Service Desk: First Level Support für Besprechungsräume und Veranstaltungen

Besprechungsräume sind mit Medientechnik, Displays, Projektoren oder Videokonferenzsystemen ausgestattet. Der Service Desk hilft bei technischen Problemen, indem er First Level Support bietet oder an die IT eskaliert.

• "Der Beamer oder das Display funktioniert nicht – was kann ich tun?"

• "Wie verbinde ich meinen Laptop mit dem Konferenzsystem?"

• "Das Mikrofon oder die Lautsprecher funktionieren nicht."

• "Das Licht oder die Klimaanlage im Raum lässt sich nicht steuern."

• Bereitstellung von Anleitungen zur Nutzung der Technik in Besprechungsräumen

• Eskalation technischer Störungen an die IT- oder Gebäudetechnik-Abteilung

• Unterstützung bei Problemen mit Beleuchtung, Lüftung oder Raumklima durch Facility Management

• Schnelle Lösung einfacher technischer Probleme (z. B. Neustart der Systeme, Kabelprüfung)

• Schnelle Behebung technischer Probleme in Besprechungsräumen

• Minimierung von Ausfällen durch proaktiven Support

• Erhöhte Benutzerfreundlichkeit der Raumtechnik

Da die Bereiche ihre Veranstaltungen selbst organisieren, übernimmt der Service Desk keine Eventplanung, sondern bietet technische und infrastrukturelle Unterstützung.

• "Wie viele Personen passen in die großen Besprechungsräume?"

• "Wie kann ich die Raumaufteilung für eine Schulung anpassen?"

• "Wer ist für die Bereitstellung zusätzlicher Stühle oder Tische zuständig?"

• "Welche Regeln gelten für Veranstaltungen außerhalb der üblichen Bürozeiten?"

• Bereitstellung von Informationen zur Nutzung und Ausstattung der Räume

• Eskalation von Problemen mit Raumkapazitäten oder Ausstattung an das Facility Management

• Verweis auf interne Ansprechpersonen für spezifische Anforderungen (z. B. Sicherheitsvorgaben oder Reinigungsdienste)

• Effiziente Raumnutzung durch klare Kommunikation

• Minimierung von Engpässen durch frühzeitige Information

• Optimierung der Gebäudelogistik für Veranstaltungen

Neben klassischen Besprechungsräumen bieten viele Unternehmen Coworking-Spaces und flexible Arbeitsbereiche. Der Service Desk hilft bei Nutzung und Reservierung dieser Flächen.

• "Kann ich kurzfristig einen Arbeitsplatz buchen?"

• "Welche Regeln gelten für die Nutzung flexibler Arbeitsplätze?"

• "Welche technischen Möglichkeiten gibt es in offenen Arbeitsbereichen?"

• Bereitstellung von Informationen zu flexiblen Arbeitsplätzen und Buchungssystemen

• Unterstützung bei der Nutzung digitaler Reservierungssysteme

• Eskalation von Problemen mit der technischen Ausstattung oder Infrastruktur

• Optimierte Nutzung flexibler Arbeitsbereiche

• Minimierung von Platzproblemen durch strukturierte Kommunikation

• Schnelle Bereitstellung von Buchungsinformationen

Da der Service Desk keine Eventplanung übernimmt, fungiert er als Kommunikationsschnittstelle zwischen Facility Management und den Fachbereichen.

• Erfassung und Weiterleitung von Anfragen zu Besprechungsräumen und Veranstaltungen

• Kommunikation von Raumverfügbarkeiten und technischen Informationen

• Eskalation technischer oder organisatorischer Probleme an Facility Management oder IT-Support

• Unterstützung bei der Nutzung digitaler Buchungssysteme

• Effiziente Zusammenarbeit zwischen Facility Management und den Fachbereichen

• Minimierung von Problemen durch strukturierte Kommunikation

• Bessere Nutzung von Besprechungsräumen und Infrastruktur durch klare Prozesse