Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Transformationsprozesse im Raummanagement gestalten

Facility Management: Besprechungsräume » Geschäftsprozess » Konzept der Transformation

Besprechungsräume: Konzept der Transformation

Besprechungsräume: Konzept der Transformation

Strategische Neuausrichtung von Meetingflächen für hybride Arbeitsformen, ESG-Ziele und Nutzerzentrierung

Die Anforderungen an Besprechungsräume haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Klassische Konferenzzimmer mit fest installierten Tischen und wenig Flexibilität reichen nicht mehr aus, um den Anforderungen hybrider Arbeit, Nutzererwartungen und Nachhaltigkeitsziele gerecht zu werden. Das „Konzept der Transformation“ beschreibt die strukturierte Neuausrichtung bestehender Besprechungsräume hin zu multifunktionalen, digitalen, nutzerfreundlichen und ESG-konformen Meetingflächen – mit dem Ziel, Flächeneffizienz, Nutzerzufriedenheit, Raumflexibilität und Technikintegration ganzheitlich zu verbessern.

Das Konzept der Transformation von Besprechungsräumen ermöglicht Unternehmen, ihre Meetingflächen zukunftssicher, flexibel und strategisch auszurichten. Dabei geht es nicht nur um Modernisierung – sondern um die zielgerichtete Weiterentwicklung zu Räumen, die Arbeit, Marke und Nachhaltigkeit gleichermaßen unterstützen. Facility Management übernimmt eine Schlüsselrolle, indem es Gestaltung, Technik, Services und Betrieb in einem durchgängigen Konzept vereint.

Zielsetzung des Transformationskonzepts

Anpassung der Besprechungsräume an neue Arbeitsmodelle

  • Anpassung der Besprechungsräume an neue Arbeitsmodelle (hybrid, agil, projektbasiert)

  • Steigerung der Flächeneffizienz und Auslastung

  • Erhöhung der Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und Servicequalität

  • Integration in digitale Systeme und FM-Prozesse

  • Beitrag zu Nachhaltigkeitszielen und ESG-Reporting

  • Harmonisierung mit Markenidentität und Corporate Architecture

Treiber für die Transformation

Treiber

Bedeutung

Hybride Meetings

Technik muss Vor-Ort- und Remote-Teilnahme gleichwertig unterstützen

Nutzerfeedback / Unzufriedenheit

Unflexibilität, schlechte Akustik, veraltete Technik

ESG-Strategien

Energieverbrauch, Materialwahl, Flächennutzung

Corporate Design

Bedarf nach marken- und kulturadäquaten Räumen

New Work & Agilität

Mehr spontane, kurze oder modulare Meetings statt fix gebuchter Konferenzen

Bestandsaufnahme

  • Erhebung von Raumgrößen, Ausstattung, Auslastung

  • Technikanalyse (Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit, Zustand)

  • Erfassung von Schwachstellen: Akustik, Licht, Klima, Möblierung, Barrierefreiheit

  • Nutzerbefragung oder Feedbackauswertung

  • ESG-Daten: Energieverbrauch, Reinigung, Ausstattung

Zielbilddefinition

  • Welche Raumtypen werden benötigt? (z. B. Huddle Room, Projektzone, Workshopraum)

  • Welche Nutzergruppen sind zu berücksichtigen? (intern, extern, hybrid, mobilitätseingeschränkt)

  • Welche Anforderungen bestehen an Technik, Design, Steuerung, Services?

  • Welche Standards gelten für CI/CD, Nachhaltigkeit und Betrieb?

Raumstruktur und Flächenlogik

  • Zonierung nach Nutzungstypen: spontan – reservierbar – exklusiv

  • Modularisierung durch mobile Trennwände oder flexible Möblierung

  • Rückbau überdimensionierter Konferenzräume zugunsten kleiner, hochfrequenter Räume

Technik und Digitalisierung

  • Einführung von hybrider Konferenztechnik (VC-Systeme, Click&Share, Raumsteuerung)

  • Integration in Buchungssystem, Helpdesk, ESG-Dashboard

  • digitale Check-in-Systeme, Nutzerfeedback per QR-Code

  • Vernetzung mit Raumklima-, Belegungs- und Energiesteuerung

Gestaltung und CI

  • Umsetzung eines markenkonformen Gestaltungskonzepts (Corporate Room Design)

  • Auswahl nachhaltiger, pflegeleichter Materialien

  • akustische Optimierung, Lichtinszenierung, Möblierungslogik

  • Raumnamen, Farben, Leitsystem im Einklang mit Unternehmensidentität

Betrieb und FM-Schnittstellen

  • Integration in CAFM-Systeme (Ausstattung, Wartung, Reinigungsstatus)

  • standardisierte Services: Catering, Reinigung, Technik-Support

  • digitale Dokumentation von Auslastung, Feedback, Störungen

  • Pflege von Raumprofilen und Service-Level-Vereinbarungen (SLAs)

ESG-Aspekte in der Transformation

ESG-Kriterium

Umsetzung im Raumkonzept

Energieeffizienz

LED-Beleuchtung, Sensorik, Tageslichtnutzung

Ressourcenschonung

langlebige, recyclebare Materialien

Flächeneffizienz

Mehrfachnutzung, modulare Buchungslogik

Soziale Nachhaltigkeit

Barrierefreiheit, Ergonomie, Inklusion

Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor

Wirkung

Interdisziplinäre Projektsteuerung

IT, FM, HR, Nachhaltigkeit und Kommunikation zusammenführen

Nutzerzentrierung

Praxisnahe Raumkonzepte und hohe Akzeptanz

Standardisierung + Flexibilität

effizienter Betrieb bei vielfältiger Nutzung

Digitale Steuerbarkeit

Automatisierung, Monitoring, Servicequalität

Verankerung im Facility Management

dauerhafte Integration in Betrieb, Wartung, Qualität