Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Intranet als digitales Informationsportal

Facility Management: Besprechungsräume » Geschäftsprozess » Intranet

Besprechungsräume: Intranet

Besprechungsräume: Intranet

Digitale Steuerung, Information und Integration betrieblicher Meetingräume über das Intranet

Das Intranet ist heute mehr als eine Informationsplattform – es ist ein zentrales Steuerungselement für den Büroalltag. Im Kontext von Besprechungsräumen bietet das Intranet die Möglichkeit, Raumbuchung, Nutzerinformation, Techniksupport, Nutzungsfeedback und organisatorische Prozesse effizient und transparent abzubilden. Ein durchdachter Intranetbereich für Besprechungsräume trägt dazu bei, Flächen optimal auszulasten, Serviceprozesse zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und Nutzerbedürfnisse in Echtzeit zu adressieren. Gleichzeitig erleichtert er das Facility Management bei Kommunikation, Steuerung und Datenpflege.

Ein professionell gestalteter Intranetbereich für Besprechungsräume ist ein zentraler Baustein moderner Büroorganisation und digital gestützter Arbeitsprozesse. Er ermöglicht eine selbstbestimmte, transparente und serviceorientierte Nutzung von Meetingflächen – und bietet dem Facility Management ein wirksames Werkzeug für Kommunikation, Steuerung und Qualitätskontrolle. In Verbindung mit CAFM, Buchungssystemen und Helpdesk entsteht ein durchgängiger digitaler Informations- und Servicekreislauf, der Raumfunktion, Nutzererlebnis und Betriebssicherheit gleichermaßen stärkt.

Zielsetzung eines Intranet-Bereichs für Besprechungsräume

Digitale Unterstützung von Buchungs- und Nutzungsprozessen

  • Digitale Unterstützung der Buchungs- und Nutzungsprozesse

  • Verbesserung der Nutzerinformation und -zufriedenheit

  • Zentrale Verfügbarkeit aller raumbezogenen Dokumente und Anleitungen

  • Unterstützung des Facility Managements bei Kommunikation, Rückmeldung und Störungsbearbeitung

  • Integration in ESG-Berichtswesen, CAFM und Helpdesk-Systeme

Typische Inhalte und Funktionen im Intranet

Modul / Bereich

Inhalt und Nutzen

Raumbuchung

Echtzeitbelegung, Kalenderansicht, Filter (Größe, Technik)

Raumübersicht / Raumfinder

Steckbriefe der Räume mit Ausstattung, Standort, Kapazität

Nutzerhinweise

Regeln zur Nutzung, Technikbedienung, Stornofristen

Technikleitfäden

PDF- oder Video-Anleitungen für Präsentation, VC etc.

Störungsmeldung

Formular für FM/IT mit QR-Code-Verknüpfung im Raum

Feedbackfunktion

Bewertung des Raumerlebnisses (z. B. Sauberkeit, Technik)

Serviceanforderung

Catering, Reinigung, Setup-Anpassung vorab buchbar

FAQs und Kontakt

Hilfe bei Problemen, Ansprechpartner, Self-Service-Optionen

Integration in betriebliche Systeme

System

Verknüpfung zum Intranetbereich

CAFM-System

Stammdaten, Ausstattung, Serviceintervalle

Outlook / Kalender

Synchronisierte Buchung und Verfügbarkeit

Ticketing / Helpdesk

Automatisierte Störungsmeldung inkl. Priorisierung

ESG-/Kennzahlenportal

Auslastung, Energieverbrauch, Nutzerzufriedenheit

DMS / QM-System

Ablage von Prüfberichten, Checklisten, Anleitungen

Vorteile für Nutzer:innen

  • Schneller Zugriff auf relevante Raum- und Buchungsinformationen

  • Erhöhte Transparenz über Ausstattung, Verfügbarkeit und Regeln

  • Selbständige Nutzung und Problemlösung durch zentrale Wissenssammlung

  • Geringere Abhängigkeit vom Empfang oder FM-Support

  • Direkter Kommunikationskanal für Anregungen, Kritik oder Lob

Vorteile für das Facility Management

  • Entlastung durch digitale Nutzerinformation und Self-Service

  • Verbesserte Datenbasis für Raumauslastung und Investitionsentscheidungen

  • Echtzeit-Rückmeldungen zu Mängeln und Nutzerwünschen

  • Standardisierte Kommunikationsstruktur bei Raumumbauten oder Servicesperrungen

  • Dokumentation aller Prozesse im Rahmen von Betreiberverantwortung, Qualitätssicherung und Auditfähigkeit

Erfolgsfaktoren für den Aufbau eines wirksamen Intranetbereichs

Erfolgsfaktor

Wirkung

Übersichtliche Struktur

Hohe Nutzungsakzeptanz und geringe Rückfragen

Verlässliche Aktualität

Nutzung auch via Smartphone / Tablet im Alltag

Mobile Optimierung

Nutzung auch via Smartphone / Tablet im Alltag

Schnittstellen zu anderen Systemen

Durchgängiger Prozessfluss ohne Medienbrüche

Beteiligung der Nutzer:innen

Inhalte praxisnah, Sprache verständlich, kontinuierliche Weiterentwicklung