Personen Platz. Sind meist herkömmliche Besprechungsräumen, die der Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen dienen. Eine gute technische Ausrüstung zeichnet sich dadurch aus, dass es keine Verzögerungen oder Schwierigkeiten gibt, wenn die Teammitglieder ihre Informationen geben, Präsentation durchführen oder Abläufe planen.
Solche mittelgroßen Räume sind ausgestattet mit Displays, die man in einer Entfernung von 4-5,5 m gut erkennen kann. Die Displays haben 70-100 Zoll und sind idealerweise Konferenzraummonitore bzw. Monitore mit interaktivem Touchscreen. Als Projektoren kommen Laserprojektoren zum Einsatz. Diese haben den Vorteil, dass keine Lampen ersetzt werden müssen und dass sie energieeffizienter als herkömmliche Projektoren sind. Zudem haben sie eine Lebensdauer von ungefähr zehn Jahren. Die Leinwandgröße sollte ca. 130 Zoll sein. Für Laserprojektoren können die Leinwände auch bis zu 300 Zoll haben.
Die Tabelle zeigt die wichtigen Ausrüstungen:
Große Konferenzräume
Hierbei handelt es sich um herkömmliche Konferenzräume, die üblicherweise nur für Präsentationen verwendet werden. Dabei kommt es darauf an, dass unterschiedliche Besprechungsteilnehmer schnell eine Verbindung mit Displays herstellen können. Das ist besonders dann wichtig, wenn es mehrere Redner gibt und Leerlauf, der die Spannung nimmt, vermieden werden soll.
Lernräume
Bei größeren Unternehmen, die beispielsweise Schulungen und Weiterbildungen durchführen, ist die Einrichtung von sogenannten Lernräumen sinnvoll. Darunter versteht man spezielle für die Bildung geeignete Räumlichkeiten. Bei der Gestaltung solcher Räume geht man davon aus, dass ein Vortragender an einer exponierten Stelle spricht. Dabei unterstützt er mit visuellen Materialien, zum Beispiel Multimediainhalten, seinen Vortrag. Solche Lernräume haben zweckmäßigerweise eine Länge von ungefähr 9 m und eine Breite von ca. 6 m.
Der Raum ist ausgestattet entweder mit festmontierten oder mit mobilen Displays. Diese sollen aus einer Entfernung von mehr als 6 m gut betrachtet werden können.
Mindestens bei der Ausstattung von mittleren Konferenzräumen bis zu den Lernräumen sollten bei der Auswahl der Ausstattung Profis hinzugezogen werden. Es sollte neben dem Preis für Kauf und Installation auch bewertet werden, wie die Ersatzteilsituation einzuschätzen ist und wie der Service bei moderaten Kosten sichergestellt werden kann. Sofern bei der Installation auch Software nötig ist, muss auch deren Instandhaltung berücksichtigt werden.
Alles in Allem geht es also um ein recht umfangreiches Projekt, zumal, wenn es mehrere Konferenzräume gibt, deren Größe und Funktion auch noch variieren.