Belegungsanalytik

Die Buchung eines Besprechungsraums umfasst oft mehr als nur den Raum selbst. Unser Service zur Integration des Ressourcenmanagements verknüpft das Raumbuchungssystem mit zugehörigen Ressourcen und Dienstleistungen – etwa der Reservierung von AV-Technik, dem Bestellen von Catering, der Besucheranmeldung oder der Einplanung von Raumvorbereitung und Reinigung. Im Rahmen dieses Moduls verbinden wir alle relevanten Abläufe, sodass eine einzelne Buchung automatisch alle erforderlichen Unterstützungsleistungen auslöst. In der Praxis sorgt diese Integration für eine reibungslosere Koordination: Wenn Sie eine Besprechung buchen, kann das System gleichzeitig den benötigten Beamer oder die Videokonferenzanlage reservieren, dem Catering-Team Ihre Kaffee- und Lunch-Bestellung mitteilen und dem Facility-Personal besondere Anforderungen an Aufbau oder Möblierung anzeigen. Dieser ganzheitliche Ansatz vermeidet Doppelarbeit und reduziert die Fehlerquote (z.B. wird verhindert, dass man vergisst, Ausstattung zu organisieren, oder dass eine Ressource doppelt gebucht wird). Durch das integrierte Ressourcenmanagement gewinnen Organisationen an Effizienz dank Automatisierung und verbessern die Kontrolle über die Ressourcennutzung – jede Anforderung wird im System erfasst und nachvollziehbar gemacht. Das steigert auch die Zufriedenheit der Nutzenden, denn Meeting-Veranstalter können sich darauf verlassen, dass alle unterstützenden Services bereitstehen und Besprechungen ohne Hektik im Vorfeld reibungslos ablaufen.

Um wirklich zu verstehen, wie Besprechungsräume genutzt werden, setzen wir IoT-Sensoren ein, die die Raumnutzung und Belegung in Echtzeit erfassen. Diese Sensoren (z.B. Bewegungsmelder, Personenzähler oder Ausweisscanner) erkennen, ob ein Raum tatsächlich genutzt wird, wie viele Personen anwesend sind und wie lange. Der Leistungsumfang umfasst die Installation und Konfiguration der Sensorik, die Anbindung an Analyse-Dashboards sowie die Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen. Die sensorbasierte Analyse liefert genaue Daten zur tatsächlichen Raumnutzung im Vergleich zu den geplanten Belegungen. Dies hat einen großen praktischen Nutzen: Es offenbart Nutzungsmuster und macht Probleme wie „Geister-Meetings“ deutlich – also Räume, die gebucht, aber nicht genutzt werden – oder auch konstant überbelegte Besprechungen. Durch die Kenntnis der echten Belegungszahlen können Facility Manager fundierte Entscheidungen treffen, zum Beispiel einen Raum automatisch freizugeben, wenn nach dem geplanten Beginn der Besprechung niemand erschienen ist, oder Reinigungs- und Klimatisierungspläne an den tatsächlichen Gebrauch anpassen. Die gewonnenen Daten verbessern die Effizienz, indem ungenutzter Raum und unproduktive Zeiten reduziert werden. Sie tragen auch zu einer verbesserten Governance bei, da die Nutzungsdaten – selbstverständlich anonymisiert – herangezogen werden können, um die Einhaltung von Kapazitätsgrenzen oder Sicherheitsvorschriften zu überprüfen. Letztlich trägt dieser Service zur Zufriedenheit der Nutzenden bei, indem er die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen erhöht. Erkennt das System beispielsweise einen leerstehenden, aber gebuchten Raum, kann es diesen für andere freigeben, sodass Mitarbeitende spontan doch noch einen Platz für ihre Besprechung finden.

Aufbauend auf den gesammelten Buchungs- und Sensordaten bieten wir Beratungsleistungen zur Auslastungsoptimierung Ihrer Flächen an. In diesem Service analysieren unsere Experten die Nutzungstrends und entwickeln Empfehlungen, um die Raumauslastung zu verbessern und den sich ändernden Bedarf zu erfüllen. Zum Leistungsumfang gehört etwa die Auswertung von Spitzenbelegungszeiten, Raumbelegungsraten, typischen Meeting-Größen und No-Show-Quoten, gefolgt von konkreten Handlungsvorschlägen. Diese Vorschläge können beispielsweise das Zusammenlegen kaum genutzter Räume, Anpassungen bei Raumgrößen oder -ausstattung, eine veränderte Raumaufteilung oder auch neue Buchungsrichtlinien umfassen. Der operative Nutzen liegt auf der Hand: Organisationen investieren beträchtliche Summen in Immobilien und Unterhalt von Besprechungsräumen – es ist also essenziell sicherzustellen, dass diese Räume weder ungenutzt bleiben noch ständig überlastet sind. Durch analytisch untermauerte Einblicke schlagen wir Optimierungsmaßnahmen vor, etwa die Umwandlung eines kaum genutzten großen Konferenzsaals in zwei kleinere Besprechungsräume, weil kleinere Meetings häufiger vorkommen, oder die Einführung von Regeln, die eine effizientere Nutzung fördern (z.B. automatische Vorschläge für kleinere Räume, wenn ein Meeting nur wenige Teilnehmende hat). Diese Strategien steigern die Effizienz und senken Kosten, da weniger Fläche ungenutzt vorgehalten werden muss und bestehende Flächen dem tatsächlichen Bedarf besser entsprechen. Sie unterstützen auch die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens, indem sichergestellt wird, dass Energie und Ressourcen nicht für leere Räume verschwendet werden. Selbstverständlich erfolgt jede empfohlene Anpassung im Einklang mit Vorgaben und Richtlinien – Änderungen an der Raumnutzung berücksichtigen Sicherheitsbestimmungen (wie Brandschutz- oder maximale Personenzahlen) und die Unternehmenskultur. Aus Nutzersicht führen solche Optimierungen dazu, dass mit höherer Wahrscheinlichkeit die richtigen Räume zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden – das verbessert die Planbarkeit und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich.

Unser Service für digitale Türbeschilderung umfasst die Installation intelligenter Displays vor Besprechungsräumen, die in Echtzeit Informationen zum Raumstatus und den aktuellen Buchungen anzeigen. Diese digitalen Schilder (häufig Touch-Displays oder E-Ink-Tafeln) sind in das zentrale Buchungssystem integriert. Sie zeigen Details wie den Titel der laufenden Besprechung, den Organisator, Start-/Endzeit sowie die folgenden Reservierungen an. Der Umfang umfasst die Bereitstellung der Hardware sowie die Einbindung in die Buchungssoftware, sodass die Anzeigen stets aktuell sind. Der operative Nutzen stellt sich sofort ein: Die Transparenz steigt, weil jeder direkt am Raum sehen kann, ob er frei oder belegt ist und wie lange. Das reduziert Unterbrechungen und Verwirrung im Meeting-Alltag. Darüber hinaus erlauben viele dieser Displays auch spontane Buchungen direkt am Raum: Ist ein Raum frei, kann ein Mitarbeiter das Zimmer ad hoc über das Türdisplay reservieren. Diese Flexibilität verbessert die Raumauslastung und erhöht die Zufriedenheit der Nutzenden, da Mitarbeitende verfügbare Räume bei Bedarf sofort nutzen können. Aus Effizienzsicht dienen die elektronischen Schilder oft auch als Check-in-System: Teilnehmende können ihre Ankunft am Display bestätigen, was dem System hilft zu erkennen, ob eine geplante Besprechung tatsächlich stattfindet (wichtig im Kampf gegen „Phantomreservierungen“). Hinsichtlich Governance und Richtlinien lassen sich an den Türschildern ebenfalls Regeln durchsetzen – beispielsweise kann eine Authentifizierung erforderlich sein, bevor jemand eine spontane Buchung vornimmt, sodass nur Berechtigte diese Funktion nutzen. Zudem vermittelt digitale Türbeschilderung ein modernes, professionelles Bild und zeigt, dass das Unternehmen in Smart Office-Technologien investiert, um die Produktivität zu steigern.

Komfort ist entscheidend für die Akzeptanz durch die Nutzer, daher bieten wir mobile App-Lösungen als Ergänzung zum Buchungssystem an. In diesem Service entwickeln oder konfigurieren wir benutzerfreundliche mobile Anwendungen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, Besprechungsräume direkt über Smartphone oder Tablet zu buchen, zu ändern oder zu stornieren. Diese Apps können auch Push-Benachrichtigungen senden – zum Beispiel Meeting-Erinnerungen oder Hinweise, wenn eine gebuchte Besprechung gleich beginnt und noch keine Anwesenden erfasst wurden. Der praktische Nutzen einer mobilen Lösung ist enorm: Sie erlaubt standortunabhängiges Buchen, was in einer flexiblen bzw. hybriden Arbeitsumgebung unerlässlich ist. Befindet sich ein Mitarbeiter nicht im Büro oder gerade nicht am PC, kann er dennoch jederzeit seine Reservierungen verwalten. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Absagen rechtzeitig eingegeben werden (damit Räume wieder frei werden) und dass Buchungen stets aktuell sind. Das Ergebnis ist eine höhere Effizienz – Räume bleiben nicht unnötig blockiert, nur weil jemand unterwegs ist und keine Gelegenheit hatte, eine nicht mehr benötigte Buchung zu löschen. Unsere mobilen Apps werden mit besonderem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit gestaltet: Sie bieten intuitive Bedienung, die schnelle Suche nach verfügbaren Räumen und sogar Karten oder Wegbeschreibungen zum Raum. Eine hohe Nutzungsrate der App führt auch dazu, dass umfassendere Daten zur Verfügung stehen (jede Buchung oder Änderung fließt ins zentrale System ein). In Bezug auf Governance werden in der App natürlich die gleichen Regeln und Berechtigungen angewendet wie am Desktop; integrierte Sicherheitsmechanismen (z.B. Anmeldung über das Unternehmens-Login) stellen die Compliance sicher. Insgesamt steigert eine mobile App die Zugänglichkeit und Nutzung des Buchungssystems erheblich und sorgt dafür, dass die Investition in digitale Buchung maximal wirksam wird.

Daten sind nur dann wertvoll, wenn sie verständlich aufbereitet und nutzbar gemacht werden. Unser Service für Daten-Reporting und Dashboards liefert maßgeschneiderte Analysen und regelmäßige Berichte, die visualisieren, wie Besprechungsräume und Ressourcen genutzt werden. Wir richten Dashboards ein, die wichtige Kennzahlen anzeigen – zum Beispiel durchschnittliche Belegungsraten, Auslastung zu Spitzenzeiten, Vorlaufzeiten bei Buchungen, No-Show-Quoten oder die meist- und wenigstgenutzten Räume – jeweils angepasst an die Prioritäten des Kunden. Je nach Bedarf konfigurieren wir Standard-Analysetools oder entwickeln individuelle Business-Intelligence-Berichte, die sich auch mit anderen Unternehmensdaten verknüpfen lassen. Im täglichen Betrieb verschaffen diese Dashboards Facility Managern und Führungskräften klare Einblicke in die Ressourcennutzung und Trends. Ein Dashboard kann zum Beispiel deutlich machen, dass ein bestimmter Konferenzraum zwar zu 80% der Zeit gebucht ist, aber tatsächlich nur zu 50% ausgelastet wird – was auf ein Problem mit No-Shows oder einer zu großzügigen Raumwahl hindeutet. Mit solchen Erkenntnissen kann das Management datenbasierte Entscheidungen treffen, um Richtlinien oder Ressourcen anzupassen – etwa mehr kleine Meetingräume schaffen, wenn viele kleine Besprechungen derzeit große Räume blockieren, oder Buchungsrichtlinien ändern, um eine gerechtere Verteilung zu erreichen. Das Ergebnis sind verbesserte Effizienz und oft spürbare Kosteneinsparungen, da Entscheidungen über Immobilien (Erweiterung, Reduzierung oder Umnutzung von Flächen) auf soliden Fakten statt auf Bauchgefühl beruhen. Die Berichte unterstützen außerdem die Governance, indem sie Transparenz schaffen: Sie können in Audits oder Management-Reviews genutzt werden, um nachzuweisen, dass die Flächennutzung den Unternehmensvorgaben entspricht, und um Verantwortlichkeit für die Nutzung von Ressourcen zu fördern. Und aus Sicht der Mitarbeitenden profitiert letztlich die gesamte Organisation, denn datengetriebene Anpassungen führen in der Regel dazu, dass das Angebot an Besprechungsräumen besser mit der Nachfrage übereinstimmt – die Belegschaft findet also leichter den Raum und die Ausstattung, die sie benötigt, wann sie sie benötigt.

Der Umgang mit Buchungs- und Belegungsdaten bringt Verantwortung mit sich. Unser Service zur Compliance- und Governance-Ausrichtung stellt sicher, dass alle digitalen Buchungs- und Überwachungssysteme den Anforderungen der DSGVO, der Datensicherheit sowie den internen Governance-Richtlinien entsprechen. Der Leistungsumfang beinhaltet die Überprüfung, wie Buchungs- und Sensordaten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, und die Umsetzung geeigneter Maßnahmen wie Datenanonymisierung, Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien. Wir unterstützen außerdem bei der Definition von Governance-Regeln für die Systemnutzung – zum Beispiel, wer detaillierte Belegungsanalysen einsehen darf, wie lange Daten vorgehalten werden oder welche Datenschutzhinweise für Mitarbeitende erforderlich sind. Der operative Mehrwert dieses Services liegt in der Risikominimierung und dem beruhigenden Gefühl der Sicherheit: Indem wir Compliance von Anfang an einbeziehen, vermeiden wir teure rechtliche oder ethische Probleme zu einem späteren Zeitpunkt. So wird z.B. Sensorik zur Raumerkennung so konfiguriert, dass keine personenbezogenen Daten erfasst werden, und alle Benutzeraktionen im Buchungssystem werden geschützt übertragen und gespeichert. Die Ausrichtung an Governance bedeutet auch, dass das Buchungssystem betriebliche Regeln durchsetzen kann – etwa wie lange im Voraus Räume gebucht werden dürfen, wie mit wiederkehrenden Reservierungen umzugehen ist oder welche Informationen bei einer Buchung angegeben werden müssen. Diese genaue Beachtung von Compliance und internen Vorgaben stellt sicher, dass unsere digitalen Arbeitsplatzlösungen die übergeordneten Regeln und die Kultur der Organisation unterstützen, anstatt ihnen zuwiderzulaufen. Unsere Kunden können darauf vertrauen, dass ihre Besprechungsraumdaten ethisch und rechtlich einwandfrei behandelt werden. Das wiederum fördert das Vertrauen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden – sie nutzen ein System eher gern, wenn sie wissen, dass es ihre Privatsphäre respektiert und innerhalb vereinbarter Richtlinien betrieben wird.

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Mit unserem Service für kontinuierliche Verbesserung und Anpassung bieten wir laufenden Support und Beratung, um das Buchungs- und Analysesystem im Zeitverlauf weiter zu optimieren. Nach der Ersteinführung etablieren wir Feedback-Schleifen, indem wir Rückmeldungen der Nutzer sammeln, die Systemleistung überwachen und neue Datentrends im sich wandelnden Arbeitsumfeld analysieren. Zum Leistungsumfang gehören regelmäßige Review-Meetings, Software-Updates, das Hinzufügen neuer Funktionen oder Integrationen sowie Anpassungen der Konfiguration, wenn sich die Bedürfnisse der Organisation ändern. Im operativen Alltag sorgt dieser Service dafür, dass die Lösung auch langfristig effizient und nutzerzentriert bleibt. Zeichnen sich in den Analysen beispielsweise häufig sehr kurzfristige Buchungen ab, könnten wir empfehlen, spezielle kurzfristig verfügbare Huddle Spaces einzurichten oder im System eine Funktion für „Sofort-Meetings“ zu aktivieren. Oder falls Mitarbeitende mit einer bestimmten Funktion der App Schwierigkeiten haben, nehmen wir Optimierungen in der Benutzeroberfläche vor oder bieten zusätzliche Schulungen an. Dieser Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung geht Hand in Hand mit guter Governance, da das System so stets an neue Vorschriften oder interne Richtlinien angepasst werden kann (etwa wenn sich Datenschutzgesetze ändern oder das Unternehmen neue Buchungsgrundsätze einführt). Er ermöglicht der Organisation auch, auf Veränderungen zu reagieren, wie z.B. eine steigende Remote-Arbeit-Quote, Unternehmenswachstum oder neue Kollaborationsformen. Für die Zufriedenheit der Nutzenden ist der Vorteil klar: Das System bleibt nicht statisch, sondern entwickelt sich mit ihren Bedürfnissen weiter. Dies zeigt den Mitarbeitenden, dass ihr Feedback wertgeschätzt wird und führt zu einem stetig verbesserten System, das im Alltag gerne genutzt wird. Im Laufe der Zeit entsteht so ein ausgereiftes, optimiertes Buchungs- und Analysesystem, das fortwährend einen hohen Mehrwert liefert.

• Maßgeschneiderte, modulare Lösungen: Alle unsere Services werden als einzeln buchbare Module angeboten, sodass Kunden genau die Bausteine wählen können, die sie benötigen. Wir passen jedes Modul an die spezifischen Anforderungen der Organisation an und stellen so sicher, dass die Lösung passgenau die individuellen Herausforderungen und Ziele adressiert.

• Transparenz & Effizienz: Digitale Buchungssysteme und sensorbasierte Analysen schaffen volle Transparenz darüber, wie Räume und Ressourcen genutzt werden. Diese Sichtbarkeit beseitigt das Rätselraten und die Ineffizienzen manueller Verwaltungsprozesse. Ihre Organisation erreicht eine höhere Effizienz, indem Buchungsabläufe effizienter werden und ungenutzte Flächen oder Leerlaufzeiten reduziert werden – das führt zu reibungsloseren Abläufen und produktiveren Mitarbeitenden.

• Optimierte Auslastung & Kosteneinsparungen: Durch datengestützte Erkenntnisse und Optimierungsstrategien können Unternehmen die Nutzung ihrer Räume und Ressourcen deutlich verbessern. Eine optimierte Auslastung schlägt sich oft in Kosteneinsparungen nieder – etwa weil weniger zusätzliche Flächen angemietet werden müssen oder Energiekosten gesenkt werden können, wenn ungenutzte Räume nicht permanent klimatisiert oder beleuchtet werden. Eine bessere Raumnutzung unterstützt zudem Nachhaltigkeitsziele, da das Unternehmen nur die Ressourcen verbraucht, die es tatsächlich benötigt, und so den ökologischen Fußabdruck ungenutzter Flächen minimiert.

• Compliance & Benutzerakzeptanz: Unsere Lösungen sind von Grund auf DSGVO-konform und sicher gestaltet und damit vom ersten Tag an im Einklang mit Ihren Governance-Vorgaben. Gleichzeitig entwickeln wir sie mit Fokus auf die Endnutzer – intuitive Bedienung und praktische Funktionen sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Diese Kombination aus Compliance und Anwenderfreundlichkeit ermöglicht es, die Einhaltung von Datenschutz und Richtlinien zu gewährleisten, ohne die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Im Gegenteil: Ihre Belegschaft profitiert von einer modernen, flexiblen Workplace-Lösung, die ihnen ein besseres Arbeitserlebnis bietet und sie dabei unterstützt, produktiver zu sein.