Leistungsbeschreibung

Diese Leistung umfasst die fachgerechte Installation einer neuen medientechnischen Anlage (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik) durch qualifiziertes Fachpersonal. Hierzu gehören die Montage der Komponenten, die Leitungs- und Signalführung, der Anschluss der Geräte, die Einbindung von Steuerungs- und Bedieneinheiten sowie die technische Anbindung an vorhandene IT- und Gebäudesysteme. Abschließend erfolgen die Erstinbetriebnahme sowie Funktions-, Signal- und Systemprüfungen.

Diese Leistung umfasst die sichere Demontage einer bestehenden medientechnischen Anlage. Die betroffenen Systeme werden außer Betrieb genommen, gegen unbeabsichtigte Wiedereinschaltung gesichert und anschließend kontrolliert demontiert. Hierzu gehören insbesondere Displays, LED-Walls, Audio- und Videokomponenten, Steuerungseinheiten sowie zugehörige Halterungen, Verkabelungen und Schnittstellen. Wiederverwendbare Komponenten sind sorgfältig zu behandeln und zu kennzeichnen; Entsorgung und Recycling sind nicht Bestandteil dieser Leistung und gesondert zu vereinbaren.

Diese Leistung umfasst den Umbau, die Erweiterung oder die Umverlegung einer bestehenden medientechnischen Anlage (z. B. Austausch von Displays, Anpassung von Videokonferenztechnik, Erweiterung von Audiosystemen, Änderung von Steuerungskomponenten oder Verlagerung von Medientechnik in Empfangs-, Besprechungs- oder Konferenzbereichen). Bestehende Komponenten werden demontiert, angepasst, ersetzt oder an anderer Stelle wieder montiert. Nach Abschluss erfolgen Funktionsprüfungen, Signaltests sowie die Überprüfung der Schnittstellen zu bestehenden IT- und Gebäudesystemen.

Diese Leistung umfasst die Prüfung einer medientechnischen Anlage nach wesentlicher Änderung oder Modernisierung. Dabei werden Sichtprüfungen, Funktionsprüfungen und Systemtests durchgeführt, insbesondere im Hinblick auf Bild-, Ton-, Steuerungs- und Übertragungsfunktionen sowie die Anbindung an vorhandene Netzwerke und andere Bestandssysteme. Das Ergebnis wird in einer Prüfdokumentation festgehalten; erforderliche Nachjustierungen, Kennzeichnungen und technische Anpassungen werden daraus abgeleitet.

Die Erstinbetriebnahme einer neu installierten medientechnischen Anlage (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik) umfasst die fachgerechte Prüfung, Konfiguration, Signalabstimmung und Funktionskontrolle aller relevanten Systemkomponenten nach der Installation. Ziel ist es, die technische Betriebsbereitschaft, die zuverlässige Funktion sowie die störungsfreie Einbindung in bestehende IT- und Gebäudesysteme sicherzustellen, indem alle Komponenten im Zusammenspiel fehlerfrei arbeiten.

• Die Inbetriebnahme erfolgt erst nach erfolgreicher Installation der medientechnischen Anlage und vor der offiziellen Abnahme oder Übergabe an den Betreiber.

• Sie umfasst insbesondere die Erstprüfung der installierten Komponenten, einschließlich Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Signalprüfung und Systemkontrolle; notwendige Nachjustierungen oder Korrekturen können unmittelbar vorgenommen werden.

• Das Bedien- oder Nutzerpersonal kann bei der Inbetriebnahme anwesend sein, um eine erste Einweisung in Funktionen, Bedienabläufe, Steuerung und Systemverhalten zu erhalten.

• Voraussetzung für die Erstinbetriebnahme ist, dass alle bauseitigen und technischen Anschlüsse (z. B. Stromversorgung, Datenanschlüsse, Netzwerkverbindungen, AV-Verkabelung und Steuerleitungen) fertiggestellt, geprüft und betriebsbereit sind.

• Wichtig: Eine gesonderte Abnahmeprüfung durch den Auftraggeber oder durch beauftragte Dritte ist nicht Bestandteil dieser Leistung und erfolgt, sofern erforderlich, separat.

• Mitwirkung bei Funktionsprüfungen und Einstellungen: Begleitung der Funktionsprüfung und Parametrierung aller relevanten Anzeige-, Audio-, Video-, Steuerungs- und Bedienelemente nach der Installation, um die ordnungsgemäße Funktion aller Systembestandteile sicherzustellen.

• Mitwirkung beim Testbetrieb unter Realbedingungen: Begleitung eines Testlaufs der Anlage unter realen Nutzungsbedingungen, einschließlich Bild-, Ton-, Übertragungs- und Steuerungstests in typischen Empfangs-, Besprechungs- oder Konferenzsituationen.

• Mitwirkung bei der Schnittstellenprüfung: Kontrolle und Abstimmung der Verbindungen zu vorhandenen IT-, Netzwerk- und Gebäudesystemen, um eine stabile Datenübertragung, sichere Gerätekopplung und ein fehlerfreies Zusammenspiel der Systeme sicherzustellen.

• Mitwirkung bei der Prüfung der bestimmungsgemäßen Nutzung: Kontrolle, ob die medientechnische Anlage für den vorgesehenen Einsatzzweck und die vorhandene Umgebung geeignet ist und dort sicher und funktional betrieben werden kann.

• Mitwirkung bei der Feinabstimmung aller Komponenten: Prüfung und Feinjustierung aller relevanten Komponenten wie Displays, LED-Walls, Lautsprecher, Mikrofone, Kameras, Steuerungseinheiten und Bedienschnittstellen, um einen zuverlässigen und nutzergerechten Betrieb sicherzustellen.

Für jede relevante medientechnische Anlage (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik) wird eine Anlagen- oder Prüfdokumentation eingerichtet und fortlaufend geführt – in Papierform oder digital (z. B. im CAFM-/IWMS-System). Darin werden insbesondere Inbetriebnahmen, regelmäßige Funktionsprüfungen, Wartungen, Störungen, Änderungen sowie durchgeführte System- und Schnittstellenprüfungen dokumentiert. Jede Eintragung enthält mindestens Datum, Art der Maßnahme, ausführende Person, Ergebnis, festgestellte Abweichungen und veranlasste Maßnahmen. Dadurch entsteht eine vollständige Historie, aus der technischer Zustand, Nutzung, Änderungen und Instandhaltungsverlauf der jeweiligen Anlage nachvollzogen werden können.

Die nachvollziehbare Dokumentation der Prüf-, Wartungs- und Störungsdaten ist für einen sicheren, funktionsfähigen und wirtschaftlichen Betrieb der medientechnischen Systeme wesentlich. Mit dieser Leistung wird der Auftraggeber von der administrativen Führung dieser Unterlagen entlastet, da der Dienstleister die laufende Pflege aller Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Störungsmeldungen und sonstigen betriebsrelevanten Dokumentationen übernimmt. Dazu gehört auch die systematische Nachverfolgung offener Mängel einschließlich Terminüberwachung und Erinnerung an fällige Maßnahmen. So ist der Auftraggeber jederzeit in der Lage, den Prüf- und Wartungsstatus der medientechnischen Anlagen transparent nachzuweisen.

Bevor eine neu installierte medientechnische Anlage offiziell erstmalig in Betrieb genommen werden darf, ist vor der Erstinbetriebnahme eine Abnahmeprüfung durchzuführen. Diese Prüfung erfolgt durch fachlich qualifiziertes Personal und – sofern projekt-, nutzungs- oder freigabeseitig erforderlich – unter Einbindung des Auftraggebers oder beauftragter Dritter. Dabei werden der ordnungsgemäße Aufbau der Anlage, die sicherheits- und funktionsrelevanten Komponenten, die Bild-, Ton-, Steuerungs- und Übertragungsfunktionen, die Schnittstellen zu bestehenden IT- und Gebäudesystemen sowie die Vollständigkeit der technischen Dokumentation umfassend geprüft und in einem Abnahmeprotokoll festgehalten. Dieses Protokoll bildet die Grundlage für die Freigabe zur Erstinbetriebnahme.

• Dokumenten- und Unterlagenprüfung: Prüfung aller medientechnischen Unterlagen (z. B. Systemübersichten, Anschluss- und Belegungspläne, Gerätekonfigurationen, Bedienunterlagen, Herstellerunterlagen, Prüf- und Projektdokumentation) auf Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Übereinstimmung mit der ausgeführten Anlage.

• Sicht- und Funktionsprüfung: Sicht- und Funktionsprüfung der installierten medientechnischen Anlage (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Audio-, Video- und Steuerungskomponenten) einschließlich Montagezustand, Befestigungen, Verkabelung, Kennzeichnungen, Schnittstellen und ordnungsgemäßer Ausführung.

• Funktionsprüfung unter Betriebsbedingungen: Durchführung geeigneter Funktions- und Systemtests unter realitätsnahen Nutzungsbedingungen, z. B. Bild- und Tonwiedergabe, Quellenumschaltung, Kamerafunktionen, Mikrofonie, Steuerbefehle, Benutzerführung sowie Signalübertragung in Besprechungs-, Konferenz- und Empfangsbereichen.

• Prüfung der System- und Schnittstellenfunktionen: Kontrolle aller relevanten Geräte- und Schnittstellenfunktionen auf korrekte Auswahl, Konfiguration und fehlerfreie Zusammenarbeit, insbesondere im Hinblick auf Netzwerkverbindungen, Hardwareanschlüsse, Steuerungssysteme und die Integration in bestehende IT- und Gebäudesysteme.

• Übereinstimmung mit den Anforderungen: Bewertung, ob die medientechnische Anlage den vertraglich festgelegten Anforderungen, den vorgesehenen Nutzungszwecken sowie den technisch vereinbarten Leistungsmerkmalen entspricht.

• Abschluss und Dokumentation: Formale Durchführung der Abnahme bei positivem Ergebnis. Die Anlage wird zur Nutzung freigegeben; das Abnahmeprotokoll sowie die zugehörigen Prüf-, Einstell- und Systemunterlagen werden vervollständigt und an den Auftraggeber übergeben.

• Der Auftragnehmer organisiert die Abnahmeprüfung durch fachlich qualifiziertes Personal und stimmt die Durchführung mit dem Auftraggeber ab.

• Die Abnahmeprüfung vor der Erstinbetriebnahme ist Voraussetzung für die erste reguläre Nutzung der medientechnischen Anlage. Sie ist ebenfalls nach wesentlichen Änderungen, Erweiterungen oder Modernisierungen erneut durchzuführen.

• Zweckmäßigerweise erfolgt die Abnahmeprüfung unmittelbar nach der internen Inbetriebnahme und den erfolgreichen Vorprüfungen, damit festgestellte Mängel ohne Verzögerung behoben werden können.

• Der Leistungsumfang dieser Position umfasst die Vorbereitung des Abnahmeprotokolls sowie die Übergabe aller relevanten Unterlagen und Nachweise an den Auftraggeber.

• Hinweise, Restpunkte oder festgestellte Mängel aus der Abnahmeprüfung sind durch den Auftragnehmer abzuarbeiten. Erforderliche Nachbesserungen oder Wiederholungsprüfungen sind gesondert abzustimmen.

Zusätzlich zur laufenden Instandhaltung ist der Auftragnehmer für die Organisation, Durchführung und Dokumentation aller rechtlich, technisch und betrieblich erforderlichen Prüfungen der medientechnischen Anlagen und Geräte verantwortlich. Diese Prüfungen sind notwendig, um die sichere Funktion, die technische Verfügbarkeit und die ordnungsgemäße Integration der Systeme in den Bereichen Empfang & Hospitality, Besprechungs- und Konferenzräume sowie an IT-Schnittstellen dauerhaft sicherzustellen. Der Auftragnehmer übernimmt hierfür die vollständige Vorbereitung, Terminüberwachung, Durchführung bzw. Koordination, Dokumentation und Nachverfolgung festgestellter Mängel einschließlich der Bereitstellung nachvollziehbarer Nachweise für den Auftraggeber, interne Kontrollen und sonstige Prüfstellen.

• Erstprüfung vor Inbetriebnahme: Für jede neue oder wesentlich geänderte medientechnische Anlage oder Systemkomponente ist vor der erstmaligen Nutzung eine Erst- bzw. Abnahmeprüfung durchzuführen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass diese Prüfung durch qualifiziertes Fachpersonal erfolgt. Dabei werden insbesondere die ordnungsgemäße Installation, die Bild-, Ton-, Steuerungs- und Übertragungsfunktionen sowie die Anbindung an bestehende IT- und Gebäudesysteme geprüft. Die Ergebnisse werden in einem Prüf- oder Inbetriebnahmeprotokoll vollständig dokumentiert.

• Wiederkehrende Prüfungen (Regelprüfungen): Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle medientechnischen Anlagen, Geräte und Schnittstellen in festgelegten Intervallen geprüft werden. Die Prüffristen richten sich nach Nutzungsintensität, Herstellerangaben, technischer Bedeutung und betrieblichem Risiko. Der Auftragnehmer führt hierzu einen Prüfplan mit Terminüberwachung, setzt qualifiziertes Personal ein und sorgt dafür, dass alle Prüfungen vollständig dokumentiert sowie festgestellte Mängel bis zu ihrer Beseitigung nachverfolgt werden.

• Prüfung mobiler medientechnischer Geräte und Anschlusskomponenten: Der Auftragnehmer führt die erforderlichen Prüfungen an mobilen oder flexibel eingesetzten medientechnischen Geräten und Zubehörteilen durch, z. B. Displays, Mikrofone, Kameras, Lautsprecher, Bedieneinheiten, Anschlusskabel, Adapter oder Konferenzperipherie. Alle Geräte werden erfasst, in die Prüfdokumentation aufgenommen, gekennzeichnet und die Ergebnisse dokumentiert. Nicht sichere oder nicht funktionsfähige Geräte werden unverzüglich aus dem Betrieb genommen und dem Auftraggeber gemeldet.

• Koordination formaler Abnahmen und Prüfungen: Soweit formale Abnahmen, Freigaben oder Prüfungen von medientechnischen Anlagen erforderlich sind, unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber bei Terminabstimmung, Vorbereitung der Unterlagen und Bereitstellung der Anlagen für die Prüfung. Dies gilt insbesondere für neu installierte, geänderte oder erweiterte Systeme in Empfangs-, Besucher- und Konferenzbereichen sowie für deren IT-seitige Einbindung.

• Prüfnachweise und Prüfbescheinigungen: Für jede durchgeführte Prüfung erstellt oder beschafft der Auftragnehmer einen schriftlichen Nachweis mit Angaben zu Prüfgegenstand, Prüfumfang, Ergebnis, festgestellten Mängeln und veranlassten Maßnahmen. Alle Unterlagen werden dem Auftraggeber übergeben und in der technischen Anlagen- bzw. Prüfdokumentation abgelegt, sodass der Prüf- und Wartungsstatus jederzeit nachvollzogen werden kann.

Sämtliche Mängel, die bei wiederkehrenden Prüfungen an medientechnischen Anlagen und Geräten festgestellt werden, sind vom Auftragnehmer unverzüglich zu dokumentieren und dem Auftraggeber zu melden. Kritische Mängel, die die sichere Nutzung, die technische Funktionsfähigkeit oder den zuverlässigen Betrieb beeinträchtigen (z. B. Ausfall von Anzeige-, Audio-, Video- oder Steuerungsfunktionen, instabile Signalübertragung, fehlerhafte Schnittstellenanbindung, lose Befestigungen oder sicherheitsrelevante Beschädigungen), führen dazu, dass die betroffenen Systemkomponenten oder Geräte bis zur Mangelbeseitigung außer Betrieb zu nehmen oder in ihrer Nutzung einzuschränken sind. Der Auftragnehmer bewertet solche Mängel unverzüglich, veranlasst die notwendigen Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr und Betriebssicherung (z. B. Abschaltung, Sperrung, Kennzeichnung, Sicherung des Bereichs oder Nutzungseinschränkung) und stimmt mit dem Auftraggeber ein Konzept zur zeitnahen und fachgerechten Mangelbeseitigung ab. Sämtliche Maßnahmen und Nachprüfungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

Zusätzlich zu den regelmäßigen Prüfungen übernimmt der Auftragnehmer auch die Organisation und Durchführung außerordentlicher Prüfungen nach besonderen Ereignissen. Wenn Vorfälle auftreten, die die Sicherheit, Funktionsfähigkeit oder Integrationsfähigkeit medientechnischer Anlagen beeinträchtigen können, ist eine unverzügliche zusätzliche Prüfung der betroffenen Systeme erforderlich. In solchen Fällen veranlasst der Auftragnehmer eine außerordentliche Prüfung durch qualifiziertes Fachpersonal, legt den Prüfumfang gemeinsam mit dem Auftraggeber fest und stellt sicher, dass die betroffene Anlage oder Systemkomponente erst nach positiver technischer Bewertung wieder uneingeschränkt genutzt wird.

• Störungen, Beschädigungen oder Ausfälle im Zusammenhang mit medientechnischen Anlagen und Geräten (z. B. Ausfall von LED-Walls, Displays, Videokonferenzsystemen, Audiokomponenten, Steuerungseinheiten oder Besucherleitsystemen).

• Ungewöhnliche Vorkommnisse wie wiederkehrende Signalabbrüche, Überhitzung von Komponenten, Ausfall von Schnittstellen, Netzwerkstörungen, Steuerungsfehler oder externe Einflüsse, die zu möglichen Funktionsbeeinträchtigungen oder Schäden geführt haben können.

• Wesentliche Änderungen an der medientechnischen Anlage oder ihrem Umfeld, wie Umbauten, Erweiterungen, Austausch zentraler Komponenten, Änderungen an Audio-, Video- oder Steuerungssystemen, Anpassungen der IT-Anbindung oder die Verlagerung von Anlagen an einen anderen Standort.

In diesen Fällen hat der Auftragnehmer die erforderliche außerordentliche Prüfung unverzüglich zu organisieren.

Die Prüfung ist vor der Wiederinbetriebnahme oder erneuten uneingeschränkten Nutzung des betroffenen medientechnischen Systems durchzuführen. Je nach Art und Schwere des Ereignisses umfasst sie die gezielte Kontrolle einzelner betroffener Komponenten oder eine umfassende Systemprüfung einschließlich Funktions-, Signal-, Steuerungs- und Schnittstellentests. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle betroffenen Anzeige-, Audio-, Video-, Steuerungs- und Verbindungskomponenten sorgfältig geprüft werden. Nach Störungen der Stromversorgung, Netzwerkunterbrechungen, Systemausfällen oder technischen Schäden sind insbesondere die Betriebsbereitschaft, die Signalverarbeitung, die Gerätekopplung sowie die Integration in bestehende IT- und Gebäudesysteme zu überprüfen. Alle Ergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Wiederfreigabe erfolgt nur, wenn keine funktions- oder sicherheitsrelevanten Mängel mehr festgestellt werden oder diese fachgerecht beseitigt wurden.

Diese Leistung umfasst die wiederkehrende Sicherheitsprüfung medientechnischer Anlagen und Geräte in Bereichen wie Empfang & Hospitality, Besprechungs- und Konferenzräumen sowie an IT-Schnittstellen. Eine fachlich qualifizierte Person führt mindestens einmal jährlich – oder in den auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung festgelegten Intervallen – eine systematische Sicht-, Funktions- und Zustandsprüfung aller sicherheits- und betriebsrelevanten Komponenten durch. Im Rahmen dieser Prüfung werden insbesondere LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungskomponenten, Anschlussleitungen, Halterungen, Bedieneinheiten sowie Schnittstellen zu bestehenden IT- und Gebäudesystemen auf ordnungsgemäßen Zustand, sichere Befestigung, Funktion, Kennzeichnung und Betriebsbereitschaft geprüft. Ebenso wird kontrolliert, ob die technische Dokumentation, Systemübersichten, Prüfprotokolle und Geräteverzeichnisse vollständig und aktuell sind. Nach Abschluss der Prüfung wird ein Prüfbericht erstellt, in dem festgestellte Mängel und Hinweise dokumentiert werden. Sofern keine sicherheits- oder funktionsrelevanten Mängel vorliegen, wird die Prüfung in der Anlagen- bzw. Prüfdokumentation vermerkt; kritische Mängel führen dazu, dass betroffene Komponenten erst nach fachgerechter Instandsetzung und gegebenenfalls Nachprüfung wieder genutzt werden dürfen.

Die jährliche Sicherheitsprüfung dient dazu, einen sicheren, funktionsfähigen und nachvollziehbar dokumentierten Betrieb der medientechnischen Systeme sicherzustellen. Sie schafft Transparenz über den technischen Zustand, erkennbare Verschleißerscheinungen, mögliche Ausfallrisiken sowie erforderliche Wartungs- oder Erneuerungsmaßnahmen. Gleichzeitig erhält der Auftraggeber einen belastbaren Nachweis über den Prüfstatus seiner medientechnischen Infrastruktur. Die Prüfung unterstützt damit die planbare Instandhaltung, reduziert Betriebsunterbrechungen und trägt dazu bei, dass Systeme in Empfangsbereichen, Konferenzräumen und bei IT-Anbindungen dauerhaft zuverlässig betrieben werden können.

Wenn ein außergewöhnliches Ereignis die medientechnische Anlage oder einzelne medientechnische Geräte beeinträchtigen könnte, ist eine außerordentliche Prüfung erforderlich. Hierzu zählen insbesondere technische Ausfälle, Systemstörungen, Schäden an Anzeige-, Audio-, Video- oder Steuerungskomponenten, wesentliche Umbauten oder Erweiterungen sowie längere Stillstandszeiten. Vor der Wiederinbetriebnahme veranlasst der Auftragnehmer, dass die betroffenen Anlagen oder Komponenten durch fachlich qualifiziertes Personal geprüft werden. Der Prüfumfang wird an den Anlass angepasst und umfasst mindestens geeignete Sicht-, Funktions-, Signal- und Schnittstellenprüfungen der betroffenen Systeme.

Ziel der außerordentlichen Prüfung ist die Bewertung des aktuellen Sicherheits-, Funktions- und Betriebszustands der medientechnischen Anlage. Auf Grundlage der Prüfung wird entschieden, ob das System wieder freigegeben werden kann oder ob zuvor Instandsetzungen, Nachjustierungen oder weitere technische Maßnahmen erforderlich sind. Ergebnisse, Restrisiken und Anforderungen werden in einem Prüfbericht dokumentiert. Die Anlage darf erst nach erfolgreicher außerordentlicher Prüfung und dokumentierter Freigabe wieder in Betrieb genommen werden; die Prüfung wird in der Anlagen- bzw. Prüfdokumentation (z. B. Prüfbuch, Prüfübersicht oder CAFM-System) nachvollziehbar festgehalten.

Soweit medientechnische Anlagen oder deren technische Einbindung in prüfpflichtige, sicherheitsrelevante oder besonders sensible Betriebsbereiche eine Sachverständigenprüfung erfordern, umfasst diese Leistung die fristgerechte Planung, Beauftragung und fachliche Begleitung solcher Prüfungen durch den Auftragnehmer. Dies betrifft insbesondere komplexe medientechnische Systeme in repräsentativen Empfangsbereichen, Konferenz- und Besprechungsräumen sowie deren Schnittstellen zu IT-, Steuerungs- und Gebäudesystemen, sofern hierfür eine gesonderte technische Bewertung, Freigabe oder Abnahme erforderlich ist. Der Auftragnehmer bereitet die Anlage prüffähig vor, stellt die erforderlichen Unterlagen bereit (z. B. Systemübersichten, Anschlusspläne, Prüfdokumentationen, Konfigurationsunterlagen), sorgt für Zugänglichkeit und sichere Prüfbedingungen und unterstützt den Sachverständigen oder beauftragten Prüfer während der Prüfung. Je nach Art des Systems umfasst die Prüfung insbesondere vertiefte Kontrollen der Systemintegration, Betriebs- und Funktionssicherheit, Signalverarbeitung, Steuerungslogik sowie der relevanten Schnittstellen.

Grundlage dieser Leistung sind die jeweils einschlägigen betrieblichen, technischen, behördlichen oder projektbezogenen Anforderungen an die Prüfung und Freigabe medientechnischer Anlagen. Sachverständigenprüfungen können insbesondere vor Erstinbetriebnahme, nach wesentlichen Änderungen oder bei besonders kritischen Systemkonfigurationen erforderlich werden. Der Auftragnehmer überwacht die Fristen, koordiniert die notwendigen Prüfungen und hinterlegt Prüfberichte, Auflagen und Freigaben in der Anlagen- und Prüfdokumentation (z. B. Prüfbuch, Prüfübersicht, CAFM-/IWMS-System). Dadurch werden Transparenz, Nachweisfähigkeit und ein dauerhaft sicherer und funktionsfähiger Betrieb der medientechnischen Systeme unterstützt.

Diese Leistung umfasst die regelmäßige Prüfung aller medientechnischen Anlagen und Geräte in Empfangsbereichen, Besprechungs- und Konferenzräumen sowie an relevanten IT-Schnittstellen. In den aus Nutzung, technischer Bedeutung und Betriebsrisiko abgeleiteten Intervallen führt qualifiziertes Fachpersonal Sicht-, Funktions- und gegebenenfalls Systemprüfungen durch. Geprüft werden unter anderem LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungskomponenten, Signalwege, Anschlussfelder, Netzwerkschnittstellen sowie relevante Bedien- und Verbindungseinheiten. Die Ergebnisse, festgestellte Mängel, die Bewertung der Betriebsfähigkeit und empfohlene Maßnahmen werden in einem Prüfbericht dokumentiert und in der Anlagen- bzw. Prüfdokumentation hinterlegt; geprüfte Anlagen oder Geräte können entsprechend gekennzeichnet werden.

Diese Leistung umfasst die regelmäßige, in der Regel jährliche Prüfung aller tragbaren medientechnischen Geräte und zugehörigen Anschluss-, Verbindungs- und Verlängerungskabel. Der Auftragnehmer führt hierzu ein Bestandsverzeichnis mit eindeutiger Identifikation, plant die Prüftermine und lässt jedes Gerät durch qualifiziertes Personal mittels Sichtprüfung, Funktionsprüfung und gegebenenfalls ergänzender technischer Kontrolle prüfen. Dies betrifft insbesondere mobile Displays, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Bedieneinheiten, Konferenzperipherie, Adapter und Anschlusskabel. Die Ergebnisse werden gerätebezogen dokumentiert; geprüfte Geräte können mit einer Prüfkennzeichnung versehen werden. Defekte oder nicht betriebssichere Geräte sind unverzüglich auszusondern und dem Auftraggeber zur Entscheidung über Instandsetzung oder Austausch zu melden.

Diese Leistung umfasst die wiederkehrende Prüfung elektrisch betriebener Empfangs- und Besuchersysteme sowie sonstiger nutzerbezogener Medieneinheiten, sofern solche Systeme eingesetzt werden. Hierzu zählen insbesondere digitale Empfangsterminals, Check-in- oder Besucherregistrierungssysteme, interaktive Informationsstelen, steuerbare Anzeigeeinheiten oder vergleichbare medientechnische Module im Empfangs- und Hospitality-Bereich. Geprüft werden insbesondere Bedien- und Steuerfunktionen, Anzeige- und Signalfunktionen, Anschluss- und Kommunikationsschnittstellen sowie sicherheits- und betriebsrelevante Komponenten. Alle Ergebnisse werden in einem Prüfbericht dokumentiert. Mängelfreie Systeme werden zur weiteren Nutzung freigegeben; bei funktions- oder sicherheitsrelevanten Mängeln bleiben sie bis zur fachgerechten Behebung außer Betrieb.

Diese Leistung beschreibt zusätzliche, risikobasierte Zwischenprüfungen medientechnischer Anlagen und Geräte zwischen den regulären Jahresprüfungen, typischerweise in kürzeren Abständen bei stark beanspruchten oder besonders kritischen Systemen. Qualifiziertes Fachpersonal kontrolliert dabei gezielt kritische Komponenten wie zentrale Displaysysteme, Videokonferenztechnik, Audioanlagen, Steuerungseinheiten, Schnittstellenfelder, Netzwerkanbindungen, Anschlussleitungen sowie stark genutzte Empfangs- und Konferenztechnik. Erkannte Auffälligkeiten werden in einem Kurzbericht dokumentiert, in die Instandhaltungsplanung übernommen und können vor der nächsten Hauptprüfung gezielt bearbeitet werden. Auf diese Weise unterstützt die Intervallprüfung die Betriebssicherheit, Verfügbarkeit und dauerhafte Funktionsfähigkeit der medientechnischen Systeme.

Ziel ist es, medientechnische Anlagen und Geräte so instand zu halten, dass Ausfälle vermieden, die Nutzungsdauer verlängert sowie Verfügbarkeit und Funktionssicherheit dauerhaft sichergestellt werden. Vorausschauende Instandhaltungsansätze auf Basis von Zustands-, Diagnose- und Systemdaten unterstützen die frühzeitige Erkennung von Störungen und eine planbare Instandhaltung, insbesondere bei LED-Walls, Digital-Signage-Systemen, Besucherleitsystemen, Displays, Videokonferenzsystemen sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik.

• Zustandskontrollen und Inspektionen: Der Auftragnehmer führt regelmäßige Inspektionsgänge durch und prüft medientechnische Komponenten, Halterungen, Anschlussstellen, Verkabelungen, Displays, Audio- und Steuerungseinheiten sowie Schnittstellen zu IT- und Gebäudesystemen auf Beschädigungen, Verschmutzungen, Lockerungen, Überhitzungsanzeichen und sonstige Auffälligkeiten, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

• Condition Monitoring: Verfügbare Zustands-, Diagnose- und Systemdaten (z. B. Temperaturwerte, Laufzeiten, Verbindungsstatus, Signalqualität, Gerätestatus oder Fehlermeldungen) werden regelmäßig ausgelesen, trendbezogen ausgewertet und bei Auffälligkeiten in konkrete Instandhaltungsmaßnahmen überführt. Bei Bedarf empfiehlt der Auftragnehmer ergänzende Monitoring-Lösungen.

• Instandhaltung nach Betriebszeiten oder Nutzungszyklen: Ergänzend zu festen Zeitintervallen berücksichtigt der Auftragnehmer Betriebsstunden, Schaltzyklen, Nutzungsintensitäten und Belastungsprofile wichtiger Komponenten, z. B. Displays, Projektionssysteme, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Steuerungseinheiten oder Schnittstellenmodule, und veranlasst bei erhöhter Beanspruchung frühzeitig Wartungs- oder Austauschmaßnahmen.

• Geplante vorbeugende Instandsetzungen: Verschleiß- und alterungsanfällige Teile (z. B. Lüfter, Netzteile, Verbindungskomponenten, Kabel, Steckverbindungen, Bedienelemente oder Befestigungsteile) werden auf Grundlage definierter Intervalle oder Zustandsdaten vorbeugend ausgetauscht, vorzugsweise in geplanten Wartungsfenstern und gebündelt mit anderen Leistungen.

• Management thermisch und betrieblich relevanter Komponenten: Bei medientechnischen Einheiten mit erhöhter Wärmeentwicklung oder dauerhafter Nutzung überwacht der Auftragnehmer die Betriebsbedingungen, insbesondere Kühlung, Belüftung, Temperaturverhalten und Gerätezustände, und veranlasst bei Auffälligkeiten rechtzeitig technische Maßnahmen oder Zusatzprüfungen.

• Prüfung und Feinabstimmung sicherheits- und funktionsrelevanter Komponenten: Steuerungsfunktionen, Signalwege, Bedieneinheiten, Schnittstellen, Audio- und Videoübertragung sowie relevante Schutz- und Überwachungsfunktionen werden in festgelegten Intervallen geprüft, getestet und dokumentiert, um die langfristige Wirksamkeit und Betriebssicherheit der medientechnischen Systeme sicherzustellen.

Die regelmäßige Wartung der medientechnischen Anlagen und Geräte bildet einen wesentlichen Bestandteil der übertragenen Leistungen. Der Auftragnehmer hat ein planmäßiges Wartungsprogramm auf Grundlage der Herstellervorgaben, der betrieblichen Erfahrungen, der Ergebnisse aus Funktions- und Systemprüfungen sowie der konkreten Nutzungsbedingungen umzusetzen. Ziel der Wartung ist es, den Sollzustand der medientechnischen Systeme zu erhalten, vorzeitigen Verschleiß zu vermeiden und die dauerhafte Verfügbarkeit, Funktionssicherheit und Nutzerqualität sicherzustellen. Die Wartungsplanung ist mit dem Auftraggeber abzustimmen.

• Wartungsplanung: Für alle relevanten medientechnischen Anlagen und Geräte (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungstechnik sowie IT-Schnittstellen) ist ein Wartungsplan zu erstellen. Dieser enthält die herstellerseitig oder betrieblich erforderlichen Intervalle und Tätigkeiten. Die Planung ist mit den Betriebsabläufen des Auftraggebers abzustimmen, um geeignete Wartungsfenster festzulegen. Anpassungen, z. B. nach Störungen, technischen Änderungen oder geänderten Nutzungsbedingungen, sind vom Auftragnehmer vorzuschlagen und nach Freigabe umzusetzen.

• Durchführung der Wartungsarbeiten: Alle im Wartungsplan vorgesehenen Leistungen sind termingerecht durch qualifiziertes Fachpersonal auszuführen. Hierzu gehören insbesondere Sicht- und Funktionskontrollen, Reinigung relevanter Komponenten, Prüfung von Befestigungen, Steck- und Kabelverbindungen, Kontrolle von Displays, Kameras, Mikrofonen, Lautsprechern, Bedieneinheiten und Steuerungskomponenten sowie – soweit erforderlich – Nachjustierungen, Konfigurationsprüfungen und der Austausch verschlissener oder störanfälliger Teile.

• Abstimmung mit Herstellervorgaben: Der Auftragnehmer berücksichtigt die aktuellen Betriebs-, Wartungs- und Servicevorgaben der Hersteller. Vorgeschriebene Wartungsmaßnahmen, empfohlene Austauschzyklen sowie erforderliche Firmware-, Software- oder Konfigurationsanpassungen sind in die Wartung einzubeziehen. Es sind geeignete Ersatzteile, Verbindungskomponenten und Verbrauchsmaterialien zu verwenden, um Funktion, Kompatibilität und Systemstabilität sicherzustellen.

• Vermeidung von Betriebsunterbrechungen: Wartungsarbeiten sind möglichst vorausschauend und außerhalb nutzungskritischer Zeiten durchzuführen. Der Auftragnehmer plant Wartungsfenster und, soweit erforderlich, zeitweise Abschaltungen so, dass Beeinträchtigungen von Empfangsbereichen, Besprechungs- und Konferenzräumen sowie digitalen Informationssystemen so gering wie möglich gehalten werden. Vorbeugende Maßnahmen, wie der rechtzeitige Austausch kritischer Komponenten, dienen der Vermeidung ungeplanter Ausfälle.

• Sicherungsmaßnahmen während der Wartung: Während der Wartungsarbeiten hat der Auftragnehmer geeignete Schutz- und Sicherungsmaßnahmen umzusetzen. Arbeitsbereiche sind zu kennzeichnen, Anlagen oder Teilbereiche gegen unbeabsichtigte Nutzung zu sichern und sensible Systemverbindungen kontrolliert zu behandeln. Bei Arbeiten an montierten Anzeige-, Audio-, Video- oder Steuerungseinheiten ist auf sichere Zugänglichkeit, fachgerechte Handhabung und den Schutz angrenzender Bauteile und Nutzerbereiche zu achten.

Diese Leistung umfasst die regelmäßige Wartung medientechnischer Anlagen und Geräte gemäß Herstellervorgaben, betrieblicher Gefährdungsbeurteilung und den jeweils projekt- und nutzungsbezogenen Anforderungen. Ziel ist es, Verfügbarkeit, Funktionssicherheit, Systemstabilität und einen ordnungsgemäßen Betrieb der medientechnischen Infrastruktur präventiv sicherzustellen.

Im Rahmen der Wartung führt der Auftragnehmer alle herstellerseitig vorgesehenen und betrieblich erforderlichen Arbeiten an medientechnischen Systemen durch. Hierzu gehören insbesondere die Reinigung von Displays, LED-Walls, Bedieneinheiten und technischen Komponenten, die Sichtprüfung von Halterungen, Leitungswegen, Steckverbindungen und Anschlussfeldern, die Funktionsprüfung von Audio-, Video-, Konferenz- und Steuerungssystemen sowie die Kontrolle von Signalübertragung, Schnittstellen und Netzwerkanbindungen. Verschleiß- und alterungsanfällige Teile (z. B. Lüfter, Netzteile, Kabel, Steckverbinder, Bedienelemente oder Verbindungskomponenten) werden geprüft und bei Bedarf rechtzeitig nachjustiert oder ausgetauscht. Der Zustand der Anlagen wird bewertet, festgestellte Mängel mit Priorität in einer Mängelliste dokumentiert, und sämtliche Tätigkeiten werden in einem Wartungsprotokoll festgehalten.

Durch die Durchführung der planmäßigen Wartung unterstützt der Auftragnehmer einen sicheren, zuverlässigen und dauerhaft funktionsfähigen Betrieb der medientechnischen Systeme. Herstellerintervalle (z. B. monatlich, quartalsweise, jährlich) werden in den Wartungsplan übernommen und mit dem Auftraggeber abgestimmt. Verbrauchsmaterialien und Standardkomponenten werden gemäß Vorgaben berücksichtigt; größere Ersatzteile und Austauschkomponenten werden über ein abgestimmtes Ersatzteilmanagement abgewickelt.

Diese Leistung umfasst die Wartung von Antriebs-, Hebe- und Bewegungskomponenten medientechnischer Anlagen, sofern diese gemäß Herstellervorgaben, Betriebsanforderungen oder Prüfergebnissen fällig ist. Dies betrifft insbesondere motorisierte Displayhalterungen, höhenverstellbare oder versenkbare Monitore, Projektor- oder Displaylifte, bewegliche LED-Wall-Komponenten sowie vergleichbare mechanisch unterstützte Systeme in Empfangs-, Hospitality-, Besprechungs- und Konferenzbereichen. Vor Beginn der Arbeiten werden die betroffenen Systeme außer Betrieb genommen und gegen unbeabsichtigte Aktivierung gesichert. Der Servicetechniker prüft die mechanischen Komponenten auf Zustand, Leichtgängigkeit, Verschleiß, Geräuschentwicklung, Verschmutzung, Dichtheit und sichere Befestigung. Soweit herstellerseitig vorgesehen, werden Schmier-, Justage- oder Servicearbeiten fachgerecht durchgeführt. Zusätzlich werden elektrische Anschlüsse, Steuerungskomponenten, Sensoren, Endlagen, Sicherheitsabschaltungen und Schnittstellen zu den zugehörigen Audio-, Video-, Steuerungs- und IT-Systemen visuell und funktional geprüft und bei Bedarf nachgestellt oder instandgesetzt. Die durchgeführten Arbeiten werden im Wartungsprotokoll mit Datum, zugeordneter Anlage bzw. Komponente, Art der Maßnahme und festgestellten Auffälligkeiten dokumentiert. Auffällige Befunde oder funktions- bzw. sicherheitsrelevante Mängel sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen; erforderliche Folgemaßnahmen sind zu empfehlen. Die rechtzeitige Durchführung und Dokumentation dieser Wartungsintervalle unterstützt die sichere, zuverlässige und langlebige Nutzung der medientechnischen Anlagen.

Ergänzend zur regelmäßigen Wartung und zu den vorgesehenen Prüfungen umfasst der Leistungsumfang auch die proaktive präventive Instandhaltung medientechnischer Anlagen und Geräte. Ziel ist es, die Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Funktionssicherheit von LED-Walls, Digital-Signage-Systemen, Besucherleitsystemen, Displays, Videokonferenzsystemen sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik langfristig zu maximieren, ungeplante Ausfälle zu minimieren und die Nutzungsdauer der Komponenten zu verlängern. Hierzu entwickelt der Auftragnehmer ein Instandhaltungskonzept, das zustandsorientierte und vorausschauende Maßnahmen umfasst, z. B. Trendanalysen aus System- und Diagnosedaten, Zustandsbewertungen, Funktionsanalysen und frühzeitige Erkennung kritischer Abweichungen.

Alle präventiven Maßnahmen sind so auszurichten, dass ungeplante Ausfälle der medientechnischen Systeme möglichst vermieden werden. Der Erfolg wird anhand geeigneter Kennzahlen bewertet, z. B. Anlagenverfügbarkeit, Störungshäufigkeit oder Wiederherstellungszeiten. Hierfür setzt der Auftragnehmer ein abgestimmtes Bündel aus zustandsbasierten, intervallbasierten und datenorientierten Instandhaltungsstrategien ein und passt das Maßnahmenpaket kontinuierlich an neue Erkenntnisse aus Störungen, Prüfungen, Nutzungsdaten und technischen Bewertungen an.

Trotz sorgfältiger Wartung können an medientechnischen Anlagen Störungen oder Defekte auftreten (z. B. Ausfall von LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Systemen, Videokonferenztechnik, Audio- oder Steuerungskomponenten sowie Schnittstellenverbindungen), die ein schnelles und fachgerechtes Eingreifen erfordern. Der Auftragnehmer stellt hierfür einen Entstörungs- und Reparaturservice bereit, einschließlich vereinbarter Rufbereitschaft, um bei Störungen kurzfristig reagieren zu können.

Soweit möglich, wird die Reparatur unmittelbar vor Ort durchgeführt. Der Servicetechniker ermittelt die Ursache, beseitigt die Störung durch Instandsetzung oder Komponententausch (z. B. Austausch eines defekten Displays, Controllers, Netzteils, Anschlusskabels, Mikrofons, Lautsprechers oder einer Schnittstellenkomponente) und führt vor der Freigabe des betroffenen Systems eine Funktions- und Systemprüfung durch. Ist eine sofortige Reparatur nicht möglich (z. B. wegen Spezialkomponenten oder größerer Schäden), informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich über die voraussichtliche Dauer und die Risiken und stimmt Übergangsmaßnahmen ab, z. B. temporäre Nutzung von Ersatzgeräten, alternative Systemnutzung oder Einschränkung einzelner Funktionen.

• Notfälle und Betriebssicherheit: Bei Störungen mit möglicher Gefährdung von Personen, Nutzern oder Sachwerten hat die Sicherung des Bereichs und der Anlage oberste Priorität. Das Personal des Auftragnehmers sichert den Gefahrenbereich, nimmt betroffene medientechnische Komponenten bei Bedarf außer Betrieb und koordiniert erforderliche Sofortmaßnahmen. Reparaturen werden erst durchgeführt, wenn akute Risiken beseitigt sind.

• Betriebsdokumentation: Jeder Störungseinsatz wird durch den Auftragnehmer dokumentiert. Unmittelbar nach Abschluss erstellt der Servicetechniker einen Störbericht mit mindestens Zeitpunkt der Meldung und Anfahrt, betroffenem System bzw. betroffener Komponente, Fehlerbeschreibung, festgestellter Ursache, durchgeführten Maßnahmen, eingesetzten Materialien oder Ersatzteilen, gegebenenfalls offenen Restpunkten sowie Ergebnis der Funktionsprüfung und Zeitpunkt der Wiederfreigabe. Der Bericht wird dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

• Ersatzteilmanagement: Eng mit der Störungsbeseitigung verbunden ist ein strukturiertes Ersatzteilmanagement. Gemeinsam mit dem Auftraggeber definiert der Auftragnehmer kritische Ersatzteile für medientechnische Systeme (z. B. Netzteile, Controller, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Bedieneinheiten, Adapter, Kabel oder Schnittstellenmodule), deren Ausfall zu längeren Betriebsunterbrechungen führen würde. Diese Teile werden bevorratet oder kurzfristig beschafft, damit Reparaturen nicht an fehlenden Komponenten scheitern oder unnötig verzögert werden.

Dieser Entstörungsservice und das zugehörige Ersatzteilkonzept minimieren Ausfallzeiten und erhöhen die Verfügbarkeit der medientechnischen Systeme. Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sowie Verfügbarkeitsziele werden in Service Level Agreements (SLAs) definiert; der Auftragnehmer stellt durch geeignetes Personal, Ersatzteile und Einsatzplanung sicher, dass diese Anforderungen eingehalten werden.

Die vollständige, anlagenbezogene Dokumentation aller Inspektionen, Wartungen, Prüfungen, Störungen, Reparaturen und Änderungen an medientechnischen Anlagen und Geräten ist ein verbindlicher Bestandteil des technischen Managements. Sie dient dem Nachweis eines ordnungsgemäßen Betriebs, der Qualitätssicherung sowie der Wartungs- und Instandhaltungsplanung (z. B. im CAFM-/IWMS- oder Ticketsystem).

• 24/7-Rufbereitschaft: Der Auftragnehmer stellt außerhalb der regulären Arbeitszeiten eine ständige medientechnische Rufbereitschaft sicher. Störungen können jederzeit über eine Hotline oder ein digitales Meldesystem gemeldet werden; Meldungen werden unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Minuten, angenommen. Qualifizierte Fachkräfte geben erste Hinweise zu Sicherheits- und Sofortmaßnahmen und veranlassen bei Bedarf einen Vor-Ort-Einsatz.

• Reaktionszeiten und Entstörung vor Ort: Der Auftragnehmer hält die in den SLAs vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten ein. Richtwert: Bei kritischen Störungen mit erheblicher Beeinträchtigung von Empfangs-, Anzeige-, Konferenz- oder Kommunikationsfunktionen ist spätestens innerhalb von 2 Stunden ein Techniker vor Ort; bei nicht kritischen Störungen können längere, vertraglich vereinbarte Fristen gelten. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber rechtzeitig über Dringlichkeit, geplantes Vorgehen und voraussichtliche Dauer.

• Fehlersuche und Instandsetzung: Vor Ort beginnt der Servicetechniker unverzüglich mit einer strukturierten Fehleranalyse unter Einsatz geeigneter Mess-, Diagnose- und Systemtools (z. B. AV-/Netzwerkdiagnose, Signaltests, Konfigurations- und Schnittstellenprüfungen). Es werden ausschließlich qualifizierte Fachkräfte mit Erfahrung in LED-Walls, Digital-Signage-Systemen, Videokonferenz-, Audio- und Steuerungstechnik eingesetzt. Gängige Ersatzteile und Verbindungskomponenten werden vorgehalten oder kurzfristig beschafft. Alle Maßnahmen, Ursachen und eingesetzten Teile werden im Störungs- bzw. Reparaturbericht dokumentiert.

Diese Leistung stellt sicher, dass bei akuten Störungen oder Notfällen an medientechnischen Anlagen und Geräten unverzüglich fachkundige Unterstützung verfügbar ist. Nach Eingang der Meldung fährt qualifiziertes Fachpersonal schnellstmöglich zum Einsatzort, führt eine Erstdiagnose durch (z. B. Ausfall von LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Systemen, Videokonferenztechnik, Audio- oder Steuerungskomponenten, Signal- oder Schnittstellenstörungen) und bewertet die technische und betriebliche Situation. Kleinere Störungen, die mit angemessenem Aufwand sofort behoben werden können, werden unverzüglich beseitigt (z. B. Austausch eines verfügbaren Bauteils, Wiederherstellung einer Verbindung, Korrektur einer offensichtlichen Konfigurations- oder Anschlussstörung).

Kann die Störung nicht vollständig sofort behoben werden, wird das betroffene System in einen sicheren und betrieblich beherrschbaren Zustand versetzt (z. B. definierter Notbetrieb, Teilbetrieb oder sichere Abschaltung), und das weitere Vorgehen wird mit dem Auftraggeber abgestimmt. Jeder Einsatz wird in einem Einsatzbericht dokumentiert, einschließlich Zeitpunkt, Feststellungen, durchgeführter Maßnahmen und empfohlener Folgemaßnahmen. Dadurch wird ein sicherer, nachvollziehbarer und möglichst unterbrechungsarmer Betrieb der medientechnischen Systeme unterstützt.

Diese Position umfasst bedarfsorientierte Reparaturen an medientechnischen Anlagen, Geräten und Steuerungssystemen, die nach Prüfungen, Wartungen oder Störungsbeseitigungen erforderlich werden. Die Abrechnung erfolgt auf Nachweisbasis (Zeit und Material). Typische Leistungen umfassen den Austausch defekter Netzteile, Controller, Steuerungsmodule, Displayschnittstellen, Netzwerkschnittstellen, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Sensoren, Bedienelemente, Anschluss- und Signalkabel sowie weiterer Audio-, Video- und Steuerungskomponenten. Mechanische Arbeiten beschränken sich auf medientechnisch relevante Bauteile (z. B. Halterungen, Gehäuse, Befestigungselemente oder Montagekomponenten).

Nach Abschluss der Reparatur wird der betroffene Anlagenteil wieder in Betrieb genommen und einer Funktions- und gegebenenfalls Systemprüfung unterzogen (z. B. Prüfung von Bild-, Ton-, Steuerungs-, Signal- und Schnittstellenfunktionen). Sämtliche Arbeiten, Feststellungen und eingesetzten Ersatzteile werden in einem Reparaturbericht dokumentiert; bei system- oder betriebsrelevanten Komponenten erfolgt zusätzlich ein Eintrag in die Anlagen- bzw. Prüfdokumentation. Dadurch wird der ordnungsgemäße und funktionsfähige Zustand der medientechnischen Anlage nachvollziehbar wiederhergestellt.

Bestehende medientechnische Anlagen und Systeme können durch gezielte Nachrüstungen und Modernisierungen auf den aktuellen Stand der Technik gebracht werden. Dadurch lassen sich Funktionsumfang, Steuerungsqualität, Nutzerkomfort und Betriebssicherheit deutlich verbessern, ohne dass eine vollständige Neuinstallation erforderlich ist. Alle Maßnahmen sind mit den betrieblichen Anforderungen, den vorhandenen IT- und Gebäudesystemen sowie den bestehenden medientechnischen Komponenten abzustimmen und nach dem Umbau durch Funktions-, Signal- und Schnittstellenprüfungen zu bestätigen. Im Folgenden wird beispielhaft eine typische Nachrüstungsmaßnahme mit Leistungsumfang, Nutzen und wichtigen Hinweisen beschrieben.

Beschreibung: Eine bestehende medientechnische Anlage (z. B. in einem Empfangsbereich, Besprechungs- oder Konferenzraum) wird nachträglich mit einem zentralen Mediensteuerungs- und Signalmanagementsystem ausgestattet, um eine zuverlässige Steuerung, Quellenauswahl, Signalverteilung und Systemüberwachung zu ermöglichen. Die bisherige Einzelbedienung oder einfache Umschaltung wird durch eine zentral geführte Bedien- und Steuerlogik ersetzt oder ergänzt. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere die fachgerechte Auswahl und Auslegung des Controllers, der Schnittstellen sowie der Umschalt- und Verteilungskomponenten unter Berücksichtigung der vorhandenen Displays, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, LED-Walls, Digital-Signage-Player und Netzwerkanbindungen. Hinzu kommen die Anpassung von Anschlussfeldern, Verkabelung und Gerätekonfiguration, die Integration in bestehende IT- und Gebäudesysteme sowie die Einrichtung von Bedienoberflächen, Steuerbefehlen, Rückmeldungen und Prioritäten. Im Rahmen der Inbetriebnahme werden Parametrierung, Funktionsprüfung, Signaltests sowie die Prüfung der Schnittstellen und der Nutzerbedienung durchgeführt und dokumentiert. Abschließend werden Systemübersichten, Anschlusspläne, Konfigurationsunterlagen und Betriebsdokumentationen aktualisiert. Die Nachrüstung verbessert die Bedienbarkeit, erhöht die Betriebssicherheit und unterstützt einen stabilen und nutzergerechten Betrieb der medientechnischen Anlage.

• Lieferung eines geeigneten Mediensteuerungs- und Signalmanagementsystems, passend zu den vorhandenen Displays, LED-Walls, Audio- und Videokomponenten, Netzwerkschnittstellen, Schutzarten und betrieblichen Anforderungen.

• Installation und fachgerechte Verkabelung der Steuerungs- und Signaltechnik im Medienrack, Technikschrank oder Geräteschrank, einschließlich Anpassung von Anschlussfeldern, Netzwerkanbindungen, AV-Verkabelung und zugehörigen Verbindungskomponenten.

• Integration in das bestehende Steuerungs- und Bedienkonzept, einschließlich Anpassung der Steuerlogik, Einbindung von Quellenauswahl, Rückmeldungen, Bedienoberflächen sowie erforderlichen Schnittstellen zu IT- und Gebäudesystemen.

• Parametrierung des Systems, einschließlich Konfiguration von Signalwegen, Auflösungen, Audiozuweisungen, Kamerafunktionen, Bedienabläufen und Steuerbefehlen gemäß Herstellervorgaben sowie den Anforderungen des Auftraggebers.

• Inbetriebnahme und Prüfung: Nach der Installation wird das System unter realen Betriebsbedingungen getestet, die Einstellungen werden optimiert und auf die Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt; alle Änderungen werden in den Systemunterlagen und der technischen Dokumentation nachvollziehbar festgehalten.

Diese nachrüstung verleiht dem medientechnischen system (z. B. In empfangsbereichen, konferenzräumen oder digitalen informationszonen) eine zentrale, präzise und nutzerorientierte steuerung.

Das nachgerüstete Steuerungs- und Signalmanagementsystem ermöglicht eine einheitliche Bedienung, stabile Signalverteilung und eine gezielte Steuerung von Bild-, Ton- und Konferenzfunktionen. Dadurch werden Bedienfehler reduziert, Abläufe vereinfacht und die Betriebssicherheit sowie die Nutzerfreundlichkeit der medientechnischen Anlage erhöht.

• Installationsraum: Für das nachzurüstende Mediensteuerungs- und Signalmanagementsystem muss ausreichend belüfteter Einbauraum in Medienracks, Technikschränken oder sonstigen Technikbereichen vorhanden sein. Erforderlichenfalls sind zusätzliche Komponenten, Kühlmaßnahmen oder Schrankerweiterungen vorzusehen. Zulässige Umgebungstemperaturen, Schutzart, Zugänglichkeit für Wartung sowie eine geordnete Kabelführung müssen sichergestellt sein.

• Systemkompatibilität: Die vorhandenen medientechnischen Komponenten müssen für die Nachrüstung geeignet und kompatibel sein, insbesondere Displays, LED-Walls, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Steuerungseinheiten, Digital-Signage-Player sowie vorhandene Netzwerk- und Schnittstellenanschlüsse. Bei älteren oder nicht geeigneten Komponenten sind Herstellerangaben, Signalstandards und Anschlussarten zu prüfen; erforderlichenfalls sind Adapter, Konverter oder der Austausch einzelner Komponenten vorzusehen.

• Bedarfsgerechte Parametrierung: Die Betriebs- und Nutzungsprofile des Systems, z. B. Quellenauswahl, Signalverteilung, Audiozuweisungen, Kamerafunktionen, Bedienabläufe, Prioritäten und Benutzeroberflächen, sind entsprechend den betrieblichen Anforderungen und den Vorgaben des Auftraggebers einzustellen, damit das System optimal zum vorgesehenen Einsatz passt.

• Netzwerk- und Signalintegration: Die Nachrüstung ist so zu planen, dass eine stabile und störungsfreie Übertragung von Audio-, Video- und Steuerungssignalen sichergestellt ist. Hierzu sind insbesondere Netzwerkanbindung, Bandbreite, Schnittstellenkompatibilität, Abschirmung, Erdung und fachgerechte Verkabelung zu berücksichtigen, um Beeinträchtigungen anderer Systeme zu vermeiden.

• Sicherheitsanforderungen: Die Nachrüstung ist unter Berücksichtigung der geltenden Sicherheitsanforderungen und der bestehenden Betriebsbedingungen auszuführen. Sicherheitsrelevante Funktionen, sichere Befestigungen, geordnete Leitungsführung, Zugänglichkeit sowie die sichere Bedienung durch Nutzer und Betriebspersonal sind zu prüfen, gegebenenfalls anzupassen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

• Dokumentation und Prüfung: Nach der Installation sind Systemübersichten, Anschlusspläne, Konfigurationsunterlagen sowie Bedien- und Wartungsanweisungen zu aktualisieren. Das nachgerüstete System ist anschließend durch Funktions-, Signal-, Schnittstellen- und Bedientests zu prüfen; die Ergebnisse sind zu dokumentieren. Falls erforderlich, ist eine erneute Abnahme oder Freigabe durchzuführen.

Beschreibung: Eine bestehende medientechnische Anlage (z. B. LED-Wall, Digital-Signage-System, Besucherleitsystem, Display-, Audio- oder Videokonferenzsystem) wird mit einer drahtlosen Fernbedienungs- bzw. Steuerungslösung nachgerüstet, um die Anlage kabellos bedienen zu können. Hierzu wird ein geeigneter Funk- oder Wireless-Empfänger in das bestehende Mediensteuerungs- oder Gerätesystem integriert. Zusätzlich erhält das Bedienpersonal ein oder mehrere mobile Bediengeräte, mit denen freigegebene Funktionen der Anlage drahtlos ausgelöst werden können. Die vorhandene kabelgebundene Bedienung bleibt in der Regel erhalten und wird so angepasst, dass eine drahtlose und/oder konventionelle Bedienung möglich ist. Nach der Installation werden Funktion, Reichweite, Signalstabilität und die korrekte Ausführung aller Steuerbefehle geprüft und dokumentiert. Eingesetzt werden nur geeignete, systemkompatible und für den vorgesehenen Einsatzbereich freigegebene Komponenten. Die Umsetzung erfolgt auf Grundlage der betrieblichen Anforderungen sowie unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-, AV- und Gebäudesysteme.

Die drahtlose Medienfernbedienung ermöglicht eine flexible Bedienung aus angemessener Entfernung und mit größerer Bewegungsfreiheit. Bediener sind nicht mehr an einen festen Bedienpunkt gebunden und können Systeme in Empfangsbereichen, Konferenzräumen oder anderen Medienzonen gezielt und nutzerorientiert steuern. Dies verbessert Bedienkomfort, Reaktionsfähigkeit und betriebliche Abläufe.

• Lieferung und Installation des Empfängers: Lieferung und Montage eines geeigneten Funk- oder Wireless-Empfängers einschließlich Anbindung an das bestehende Mediensteuerungs- oder Gerätesystem. Das Empfängermodul wird in einem Medienrack, Technikschrank oder an einer geeigneten Position installiert und in die vorhandenen Steuer- und Bedienschnittstellen integriert.

• Bereitstellung der mobilen Bediengeräte: Lieferung eines oder mehrerer drahtloser Bediengeräte für die freigegebenen Systemfunktionen. Die Geräte sind für den vorgesehenen Einsatz vorbereitet und werden betriebsbereit übergeben.

• Integration in die Steuerung: Anpassung der bestehenden Bedien- und Steuerlogik, sodass die Anlage drahtlos oder weiterhin über vorhandene Bedienelemente betrieben werden kann. Hierzu gehören insbesondere die Einbindung von Schalt-, Auswahl-, Lautstärke-, Quellen- oder Szenenfunktionen sowie die Abstimmung mit vorhandenen Audio-, Video- und Konferenzsystemen.

• Prüfung und Inbetriebnahme: Nach der Installation wird das System auf Funktion, Reichweite, Signalstabilität und korrekte Umsetzung der Steuerbefehle geprüft. Die erfolgreiche Inbetriebnahme wird dokumentiert, und das Bedienpersonal wird in die sichere und sachgerechte Nutzung eingewiesen.

• Systemfreigabe und Kompatibilität: Die eingesetzte drahtlose Steuerung muss mit den vorhandenen medientechnischen Komponenten kompatibel sein und für den jeweiligen Anwendungsbereich geeignet sein.

• Frequenz- und Signalabstimmung: Vor der Nachrüstung ist zu prüfen, ob vorhandene Funk-, WLAN- oder andere drahtlose Systeme im Gebäude berücksichtigt werden müssen, damit keine unzulässigen Störungen oder Beeinträchtigungen entstehen.

• Einweisung des Personals: Das Bedienpersonal ist in Funktionen, Bedienabläufe und den sachgerechten Einsatz der drahtlosen Steuerung einzuweisen. Die Einweisung erfolgt im Rahmen der Inbetriebnahme und wird dokumentiert.

• Zubehör: Zum drahtlosen System gehören – soweit erforderlich – Ladegeräte, Dockingstationen, Halterungen oder vergleichbares Zubehör, um eine geordnete und betriebsbereite Nutzung sicherzustellen.

• Robuste Ausführung: Die eingesetzten Bediengeräte sind entsprechend dem vorgesehenen Nutzungsumfeld auszuwählen, damit eine zuverlässige Nutzung im täglichen Betrieb gewährleistet ist.

Beschreibung: Diese Position umfasst Modernisierungsmaßnahmen zur Aufwertung bestehender medientechnischer Anlagen und Systeme (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenz-, Audio- und Steuerungstechnik) durch zusätzliche Komponenten oder funktionsbezogene Upgrades. Abhängig vom Bestand werden geeignete Nachrüstungen auf Basis der betrieblichen Anforderungen, der vorhandenen Systemarchitektur und der technischen Kompatibilität geplant und fachgerecht umgesetzt.

• Nachrüstung zusätzlicher Bedien- und Anzeigemodule: Installation zusätzlicher Touchpanels, Raumbedienstellen, Buchungsanzeigen, Besucherterminals oder weiterer Anzeigeeinheiten zur Verbesserung von Bedienbarkeit, Nutzerführung und Informationsbereitstellung. Die neuen Komponenten werden in die bestehende Medien- und Steuerungslogik eingebunden und funktional geprüft.

• Erweiterung von Audio- und Videokomponenten: Nachrüstung zusätzlicher Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Signalprozessoren oder drahtloser Präsentationskomponenten zur Verbesserung von Sprachverständlichkeit, Bildabdeckung, Konferenzqualität und Nutzerkomfort. Die neuen Geräte werden in das vorhandene System integriert, konfiguriert und getestet.

• Nachrüstung eines Signal- und Schnittstellenmanagements: Ausstattung der Anlage mit zusätzlichen Umschalt-, Verteil-, Konvertierungs- oder Netzwerkschnittstellenkomponenten, z. B. Matrixsystemen, AV-over-IP-Modulen, Extendern oder Interface-Wandlern. Dadurch werden Signalführung, Systemstabilität und die Anbindung an bestehende IT- und Gebäudesysteme verbessert.

• Austausch zentraler Komponenten: Wenn zentrale medientechnische Baugruppen veraltet, verschlissen oder nicht mehr kompatibel sind, werden sie durch moderne Komponenten ersetzt, z. B. Mediencontroller, Digital-Signage-Player, Displays, Kameras, Audiokomponenten oder Steuerungsmodule. Die neuen Komponenten werden passend ausgelegt, installiert und in das bestehende System eingebunden.

• Anpassung, Prüfung und Wiederinbetriebnahme: Solche Modernisierungen können Leistungsfähigkeit, Betriebssicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Zukunftsfähigkeit bestehender Anlagen deutlich verbessern. Alle erforderlichen Anpassungen an Verkabelung, Konfiguration, Steuerlogik und Bedienoberflächen sind enthalten; anschließend erfolgen Funktions-, Signal- und Schnittstellenprüfungen sowie die Aktualisierung der technischen Dokumentation.

• Individuelle Leistungsfestlegung: Diese Position dient als Sammelposition für verschiedene Nachrüstungs- und Modernisierungsleistungen an medientechnischen Anlagen. Die konkreten Komponenten und der Umfang der Nachrüstung sind projekt- bzw. anlagenbezogen festzulegen.

• Kompatibilität und Systemintegration: Alle Nachrüstungen sind so auszuwählen und auszuführen, dass sie technisch mit den vorhandenen Geräten, Signalwegen, Netzwerken und Steuerungssystemen kompatibel sind. Es dürfen nur geeignete und für den jeweiligen Einsatzbereich freigegebene Komponenten verwendet werden.

• Prüf- und Freigabepflichten: Vor der Umsetzung ist zu prüfen, ob die geplante Modernisierung eine erneute Funktionsprüfung, Abnahme oder Freigabe erfordert. Dies gilt insbesondere bei Eingriffen in die Steuerung, Netzwerkintegration, Signalverteilung oder sicherheitsrelevante Befestigungen.

• Inbetriebnahme und Dokumentation: Nach Abschluss der Modernisierungsarbeiten ist das Gesamtsystem auf ordnungsgemäße Funktion und sicheren Betrieb zu prüfen. Alle Änderungen sind in der technischen Dokumentation, den Anschluss- und Konfigurationsunterlagen sowie den Betriebs- und Wartungsinformationen nachvollziehbar zu erfassen.

Der Auftragnehmer stellt die bedarfsgerechte Beschaffung und Bereitstellung von Ersatzteilen für medientechnische Anlagen und Geräte sicher (z. B. LED-Module, Netzteile, Displays, Digital-Signage-Player, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Touchpanels, Steuerungsmodule sowie Schnittstellen- und Anschlusskomponenten). Zunächst identifiziert er das benötigte Ersatzteil auf Grundlage der Störungsbeschreibung, einer Diagnose oder einer Prüfung. Die Beschaffung erfolgt anschließend über Eigenlager, Hersteller oder medientechnische Fachhändler. Die Lieferung erfolgt per Standardversand oder zur Abholung; empfindliche elektronische Komponenten werden transportsicher und bei Bedarf ESD-gerecht verpackt.

Hinweis: Materialkosten sind nicht enthalten und werden gesondert ausgewiesen. Diese Leistung umfasst ausschließlich die Beschaffung und Bereitstellung. Es werden nur Originalteile oder gleichwertige, systemkompatible Ersatzteile verwendet. Der Einsatz nicht freigegebener Komponenten kann Funktion, Kompatibilität und Gewährleistung beeinträchtigen.

Der Auftragnehmer hält viele gängige Ersatz- und Verschleißteile für medientechnische Systeme vor (z. B. Kabel, Adapter, Netzteile, Verbindungskomponenten oder Standardmodule); nicht verfügbare Teile werden kurzfristig beschafft. Hinweis: Expresslieferungen sind nicht enthalten.

Optional bietet der Auftragnehmer Express- oder Kurierlieferungen für dringend benötigte Ersatzteile der Medientechnik an (z. B. zur kurzfristigen Wiederherstellung kritischer Anzeige-, Konferenz-, Audio- oder Steuerungsfunktionen). Die Lieferung kann taggleich oder per Overnight-Service erfolgen. Die Kosten für Express- oder Kurierdienste werden gesondert berechnet und vorab mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Diese Leistung umfasst die Identifikation, Beschaffung und Logistik medientechnischer Ersatzteile. Das benötigte Teil wird anhand der Anlagendokumentation (z. B. Systemübersichten, Anschlusspläne, Gerätelisten oder Konfigurationsunterlagen) sowie der Fehlerbeschreibung ermittelt. Dabei wird geprüft, ob Originalteile oder gleichwertige, systemkompatible Alternativen verfügbar sind, ohne Funktion, Signalverarbeitung oder die Anbindung an bestehende IT- und Gebäudesysteme zu beeinträchtigen. Anschließend übernimmt der Dienstleister die Einholung von Angeboten, die Bestellung, die Versandorganisation und die Terminverfolgung. Die Lieferung erfolgt an den vorgesehenen Einsatzort; das Servicepersonal wird entsprechend informiert.

Die Dokumentation umfasst Artikelnummer, Hersteller, Lieferant und relevante technische Nachweise oder Kompatibilitätsangaben. Insbesondere bei zentralen Komponenten wie Controllern, Netzteilen, Schnittstellenmodulen oder Signalverteilern werden die relevanten Produkt- und Systeminformationen nachvollziehbar abgelegt. Ein professionelles Ersatzteilmanagement reduziert Ausfallzeiten und unterstützt eine transparente Anlagenhistorie. Die vollständige Dokumentation ermöglicht eine nachvollziehbare Nachverfolgung für Betrieb, Wartung und Prüfungen.

Energieeffizienzmaßnahmen stellen auch im modernen Betrieb medientechnischer Anlagen einen wesentlichen Mehrwert dar. Durch gezielte technische Nachrüstungen, den Einsatz energieoptimierter Komponenten (z. B. LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Player, Audio- und Videotechnik mit reduziertem Energiebedarf) sowie die Integration intelligenter Steuerungs-, Standby- und Lastmanagementfunktionen lassen sich Stromverbrauch und Betriebskosten senken und die Nachhaltigkeit der Anlagen verbessern. Solche Maßnahmen reduzieren nicht nur den Energieeinsatz und betriebsbedingte Emissionen, sondern unterstützen auch einen wirtschaftlichen, zukunftsfähigen und ressourcenschonenden Betrieb der Medientechnik in Empfangsbereichen, Besprechungs- und Konferenzräumen sowie an IT-Schnittstellen.

• Optimierung des Energieverbrauchs in Abhängigkeit vom Betriebszustand medientechnischer Anlagen (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Displays, Videokonferenz- und Audiosysteme)

• Verbesserung der Systemeffizienz durch intelligente Steuerungen, Zeitprogramme, belegungsabhängige Aktivierung sowie automatische Standby- und Abschaltfunktionen

• Verlängerung der Nutzungsdauer medientechnischer Komponenten durch optimierte Betriebszeiten, geringere thermische Belastungen und einen bedarfsgerechten Betrieb

• Reduzierung von Stromverbrauch und betriebsbedingten Emissionen durch effiziente Gerätearchitektur, angepasste Helligkeitssteuerung und lastabhängige Systemnutzung

Der Auftragnehmer erstellt Modernisierungskonzepte, die für die medientechnischen Anlagen des Gebäudes nachweisbare Energieeinsparungen und Emissionsreduktionen aufzeigen.

• Austausch veralteter medientechnischer Komponenten (z. B. LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Player, Videokonferenzsysteme, Audiokomponenten) durch energieeffiziente Geräte.

• Integration intelligenter Steuerungs- und Schaltfunktionen für einen energieoptimierten, zeit-, belegungs- und bedarfsabhängigen Betrieb der Medientechnik.

• Einsatz automatischer Standby-, Wake-up- und Abschaltfunktionen für Empfangs-, Informations-, Besprechungs- und Konferenzsysteme.

• Nutzung von Helligkeits-, Inhalts- und Betriebszeitsteuerungen für LED-Walls, Displays und Digital-Signage-Systeme zur Reduzierung des Energieverbrauchs.

• Einsatz verlustarmer Netzteile, effizienter Steuerungs- und Signalverarbeitungskomponenten sowie optimierter Netzwerk- und Schnittstellentechnik zur Verringerung unnötiger Energieverluste.

• Einsatz softwaregestützter oder algorithmischer Steuerungs- und Monitoringlösungen zur energieoptimierten Betriebsführung, Lastverteilung und Vermeidung unnötiger Dauerlasten.

• Jedes Modernisierungskonzept muss technische Angaben, die erwarteten Einsparungen (kWh/Jahr und CO₂-Reduktion in t/Jahr) sowie die voraussichtliche Amortisationszeit enthalten.

Vor jeder Nachrüstung hat der Auftragnehmer eine energieanalyse durchzuführen, um den aktuellen Energieverbrauch aller relevanten medientechnischen Anlagen und Verbraucher zu ermitteln.

• Messung und Auswertung typischer Lastprofile, Lastspitzen sowie Standby- und Leerlaufzeiten medientechnischer Systeme.

• Erfassung der Energieverbrauchsprofile der Hauptverbraucher und Nebensysteme (z. B. LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Player, Audioverstärker, Videokonferenztechnik, Steuerungsprozessoren, Netzwerkswitche und Schnittstellenkomponenten).

• Identifikation verlustbehafteter Komponenten oder ineffizienter Betriebszustände (z. B. Dauerbetrieb, überhöhte Helligkeit, unnötig aktive Peripherie, veraltete Netzteile oder fehlende Zeitsteuerung).

• Bewertung vorhandener Steuerungs-, Regelungs-, Software- und Automatisierungsfunktionen sowie der Anbindung an IT- und Gebäudesysteme im Hinblick auf die Energieeffizienz.

Die Ergebnisse der Erstbewertung bilden die Grundlage für die Ermittlung technisch sinnvoller Einsparpotenziale sowie für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit der geplanten Modernisierungsmaßnahmen.

• Detaillierter Modernisierungszeitplan für die medientechnischen Anlagen, einschließlich der Abstimmung von Abschaltungen und Ausfallzeiten mit dem laufenden Betrieb, nutzungskritischen Zeiten und bestehenden Redundanz- oder Ausweichkonzepten.

• Festlegung der erforderlichen Materialien, medientechnischen Geräte und Komponenten (z. B. LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Player, Audio- und Videokomponenten, Steuerungstechnik, Halterungen, Verkabelung sowie Netzwerk- und Schnittstellenkomponenten) einschließlich der vorgesehenen Lieferanten und technischen Anforderungen.

• Integration der erforderlichen Sicherheitsprüfungen, Schnittstellenbewertungen und Risikobetrachtungen während der Modernisierungsphasen (z. B. Abschaltung, Wiederaufschaltung, Funktions-, Signal- und Systemtests).

• Abnahmeprüfungen und Inbetriebnahmeprotokolle nach Abschluss der Installation, einschließlich Funktions-, Steuerungs-, Signal- und Schnittstellenprüfungen.

• Dokumentation in Form von Systemübersichten, Anschlussplänen, Konfigurationsunterlagen, Prüf- und Inbetriebnahmeprotokollen zur Aktualisierung der Anlagendokumentation und zur geordneten Übergabe an den Auftraggeber.

Alle Maßnahmen sind so durchzuführen, dass Verfügbarkeit, Betriebssicherheit, Nutzersicherheit, Brandschutz sowie die Tragfähigkeit und sichere Befestigung der medientechnischen Installationen jederzeit gewährleistet bleiben und die Kompatibilität mit bestehenden IT- und Gebäudesystemen erhalten wird.

Die erreichten energieeffizienzgewinne sind nach der umsetzung zu überwachen und zu verifizieren. Der auftragnehmer hat hierzu geeignete mess- und monitoringsysteme zu installieren oder vorhandene energie- und monitoringsysteme zu nutzen, um folgende daten zu erfassen:

• Energieverbrauch in Echtzeit der medientechnischen Anlagen oder Anlagengruppen (z. B. LED-Walls, Displays, Digital-Signage-Systeme, Videokonferenz- und Audiosysteme)

• Effizienz und Betriebszustand der betrachteten Systeme und Verbraucher

• Nutzungsgrad und spezifischer Energieverbrauch je Betriebszeit, Nutzungsprofil oder Systemgruppe

• Erreichte CO₂-Einsparungen im Vergleich zu einer festgelegten ausgangsbasis

Quartalsweise sind Leistungsberichte vorzulegen. Diese enthalten mindestens grafisch aufbereitete Energieverbrauchstrends der medientechnischen Anlagen, zentrale Leistungskennzahlen sowie konkrete Empfehlungen zur weiteren Optimierung des energieeffizienten Anlagenbetriebs.

• Reduzierung des Energieverbrauchs der medientechnischen Anlagen (in Prozent und kWh/Jahr)

• Reduzierung der CO₂-Emissionen (t/Jahr) auf Basis definierter Emissionsfaktoren

• Systemverfügbarkeit der relevanten medientechnischen Anlagen und deren Betriebseffizienz

• Amortisationszeit der umgesetzten Maßnahmen (ROI)

• Erfüllung der definierten Energie- und Effizienzziele für die medientechnischen Systeme (Grad der Zielerreichung und gegebenenfalls erforderliche Korrekturmaßnahmen)

Der Auftraggeber kann unabhängige Prüfungen, Audits oder Zertifizierungen durch Dritte verlangen, um die Wirksamkeit der an den medientechnischen Anlagen umgesetzten energieeffizienten Maßnahmen zu verifizieren und zu bestätigen.

• Regelmäßige Review-Termine zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur Bewertung der Anlagenleistung, der Energiekennzahlen (KPIs) und der Betriebseffizienz der medientechnischen Systeme

• Abstimmung weiterer Optimierungsmöglichkeiten, z. B. Anpassung von Steuerungs- und Betriebsstrategien, Lastmanagement, zusätzliche Modernisierungsmaßnahmen oder die Nachrüstung von Mess-, Monitoring- und Steuerungstechnik

• Fortschreibung langfristiger Nachhaltigkeits- und Energiepläne im Einklang mit den Zielen des Auftraggebers für Effizienz, Betriebssicherheit und Emissionsreduzierung

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, kontinuierliche technische Schulungen, Sicherheitsunterweisungen und Sensibilisierungsmaßnahmen durchzuführen, um ein hohes Maß an Betriebssicherheit, technischer Kompetenz und regelkonformer Anwendung im Umgang mit medientechnischen Anlagen sicherzustellen. Diese Programme gewährleisten, dass alle mit Betrieb, Bedienung, Wartung, Prüfung und Störungsbeseitigung befassten Personen über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und das notwendige Bewusstsein verfügen, um LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik sicher, funktionsgerecht und systemkonform zu betreiben.

• Einführungsschulung: Für neue Mitarbeitende vor ihrem Einsatz an oder mit medientechnischen Anlagen; behandelt Grundfunktionen, typische Störungsbilder, sichere Bedienung sowie betriebliche Abläufe und Zuständigkeiten im Umgang mit LED-Walls, Digital-Signage-Systemen, Besucherleitsystemen, Displays, Audio-, Video- und Konferenztechnik.

• Technische Schulungen: Regelmäßige Schulungen zu vertieften Themen wie Betrieb, Wartung und Funktionsprüfung medientechnischer Systeme, Signalführung, Schnittstellenmanagement, Audio- und Videotechnik, Mediensteuerung sowie Integration in bestehende IT- und Gebäudesysteme.

• Sicherheits- und Awareness-Workshops: Wiederkehrende Schulungen und Sensibilisierungsformate zur sicheren Nutzung medientechnischer Anlagen, zum Umgang mit Störungen, zur Vermeidung von Bedienfehlern sowie zur sicheren Arbeit an montierten, vernetzten oder beweglichen Mediensystemen.

• Auffrischungsschulungen: Regelmäßige Wiederholungsschulungen zur Sicherung der Fachkenntnisse sowie zur Information über technische Änderungen, neue Systemkomponenten, geänderte Bedienkonzepte und betriebliche Erfahrungen.

• Praxis- und Störungssimulationen: Praktische Übungen zur Simulation typischer Ereignisse im Bereich Medientechnik, z. B. Ausfall von Displays, Audio- oder Videokomponenten, Signalunterbrechungen, Steuerungsfehler oder Netzwerkstörungen, um Reaktionsfähigkeit und sicheres Handeln zu prüfen.

• Dokumentation und Nachweis: Alle Schulungen und Unterweisungen sind zu planen, zu dokumentieren und auszuwerten. Teilnahme, Inhalte und gegebenenfalls Qualifikationsnachweise sind nachvollziehbar festzuhalten und den betroffenen Personen zuzuordnen.

• Sicherstellung, dass alle mit Betrieb, Bedienung, Wartung, Prüfung und Entstörung befassten Personen fachlich geeignet sind und die medientechnischen Systeme sicher und funktionsgerecht betreiben können.

• Förderung eines sicheren und störungsarmen Umgangs mit medientechnischen Anlagen in Empfangsbereichen, Konferenzräumen und an IT-Schnittstellen.

• Steigerung der Betriebssicherheit und Effizienz durch besseres Verständnis von Systemaufbau, Signalwegen, Steuerungslogik und Nutzeranforderungen.

• Vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der Schulungen, Unterweisungen und Qualifikationen als Nachweis für den ordnungsgemäßen Anlagenbetrieb.

• Langfristige Sicherung des Wissensstands durch regelmäßige Aktualisierung der Schulungsinhalte und kontinuierliche Anpassung an neue Systeme und betriebliche Anforderungen.

• Einführungsschulungen für neue Mitarbeitende vor dem erstmaligen Einsatz an medientechnischen Anlagen oder in medientechnisch geprägten Bereichen.

• Regelmäßige technische Auffrischungs- und Funktionsschulungen für Mitarbeitende im Betrieb, in der Wartung und in der Störungsbeseitigung medientechnischer Systeme.

• Wiederkehrende Sensibilisierungsmaßnahmen zu neuen technischen Anforderungen, geänderten Bedienabläufen, aufgetretenen Störungen oder relevanten betrieblichen Erkenntnissen.

• Funktionsprinzipien und sicherer Umgang mit medientechnischen Anlagen und Geräten (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio- und Steuerungstechnik), einschließlich sicherer Bedienung, Inbetriebnahme und grundlegender Schutzmaßnahmen im Betrieb.

• Grundlagen von Signalführung, Schnittstellen, Systemkompatibilität und Übertragungswegen, einschließlich Basiswissen zu Audio-, Video-, Netzwerk- und Steuerungsverbindungen sowie zur Dimensionierung und Auswahl geeigneter Verbindungskomponenten.

• Verfahren zum sicheren Abschalten, Sperren, Freigeben und Wiederinbetriebnehmen medientechnischer Systeme und Teilanlagen, insbesondere vor Wartungs-, Umbau- oder Entstörungsarbeiten.

• Persönliche Schutzausrüstung und sichere Arbeitsweise bei Arbeiten an oder in der Nähe von medientechnischen Installationen, z. B. bei Montagen, Demontagen, Arbeiten an Halterungen, Technikschränken, Deckeninstallationen oder Anschlussfeldern; einschließlich Verwendung, Sichtprüfung und Pflege der Ausrüstung.

• Kommunikations- und Meldesysteme, z. B. Betriebs- und Störungsmeldungen über Mediensteuerungen, Ticketsysteme, Netzwerkmonitoring, Leitstände oder definierte Freigabe- und Rückmeldeprozesse im Rahmen von Wartungs- und Serviceeinsätzen.

• Umweltbewusstsein im Umgang mit medientechnischen Anlagen, insbesondere energieeffizienter Betrieb, ressourcenschonende Nutzung, Reduzierung unnötiger Laufzeiten sowie fachgerechter Umgang mit ausgebauten Geräten, elektronischen Komponenten, Kabeln, Netzteilen und Batterien.

• Methodik: Kombination aus theoretischen Schulungseinheiten, praktischen Übungen an medientechnischen Anlagen oder Trainingsaufbauten, digitalen Lernmodulen und Simulationen. Ergänzend werden visuelle Hilfsmittel, Fallbeispiele und interaktive Workshops eingesetzt, um den Wissenstransfer zu verbessern.

• Die Teilnehmenden werden auf Grundlage ihrer theoretischen Kenntnisse zu medientechnischen Prinzipien und Systemanforderungen, ihrer praktischen Anwendung im Betrieb, in der Wartung, Prüfung und Störungsbeseitigung medientechnischer Anlagen sowie ihres sicherheits- und systemgerechten Verhaltens bewertet.

• Erfolgreiche Teilnehmende erhalten ein Zertifikat, das vom Auftraggeber oder Projektmanagement anerkannt wird und als Qualifikationsnachweis für Tätigkeiten im Zusammenhang mit medientechnischen Anlagen und Systemen verwendet werden kann.

• Sämtliche Bewertungsergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren und in einem zentralen Dokumentationssystem (z. B. HSE-, FM-, QM-, CAFM- oder Schulungssystem) revisionssicher zu speichern.

• Schulungsunterlagen, Präsentationen und Handouts mit Inhalten zu Betrieb, Bedienung, Wartung, Prüfung und sicherem Umgang mit medientechnischen Anlagen.

• Teilnehmerlisten und Teilnehmerdaten einschließlich Funktion/Rolle (z. B. Bedienpersonal, Servicetechniker, Medientechniker, Fachpersonal für Audio-, Video-, Steuerungs- oder Schnittstellentechnik).

• Nachweise über die Qualifikation der Trainer, z. B. fachliche Ausbildung, Produkterfahrung, Systemkenntnisse und praktische Berufserfahrung im Bereich Medientechnik.

• Prüfungsergebnisse und Feedbackbögen aus theoretischen und praktischen Leistungsnachweisen.

• Ausgestellte Zertifikate sowie deren Gültigkeits- oder Ablaufdaten zur Überwachung von Wiederholungs- und Auffrischungsschulungen.

Die Schulungsprogramme müssen die Bedeutung der Einhaltung von Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzanforderungen im Bereich der Medientechnik besonders hervorheben. Der Auftragnehmer integriert deshalb Themen wie Gefährdungsbewusstsein beim Umgang mit medientechnischen Anlagen und Installationen (z. B. elektrische Gefährdungen, Arbeiten an LED-Walls, Displays, Decken- und Wandmontagen, Stolperstellen durch Verkabelung), ergonomische und sichere Arbeitsweisen bei Montage, Wartung und Störungsbeseitigung, die fachgerechte Vermeidung und Entsorgung von Elektronikabfällen, Kabeln, Batterien und sonstigen Komponenten sowie Maßnahmen bei sicherheits- oder umweltrelevanten Vorfällen in alle Schulungen. Ebenso sind der sichere Umgang mit Audio-, Video-, Steuerungs- und IT-Schnittstellen sowie ein ressourcenschonender und energieeffizienter Betrieb der medientechnischen Systeme zu berücksichtigen. Dabei sind die jeweils einschlägigen Anforderungen des Arbeits-, Betriebs-, Sicherheits- und Umweltschutzes zu beachten.

• Der Auftragnehmer erstellt halbjährlich Berichte über die durchgeführten Schulungen und die Anzahl der Teilnehmenden, einschließlich Themen, Zielgruppen (z. B. Bedienpersonal, Medientechniker, Servicepersonal, AV-/IT-Schnittstellenpersonal) und Berichtszeitraum.

• Auflistung identifizierter Kompetenzlücken und der ergriffenen Korrekturmaßnahmen (z. B. zusätzliche Schulungen, Einweisungen oder praktische Trainings im Bereich der Medientechnik).

• Geplante Schulungsaktivitäten für den kommenden Zeitraum, abgestimmt auf neue oder geänderte Systemanforderungen, Betriebserfahrungen und organisatorische Vorgaben.

• Leistungskennzahlen in Bezug auf Sicherheitsbewusstsein, Bedienkompetenz und regelkonforme Nutzung (z. B. Teilnahmequote, Anzahl der Unterweisungen, dokumentierte Störungen oder Beinahevorfälle mit Bedienbezug, Dokumentationsquote).

• Die Berichte sind digital zu übermitteln und in das FM- bzw. Dokumentationssystem (z. B. CAFM-, HSE-, QM- oder Schulungssystem) zu integrieren; die Ablage erfolgt nachvollziehbar und strukturiert.

Diese Leistung umfasst eine kombinierte Grund- und Auffrischungsschulung für Mitarbeitende im Bereich Medientechnik. Der theoretische Teil behandelt die wesentlichen Grundlagen zu Aufbau, Funktion, sicherer Bedienung und systemgerechtem Einsatz medientechnischer Anlagen, insbesondere LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik. Vermittelt werden zudem typische Störungsbilder, Schutz- und Sicherheitsaspekte, der Umgang mit Peripherie, Anschlüssen, Netzwerken und Schnittstellen sowie das Verhalten bei Störungen, Ausfällen oder sicherheitsrelevanten Ereignissen.

Im praktischen Teil werden sichere Bedien- und Arbeitsabläufe, die kontrollierte Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme, grundlegende Funktions-, Signal- und Schnittstellenprüfungen sowie der Umgang mit typischen Fehlerbildern an medientechnischen Systemen trainiert. Zum Abschluss der Schulung erfolgt eine theoretische und/oder praktische Lernerfolgskontrolle. Erfolgreiche Teilnehmende erhalten einen Qualifikationsnachweis mit Angabe des geschulten Anwendungsbereichs. Die Schulung dient dazu, dass nur entsprechend eingewiesenes und qualifiziertes Personal an medientechnischen Anlagen arbeitet oder diese bedient. Die Schulungsdokumentation (Teilnehmerlisten, Nachweise, Zertifikate) wird dem Auftraggeber als Nachweis zur Verfügung gestellt.

Für jede relevante medientechnische Anlage oder Anlagengruppe (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungstechnik, Medienracks, Technikräume sowie Schnittstellen zu IT- und Gebäudesystemen) ist eine spezifische Betriebsanweisung zu erstellen oder bei Bedarf zu aktualisieren. Diese Betriebsanweisung beschreibt in verständlicher Form die erforderlichen Verhaltensregeln und Schutzmaßnahmen für Betrieb, Bedienung, Wartung und Prüfung der jeweiligen medientechnischen Anlage. Sie enthält unter anderem typische Gefährdungen und Risiken (z. B. elektrische Gefährdungen, thermische Belastungen, Absturz- oder Herabfallrisiken bei montierten Geräten, Stolperstellen durch Verkabelung, Funktionsstörungen an Signal- und Netzwerkschnittstellen), Hinweise zu erforderlichen Schutz- und Arbeitsmitteln, Vorgaben für Sicht- und Funktionsprüfungen vor Arbeitsbeginn, klare Anweisungen für den sicheren Betrieb sowie Vorgehensweisen bei Störungen, Abschaltungen, Ausfällen und Notfällen. Die Betriebsanweisung ist so auszugestalten, dass sie die spezifischen Eigenschaften der jeweiligen Anlage (z. B. Montageort, Systemaufbau, Signalführung, Steuerlogik, Schnittstellenanbindung und besondere Betriebszustände) berücksichtigt und auf die betrieblichen Gegebenheiten abgestimmt ist. Nach Fertigstellung ist sie den Beschäftigten zugänglich zu machen und im Bereich der jeweiligen Anlage gut sichtbar auszuhängen oder in geeigneter digitaler Form bereitzustellen. Sie dient zugleich als Grundlage für die Unterweisung von Bedienpersonal, Servicetechnikern und medientechnischem Fachpersonal.

Mit dieser Leistung erfüllt der Betreiber seine Pflicht zur Unterweisung und Information der mit den medientechnischen Anlagen befassten Personen. Schriftlich erstellte, bereitgestellte und ausgehängte Betriebsanweisungen stellen sicher, dass alle Beschäftigten die wichtigsten Regeln, Zuständigkeiten und Gefährdungen jederzeit nachvollziehen können. Der Aushang der Betriebsanweisung gewährleistet den direkten Bezug zum jeweiligen Anlagenbereich oder System und unterstützt insbesondere neue Mitarbeitende dabei, sich schnell mit den geltenden Betriebs- und Sicherheitsregeln vertraut zu machen.

Diese Position umfasst die jährliche Sicherheits- und Betriebsunterweisung aller Personen, die im Bereich medientechnischer Anlagen tätig sind (z. B. Medientechniker, Servicepersonal, eingewiesene Personen und gegebenenfalls qualifiziertes Fachpersonal), einschließlich eines praxisorientierten Teils. In einer Unterweisung werden zunächst die wesentlichen Inhalte theoretisch vermittelt: Grundlagen der Verantwortung für Betrieb, Bedienung, Wartung und Störungsbeseitigung medientechnischer Anlagen, grundlegende Sicherheitsregeln, typische Gefährdungen (z. B. elektrische Gefährdungen, Stolperstellen durch Verkabelung, Risiken bei montierten Geräten, thermische Belastungen, Signal- und Schnittstellenstörungen), der richtige Umgang mit persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsmitteln sowie das Verhalten bei Störungen, Ausfällen und Notfällen. Besonderes Augenmerk liegt auf praxisrelevanten Themen wie der Durchführung täglicher Sicht- und Funktionsprüfungen vor Arbeitsbeginn (z. B. Sichtprüfung von Halterungen, Kabeln, Displays, Kameras, Mikrofonen, Steuerungseinheiten, Anschlussfeldern und Schnittstellen). Ebenso werden Technikbereiche, Medienracks, Geräteschränke sowie Decken- oder Wandinstallationen behandelt und erläutert, wie diese sicher zugänglich, gekennzeichnet und geschützt zu halten sind. Im praktischen Teil trainieren die Teilnehmenden sichere Bedienabläufe, kontrollierte Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme, einfache Funktions-, Signal- und Schnittstellenprüfungen sowie das strukturierte Vorgehen bei Störungen und Notfällen.

Die Unterweisung wird in der Regel als Gruppenveranstaltung durchgeführt. Am Ende wird die Teilnahme jeder Person dokumentiert; Teilnehmerlisten werden geführt und gegebenenfalls kurze Wissensüberprüfungen (z. B. Fragebögen oder praktische Übungen) durchgeführt, um den Lernerfolg sicherzustellen. Mit dieser jährlichen Unterweisung erfüllt der Arbeitgeber seine Pflicht zur regelmäßigen Unterweisung und stellt zugleich sicher, dass das medientechnische Personal über aktuelle Kenntnisse zu Betriebsanweisungen, Systemänderungen und technischen Anpassungen verfügt. Nach Abschluss erhält jede unterwiesene Person einen Unterweisungsnachweis, den der Auftraggeber als Nachweis einer ordnungsgemäß durchgeführten jährlichen Unterweisung verwenden kann.

Dieses Dokument definiert den Rahmen und die technischen Anforderungen für die Implementierung eines digitalen Dashboards und eines Reportingsystems als Bestandteil der Leistungen für das technische Management medientechnischer Anlagen im Facility-Management-Vertrag. Der Auftragnehmer stellt eine webbasierte Plattform bereit, die Betriebs- und Statusdaten der medientechnischen Systeme (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungstechnik sowie relevante IT-Schnittstellen) zusammenführt, Kennzahlen visualisiert und Prüf-, Wartungs- und Störungsstatus in (nahezu) Echtzeit abbildet. Ziel des Systems ist es, Transparenz und Effizienz zu erhöhen, vertragliche Prüf- und Wartungsfristen zu unterstützen und datenbasierte Entscheidungen für Betrieb, Instandhaltung und Modernisierung der medientechnischen Anlagen zu ermöglichen.

• Echtzeit-Monitoring: Kontinuierliche Anzeige der Verfügbarkeit und Betriebszustände kritischer medientechnischer Systeme (z. B. Online-/Offline-Status, Signalverfügbarkeit, Gerätestatus, Verbindungsstatus), einschließlich Stör- und Warnmeldungen sowie Alarmhistorie.

• KPI-Visualisierung: Grafische Darstellung von Verfügbarkeit, Nutzungszeiten, Ausfall- und Störungszeiten, Wartungs- und Prüfquoten sowie der Häufigkeit von Systemstörungen der medientechnischen Anlagen.

• Prüfmanagement: Automatische Nachverfolgung von Prüfintervallen und Fälligkeiten für wiederkehrende Prüfungen, Funktionskontrollen und Wartungsmaßnahmen mit Erinnerungsfunktion und Übersicht über überfällige Maßnahmen je Anlage.

• Wartungs-Tracking: Erfassung geplanter, laufender und abgeschlossener Wartungs-, Service- und Entstörungsvorgänge einschließlich Verknüpfung mit Arbeitsaufträgen, Checklisten und Servicenachweisen.

• Benutzerverwaltung: Rollenbasierte Zugriffe für Administratoren, Medientechniker, Servicepersonal und Auftraggeber mit differenzierten Lese-/Schreibrechten sowie Protokollierung von Änderungen.

• Reporting: Automatisierte Erstellung monatlicher, quartalsweiser und jährlicher Berichte zum Anlagenzustand, zur Verfügbarkeit, zu Prüf- und Wartungsständen sowie zu betriebsrelevanten Kennzahlen.

• Datenexport: Strukturierte Ausgabe von Daten (z. B. CSV, XML, API) zur Integration in CAFM-, DMS-, ERP-, Ticket- oder Monitoring-Systeme sowie zur Unterstützung der technischen Anlagendokumentation.

• Webbasierte Architektur: Zugriff über moderne Webbrowser ohne zusätzliche Client-Software; Einsatz gängiger Sicherheitsmechanismen (z. B. rollenbasierter Login, Multi-Faktor-Authentifizierung nach Vorgaben des Auftraggebers).

• Datenintegration: Kompatibilität mit den Betriebs-, Steuerungs- und Monitoringdaten medientechnischer Anlagen (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungstechnik sowie IT-Schnittstellen), einschließlich Anbindung an bestehende FM-, CAFM-, Ticket- oder Monitoring-Systeme.

• Datensicherheit: Verschlüsselte Datenübertragung, sichere Datenspeicherung, rollenbasierte Zugriffskonzepte und Protokollierung von Nutzeraktivitäten nach den Vorgaben des Auftraggebers.

• Verfügbarkeit: Hohe Systemverfügbarkeit während der Vertragslaufzeit (ausgenommen geplante Wartungsfenster), mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gemäß Servicevereinbarung.

• Skalierbarkeit: Modularer Aufbau mit der Möglichkeit einer späteren Erweiterung um zusätzliche medientechnische Anlagen, Räume, Standorte oder Systemgruppen, ohne dass die Grundarchitektur angepasst werden muss.

• Benutzeroberfläche: Intuitive, ergonomische Oberfläche mit mehrsprachiger Nutzerführung (mindestens Deutsch und Englisch) sowie klaren Rollen- und Ansichtskonzepten (z. B. Management-, Technik-, Service- und Auftraggebersicht).

• Backup: Automatische tägliche Datensicherungen auf redundante Speicherorte oder Systeme, einschließlich definierter Aufbewahrungsfristen und regelmäßig getesteter Wiederherstellungsprozesse.

• Verfügbarkeit medientechnischer Anlagen (%): Anteil der Zeit, in der definierte medientechnische Systeme (z. B. LED-Walls, Displays, Digital-Signage-, Audio-, Video- und Konferenzsysteme) betriebsbereit sind.

• Mittlere störungsfreie Betriebszeit (MTBF): Durchschnittliche Zeitspanne zwischen zwei ungeplanten Ausfällen kritischer medientechnischer Anlagen oder Komponenten.

• Wartungs- und Prüfabschlussquote (%): Anteil der planmäßig vorgesehenen Wartungs-, Prüf- und Serviceaufträge, die fristgerecht abgeschlossen wurden.

• Energieverbrauch je Nutzungs- oder Betriebsstunde (kWh): Durchschnittlicher Energieverbrauch pro Nutzungsstunde der medientechnischen Anlagen oder je ausgewählter Systemgruppe.

Ziel ist es, den Zustand medientechnischer Anlagen kontinuierlich zu überwachen, um Betriebssicherheit, Verfügbarkeit und Effizienz dauerhaft zu verbessern. Hierzu gehören insbesondere LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und relevante IT-Schnittstellen. Durch datenbasierte Wartungsoptimierung und die frühzeitige Erkennung von Verschleiß, thermischen Auffälligkeiten, Verbindungsstörungen oder Funktionsabweichungen können Instandhaltungsmaßnahmen gezielter geplant, Ausfallzeiten reduziert und ungeplante Betriebsunterbrechungen minimiert werden.

Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (Minuten/Stunden): Zeitspanne von der Störungsmeldung bis zur Erstreaktion sowie bis zur Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit der betroffenen medientechnischen Anlage.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle erfassten Betriebs- und Statusdaten der medientechnischen Anlagen vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher gespeichert und archiviert werden.

Anzahl sicherheits- und betriebsrelevanter Vorfälle: Anzahl von Störungen, Beinahevorfällen, kritischen Ausfällen, Überhitzungen, Ausfällen von Signal- oder Steuerungsfunktionen sowie sonstigen Ereignissen mit Einfluss auf Sicherheit, Verfügbarkeit oder Nutzerbetrieb innerhalb des Berichtszeitraums.

• Betriebsstunden sowie Nutzungs-, Schalt- und Aktivierungszyklen wesentlicher Komponenten (z. B. Displays, LED-Walls, Medienplayer, Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Verstärker und Steuerungsgeräte).

• Status- und Verlaufshistorie der Überwachungs-, Steuerungs- und Schnittstellenkomponenten (z. B. Gerätestatus, Netzwerkverfügbarkeit, Verbindungsqualität, Controllerstatus, Temperatur- oder Systemmeldungen).

• Trendanalysen relevanter Verschleiß-, Last- und Qualitätsmerkmale (z. B. Temperaturverläufe, Signalqualität, Netzwerkbelastung, Laufzeiten, Fehlerhäufigkeiten).

• Alarm- und Ereignisprotokolle bei Überhitzung, Signalverlust, Netzwerkausfall, Gerätefehlern, Steuerungsstörungen oder sonstigen sicherheits- bzw. verfügbarkeitsrelevanten Systemunterbrechungen.

• KPI-basierte Leistungsübersichten (z. B. Verfügbarkeit, Störungshäufigkeit, Nutzungsintensität, Energiekennwerte) sowie darauf basierende Wartungs- und Optimierungsempfehlungen.

• Datenerfassung: Kontinuierliche Erfassung relevanter Betriebs- und Statusdaten medientechnischer Anlagen, z. B. Online-/Offline-Status, Signalverfügbarkeit, Betriebszeiten, Temperaturwerte, Gerätezustände, Netzwerk- und Schnittstellenstatus sowie Fehler- und Alarmmeldungen. Geeignete Sensorik, Geräteschnittstellen und softwaregestützte Monitoringfunktionen ermöglichen die Überwachung dieser Parameter in Echtzeit.

• Echtzeitübertragung: Sichere und verschlüsselte Datenübertragung an einen zentralen Server oder eine Cloud-Lösung, auf die Auftragnehmer und Auftraggeber rollenbasiert zugreifen können. Die Übertragung erfolgt unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

• Datenvisualisierung: Webbasierte Dashboards oder Softwareoberflächen zur Darstellung von Live-Betriebszuständen, Alarmen und Kennzahlen der medientechnischen Anlagen (z. B. Gerätestatus, Signalqualität, Netzwerkanbindung, Raum- und Systemstatus).

• Datenanalyse: Automatisierte Auswertung der erfassten Daten zur Optimierung von Betrieb und Instandhaltung, einschließlich frühzeitiger Erkennung von Auffälligkeiten (z. B. Signalverlust, Überhitzung, Verbindungsabbrüche, Gerätefehler oder Ausfalltendenzen) und Vergleich mit historischen Verläufen und definierten Grenzwerten.

• Systemkompatibilität: Vollständige Integration in bestehende IWMS-, CAFM-, ERP-, Ticket- oder Monitoring-Systeme des Auftraggebers sowie bei Bedarf in IT- und Gebäudesysteme über standardisierte Schnittstellen.

• Skalierbarkeit und Modularität: Systemarchitektur, die eine spätere Erweiterung auf zusätzliche medientechnische Anlagen, Räume, Gebäude oder Standorte ermöglicht, ohne grundlegende Änderungen an Architektur oder Schnittstellen.

• Cybersicherheit: Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz digitaler Daten. Hierzu gehören verschlüsselte Kommunikation, rollen- und rechtebasierte Zugriffe, Protokollierung von Zugriffen, regelmäßige Sicherheitsupdates sowie gesicherte Datensicherungen mit definierten Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsprozessen.

Alle erfassten Betriebs-, Mess- und Statusdaten der medientechnischen Anlagen sind sicher, strukturiert und revisionssicher zu speichern. Die Datenhaltung muss nachvollziehbar erfolgen und die Anforderungen des Auftraggebers an Datenschutz, Informationssicherheit und Dokumentation erfüllen.

• Automatisierte wöchentliche und monatliche Statusberichte der medientechnischen Anlagen (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungstechnik) mit Trendanalysen und Leistungskennzahlen (z. B. Verfügbarkeit, Störungshäufigkeit, Nutzungs- und gegebenenfalls Energiekennwerte).

• Frühwarnmeldungen bei Überschreitung definierter Grenzwerte oder bei erkannten Auffälligkeiten (z. B. Temperaturanstieg, Signalverlust, Netzwerkausfall, Gerätefehler oder Ausfall von Schnittstellen).

• Prognosen für erforderliche Prüf-, Wartungs- und Austauschmaßnahmen auf Grundlage der laufenden Analyse historischer Daten (z. B. erwartete Restnutzungsdauer von Komponenten oder risikobasierte Priorisierung).

• Statistische Auswertungen zum Vergleich von Soll- und Ist-Zustand, z. B. Reduzierung ungeplanter Ausfälle, Genauigkeit von Prognosen, Erfolg von Instandhaltungsmaßnahmen und Entwicklung der Anlagenverfügbarkeit.

Diese Leistung stellt dem Betreiber einen Remote-Support-Service für medientechnische Anlagen zur Verfügung. Medientechniker, Servicepersonal und eingewiesene Personen können sich bei Störungen, Meldungen oder Bedienfragen telefonisch oder online an einen Helpdesk wenden, der durch erfahrene Fachkräfte für Medientechnik betreut wird. Anhand von Fehlermeldungen, Statusanzeigen, Symptom- und Störungsbeschreibungen werden konkrete Handlungsempfehlungen gegeben (z. B. sichere Rücksetzung von Steuerungen, Prüfung von Signalwegen, Kontrolle von Verbindungen und Schnittstellen sowie Plausibilitätsprüfung von Systemmeldungen). Sofern verfügbar, können Diagnosedaten über einen sicheren Fernzugang oder über Monitoring- und Managementsysteme ausgelesen werden, um Störungen schneller einzugrenzen. Kleinere Probleme können dadurch häufig ohne sofortigen Vor-Ort-Einsatz gelöst werden.

Jeder Supportfall wird in einem Ticketsystem dokumentiert (Datum/Uhrzeit, betroffene Anlage, Problem, empfohlene Maßnahmen, Ergebnis). Dies ermöglicht die Auswertung wiederkehrender Störungen und unterstützt einen sicheren und nachvollziehbaren Betrieb der medientechnischen Anlagen. Der Helpdesk kann nach Vereinbarung auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein; er ersetzt keine Vor-Ort-Prüfung, bietet jedoch eine qualifizierte Ersteinschätzung und trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Betriebsstabilität zu erhöhen.

• Führung eines Anlagen- und Prüfbuchs für medientechnische Anlagen: Für jede wesentliche medientechnische Anlage oder Anlagengruppe (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme, Audio- und Steuerungstechnik sowie relevante IT-Schnittstellen) ist eine Anlagen- und Prüfdokumentation zu führen. Darin werden Prüfungen, Wartungen, Inspektionen, Störungen, Reparaturen, Software-/Konfigurationsänderungen und Austauschmaßnahmen mit Datum, Art der Maßnahme, verantwortlicher Person/Firma, Ergebnis und festgestellten Mängeln dokumentiert. Die Dokumentation ist laufend aktuell zu halten und dem Auftraggeber auf Anforderung bereitzustellen.

• Digitales Reporting: Ergänzend zur Anlagen- und Prüfdokumentation führt der Auftragnehmer ein digitales Wartungs-, Prüf- und Störungsregister (z. B. im CAFM-, IWMS-, CMMS- oder Ticketsystem). Alle Leistungen, Meldungen und Fristen werden dort strukturiert erfasst, sodass Prüf- und Wartungsstände, SLA-Zeiten, KPIs und offene Maßnahmen nachvollziehbar ausgewertet werden können.

• Wartungs- und Prüfprotokolle: Für jede Wartung, Prüfung und Funktionskontrolle medientechnischer Anlagen erstellt der Auftragnehmer ein Protokoll oder eine Checkliste. Darin sind die durchgeführten Arbeiten, festgestellte Abweichungen, empfohlene Maßnahmen und das Prüfergebnis zu dokumentieren. Die Unterlagen werden dem Auftraggeber zugänglich gemacht und systematisch archiviert.

• Störungs- und Reparaturberichte: Für jeden Störungs- oder Reparatureinsatz erstellt der Auftragnehmer einen Bericht mit Fehlerursache, betroffenen Komponenten, Diagnose, durchgeführten Maßnahmen und gegebenenfalls Empfehlungen für Folgemaßnahmen. Austauschkomponenten und eingesetzte Ersatzteile sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

• Prüfberichte und Abnahmeunterlagen: Prüfberichte, Abnahmeprotokolle, Inbetriebnahmeunterlagen sowie Nachweise über Funktions-, Signal-, Schnittstellen- und Systemprüfungen sind geordnet zu sammeln, digital zu hinterlegen und dem Auftraggeber in Kopie oder elektronisch zur Verfügung zu stellen.

• Nachweis von Betreiber-, Organisations- und Dokumentationspflichten: Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung, um den ordnungsgemäßen Betrieb, die Durchführung von Prüfungen, Wartungen und Unterweisungen sowie die technische Nachvollziehbarkeit der medientechnischen Anlagen nachweisen zu können. Hierzu kann auch ein regelmäßiger Status- oder Compliance-Bericht gehören.

• Aufbewahrung und Zugriff: Alle Dokumente sind für die vertraglich oder betrieblich festgelegten Zeiträume geordnet aufzubewahren. Der Auftraggeber erhält auf Anforderung Zugriff auf die Unterlagen; bei Vertragsende sind diese strukturiert zu übergeben.

• Meldungen und Vorfallregistrierung: Störungen, sicherheitsrelevante Ereignisse, Ausfälle, Beinahevorfälle und wesentliche Systemabweichungen sind gesondert zu erfassen und mit den eingeleiteten Maßnahmen zu dokumentieren. Der Auftraggeber ist über relevante Vorfälle unverzüglich zu informieren.

• Strukturierte Gesamtdokumentation: Durch ein strukturiertes Dokumentationsmanagement stellt der Auftragnehmer sicher, dass alle Tätigkeiten an den medientechnischen Anlagen nachvollziehbar dokumentiert sind. Dies schafft Transparenz, unterstützt Qualitätssicherung und bildet die Grundlage für einen sicheren und geordneten Betrieb.

In Bereichen mit mehreren Signalquellen, redundanten Systemen oder gekoppelten Steuerungs- und Signalwegen (z. B. Primär-/Backup-Systeme bei LED-Walls, Umschaltung zwischen Mediaplayern, Signalmatrizen, Videokonferenzsystemen oder Netzwerkschnittstellen) hat der Auftragnehmer eine schriftliche Betriebsregel bzw. Umschaltanweisung zu erstellen. Darin werden Ablauf, Schalt- bzw. Umschaltreihenfolge, Zuständigkeiten (z. B. verantwortliche Fachkraft, freigebende Stelle, ausführendes Personal), Kommunikationswege sowie Freigabe- und Rückmeldeprozesse eindeutig festgelegt. Die Anweisung enthält zudem Vorgaben für sichere Außerbetriebnahme, kontrollierte Umschaltung, Wiederinbetriebnahme, Zugriffsregelungen sowie – falls erforderlich – Systemübersichten, Checklisten und Eskalationswege. Die betroffenen Mitarbeitenden sind vom Auftragnehmer in diese Betriebsregel einzuweisen.

Die Betriebsregeln berücksichtigen die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung sowie die betrieblichen Anforderungen an einen sicheren, störungsfreien und nachvollziehbaren Betrieb medientechnischer Anlagen. Sie dienen als dokumentierter Nachweis für klare Abläufe und Zuständigkeiten und erhöhen durch verbindliche Prozesse die Betriebssicherheit, Umschaltsicherheit und Verfügbarkeit der Systeme.

Der Auftragnehmer stellt praxisgerechte Checklisten für regelmäßige (z. B. tägliche oder schichtbezogene) Sicht- und Funktionskontrollen medientechnischer Anlagen bereit (z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und relevante IT-Schnittstellen). Die Checklisten sind anlagenspezifisch aufgebaut und enthalten alle wesentlichen Prüfpunkte, z. B. sichtbare Beschädigungen, sicheren Sitz und Befestigung, Zustand von Kabeln und Steckverbindungen, Erreichbarkeit und Kennzeichnung von Bedienelementen, Status- und Störmeldungen sowie die grundlegende Funktionsfähigkeit der Systeme. Der Auftragnehmer weist die betroffenen Personen (z. B. Medientechniker, Servicepersonal, eingewiesene Personen und Bedienpersonal) in die Anwendung der Checklisten ein und erläutert die richtige Dokumentation sowie das Vorgehen bei festgestellten Mängeln.

Die regelmäßigen Sicht- und Funktionskontrollen sind Bestandteil eines sicheren und geordneten Betriebs der medientechnischen Anlagen. Die ausgefüllten Checklisten werden gesammelt und archiviert und dienen als Nachweis dafür, dass die festgelegten Kontrollen durchgeführt wurden. In der Checkliste ist festgelegt, dass bei sicherheits- oder funktionsrelevanten Auffälligkeiten der Betrieb der betroffenen Anlage oder Komponente zu stoppen oder einzuschränken und die zuständige Fachkraft oder Aufsicht unverzüglich zu informieren ist. Dadurch werden Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt sowie Betriebssicherheit und Verfügbarkeit der Systeme verbessert.

Diese Leistung umfasst das umfassende Management aller Prüf-, Wartungs- und Kontrolltermine für prüf- und funktionsrelevante medientechnische Anlagen und Geräte am Standort. Der Auftragnehmer erstellt und pflegt hierfür einen Fristenkalender bzw. Compliance-Plan, in dem alle wiederkehrenden Prüfungen und Maßnahmen mit ihren Intervallen erfasst werden. Dazu gehören insbesondere Funktionsprüfungen, wiederkehrende Sicht- und Systemkontrollen, Wartungen sowie Prüfungen tragbarer und fest installierter medientechnischer Komponenten, z. B. LED-Walls, Digital-Signage-Systeme, Besucherleitsysteme, Displays, Videokonferenzsysteme sowie Audio-, Steuerungs- und Schnittstellentechnik. Für jede Maßnahme werden die vertraglich, herstellerseitig, betrieblich oder anderweitig festgelegten Fristen überwacht. Das System plant anstehende Prüfungen frühzeitig ein, erinnert den Betreiber oder koordiniert Termine mit Fachpersonal rechtzeitig. Optional kann ein KPI-Reporting bereitgestellt werden, das z. B. die Quote fristgerecht durchgeführter Maßnahmen sowie fällige und überfällige Prüfungen je Anlagengruppe ausweist.

Mit diesem Prüf- und Fristenmanagement stellt der Betreiber sicher, dass alle relevanten Prüf-, Wartungs- und Dokumentationspflichten für die medientechnischen Anlagen vollständig eingehalten werden. Der Auftragnehmer unterstützt dies durch den laufend aktualisierten Fristen- und Maßnahmenplan und passt diesen bei Änderungen technischer Anforderungen, Herstellerangaben oder betrieblicher Rahmenbedingungen an. Alle Termine und durchgeführten Maßnahmen werden in der Anlagen- und Prüfdokumentation bzw. in der digitalen Anlagenhistorie nachvollziehbar erfasst. Dadurch entsteht ein vollständiger Nachweis über den Prüf- und Wartungsstatus der medientechnischen Systeme, und das Risiko versäumter Fristen, ungeplanter Ausfälle oder Dokumentationslücken wird deutlich reduziert.