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Planungsbegleitendes FM

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Betriebliche Besprechungsräume: Planungs- und baubegleitendes Facility Management (bFM)

Betriebliche Besprechungsräume: Planungs- und baubegleitendes Facility Management (bFM)

Funktionsgerechte Ausstattung, medientechnische Integration und Betreiberanforderungen frühzeitig absichern

Betriebliche Besprechungsräume gehören zu den am intensivsten genutzten Flächen in Büro- und Verwaltungsgebäuden. Sie dienen der internen Abstimmung, externen Kommunikation, hybriden Zusammenarbeit und Markeninszenierung. Trotz ihrer zentralen Funktion werden Besprechungsräume im Planungsprozess häufig zu spät spezifiziert, was in der Folge zu Nutzungseinschränkungen, Nachrüstbedarf und erhöhten Betriebskosten führt. Ein planungs- und baubegleitendes Facility Management (bFM) stellt sicher, dass die Räume von Anfang an nutzungsorientiert, technisch zukunftsfähig und betrieblich steuerbar ausgelegt sind.

Besprechungsräume sind hochfrequentierte Funktionsräume mit strategischem Wert – für Kommunikation, Zusammenarbeit und Repräsentation. Das planungs- und baubegleitende Facility Management sorgt dafür, dass sie nicht nur schön, sondern auch funktional, betreibbar und zukunftssicher sind. Wer bFM ernst nimmt, schafft nutzungsfreundliche, servicefähige Räume, die technisch zuverlässig, wirtschaftlich steuerbar und architektonisch integriert sind – und sich problemlos in den Alltag und das FM-System einfügen.

Zielsetzung des bFM im Besprechungsraumkontext

Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und Servicequalität im Facility Management

  • Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und Servicequalität ab Tag 1

  • Integration aller FM-relevanten Anforderungen in Planung, Ausführung und Ausstattung

  • Vermeidung von Medienbrüchen, Reibungsverlusten und Nachrüstungen

  • Unterstützung eines hotelartigen Qualitätsstandards und hybrider Nutzungskonzepte

  • Optimierung von Reinigungslogistik, Servicezyklen und Raumsteuerung

Anforderungen an betriebliche Besprechungsräume

Kategorie

FM-relevante Aspekte in Planung und Betrieb

Raumfunktion

Nutzergruppen, Nutzungsfrequenz, Bestuhlungsvarianten

Medientechnik

Beamer, Screens, Videokonferenzsysteme, Steuerung

Infrastruktur

Stromanschlüsse, LAN/WLAN, Klima, Akustik

Raumsteuerung

Buchungssysteme, Belegungsanzeige, Lichtsteuerung

Reinigung und Service

Nutzungsabhängige Intervalle, Setup-Vorgaben, Checklisten

Zugänglichkeit

Barrierefreiheit, Zutrittsregelung, Besucherlenkung

Vorplanung / Bedarfsanalyse

  • Abstimmung der Nutzungsanforderungen mit den Fachabteilungen

  • Festlegung der Flächenbedarfe je Raumtyp (z. B. Huddle Room, Konferenz, Workshop)

  • Beteiligung an der Medientechnikkonzeption (IT, AV, Steuerung)

  • Definition der Pflege- und Reinigungskonzepte inkl. Service-Standards

Entwurfs- und Ausführungsplanung

  • Prüfung der Möblierung auf Flexibilität und Ergonomie

  • Kontrolle auf Akustik-, Belüftungs- und Beleuchtungseignung

  • Koordination der Strom- und Datenpunktverteilung in Mobiliar und Wänden

  • Definition der Zugangs- und Steuerungstechnologien (z. B. Buchungspanels, Zutrittssysteme)

Bauausführung und Inbetriebnahme

  • Begleitung der Installation medientechnischer Komponenten

  • Prüfung auf Reinigungsfreundlichkeit und Wartungszugänglichkeit

  • Testlauf und Nutzerabnahme mit Checklisten (Technik, Klima, Licht, Raumkomfort)

  • Übergabe der Raumdaten an CAFM / Buchungssysteme / Wartungsdokumentation

Integration in digitale Systeme

System

FM-relevante Funktion im Besprechungsraumkontext

CAFM

Raum-ID, Ausstattung, Reinigungsstatus, Servicehistorie

Raumbuchungssystem

Verfügbarkeit, Nutzungsauswertung, Nutzerfeedback

Medientechnik-Panel

Steuerung Licht, Klima, Präsentation

Ticketing / Helpdesk

Rückmeldung zu Störungen, Reinigung, Medienunterstützung

ESG-/Energiemanagement

Energieverbrauch durch Technik, Nutzungseffizienz

Betriebsrelevante Planungsdetails (Checkliste bFM)

  • Ausstattungskatalog pro Raumtyp (Mobiliar, Medientechnik, Versorgung)

  • Reinigungsfreundliche Oberflächen, Kabelkanäle geschlossen, rollbare Möbel

  • Zugänglichkeit für Wartung: Deckenpanele, Technikschächte, Servicezugänge

  • Sensorik zur Raumbelegung / Auslastungsanalyse

  • Verknüpfung mit Leitsystem / Beschilderung / Welcome-Displays

  • Schnittstelle zum Empfang / Besuchermanagement bei externen Gästen

Erfolgsfaktoren für eine nutzungsorientierte Planung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Frühe FM-Einbindung

verhindert Fehlentscheidungen bei Ausstattung und Technik

Interdisziplinäre Abstimmung

IT, HR, Kommunikation und FM gemeinsam beteiligen

Digitale Anbindung

Steuerbarkeit und Auswertbarkeit verbessert

Hotel-Standard als Zielbild

Qualität, Komfort und Nutzerakzeptanz steigen

Servicefreundliches Design

Reinigung, Support und Rückmeldung effizient steuerbar