EINE EFFIZIENTE RAUMBELEGUNG IST ENTSCHEIDEND FÜR DIE OPTIMIERUNG DER NUTZUNG VON BESPRECHUNGSRÄUMEN UND DIE STEIGERUNG DER PRODUKTIVITÄT IM UNTERNEHMEN
Moderne Raumbuchungssysteme ermöglichen eine einfache Planung und Organisation von Meetings, indem sie die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten in Echtzeit anzeigen. Durch die Verwendung von digitalen Raumbelegungsanzeigen können Mitarbeiter schnell den geeigneten Raum für ihre Bedürfnisse finden und Doppelbuchungen vermeiden.
Im Rahmen der Zuständigkeit ergeben sich in der Regel die folgenden Aufgaben:
Mit der obersten Leitung abgestimmte Räume für Veranstaltungsdienste (unter Berücksichtigung von Bewirtungsmöglichkeiten, betrieblicher Sicherheit, und der für Veranstaltungen geltenden rechtlichen Vorschriften) für betriebliche Veranstaltungen planen und zur Verfügung stellen
Aufnahme dieser Räume mit ihren wichtigen Eigenschaften (Belegungszahl, Raumkonditionen usw.) in die Raumbelegungsplanung (DV-gestützt),
Entgegennahme von Aufträgen über Telefon, E-Mail, Anrufbeantworter durch die zuständige Stelle,
Annahmezeiten usw. bekannt machen,
Öffnungszeiten ggf. ändern,
bei Belegung Hilfe für Ausweichtermine geben, ggf. umorganisieren,
Ordnungsdienst organisieren, falls erforderlich,
Überprüfung auf ausreichenden Versicherungsschutz,
Parkmöglichkeiten zur Verfügung stellen,
Anfahrskizzen ausgeben,
Sicherheitsdienste ggf. umorganisieren,
nach Veranstaltungsende abschließen usw.,
ggf. Sonderreinigung veranlassen und kontrollieren.
Die Betreuung im Sinne von Ansprechbarkeit, Lenkung und Beantwortung von Fragen ob liegt dieser Stelle im Grunde genommen nicht. Falls das Unternehmen einen gesonderten Veranstaltungsdienst unterhält, wären das dessen Aufgaben. Ansonsten sollten diese betreuenden Aufgaben dem jeweiligen Veranstalter obliegen.
Im Laufe der Zeit spielt sich ein, was in den einzelnen Räumen benötigt wird. Wenn dieser Zustand erreicht ist, sind Ausrüstungen lediglich zu ergänzen und auf ihre Funktion zu prüfen.
Bei außerordentlichen Veranstaltungen, für die die betrieblichen Einrichtungen nicht ausgestattet sind, sollte man die Veranstaltung grundsätzlich außer Haus durchführen.
Auf diese Weise sind die vorbereitenden Arbeiten stets gering.
Information von Pforte, Empfang, Sicherheitsdiensten
Es sind alle Mitarbeiter zu informieren, die die Veranstaltung mittelbar und unmittelbar tangiert.
Dazu gehört auf jeden Fall der Sicherheitsdienst.
Bei Teilnahme von Betriebsfremden ist die zu benutzende Zugangspforte anzugeben.
Der Empfang ist zu instruieren und falls erforderlich zu verstärken und mit einer Namensliste auszustatten.
Die Namensliste ist zu führen und nach Ende der Veranstaltung abzurechnen. Bei Unstimmigkeiten sind fehlende Personen zu suchen.
ggf. Garderobe
Entsprechend der Jahreszeit ist die Abgabe der Garderobe zu organisieren
Diese ist durch Vertrauenspersonen während der Veranstaltung zu bewachen, oder der Sicherheitsdienst wird hiermit beauftragt. Inwieweit versicherungsrechtliche Fragen zuvor zu klären sind, um gegen Entwendung jeglicher Art gewappnet zu sein, sollte vorher grundsätzlich im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen geklärt sein.
Endreinigung
Falls es einen Reinigungsvertrag mit einem Reinigungsunternehmen gibt, sollte diese Aufgabe hier geregelt sein. Vorteilhaft ist es immer, wenn sofort nach der Veranstaltung die Reinigung durchgeführt wird. Wegen der teilweise recht unterschiedlichen Aufgaben, die bei der Reinigung anfallen können, sollte diese Aufgabe im Reinigungsvertrag als Sonderreinigung vereinbart werden.
Übliche Aufgaben hierbei sind die folgenden:
Herrichten des Mobiliars, der Technik usw. für den Normalbetrieb.
Spülen des schmutzigen Geschirrs einschl. Gläser.
Stapelung des Geschirrs in die dafür vorgesehenen Behältnisse und Schränke.
Reinigung und Pflege der Spülmaschine nach Gebrauch.
Küchenreinigung inkl. Spülküche, falls benutzt.
Fertigmeldung an Veranstaltungsleiter durch Vorarbeiter des Reinigungspersonals.
Grundsätzlich ist auf eine klare Aufgabenregelung zu achten. So macht es beispielsweise keinen Sinn, wenn die Haushandwerker bzw. der technische Service im Rahmen der Vorbereitung der Veranstaltung die Möblierung durchführt und wenn am Ende mit der Herrichtung des Mobiliars das Reinigungsunternehmen beauftragt wird. Also muss hier auch eine gewisse Koordination erfolgen. Das ist nicht immer leicht, weil häufig zu sehr später Stunde Personal eingesetzt werden muss.
