Technische Details für Besprechungsraumplanung

Die Qualität eines Besprechungsraums wird wesentlich von seiner Gestaltung und technischen Ausstattung bestimmt. In Leistungsphase 5 gilt es, das entwurfsplanerische Konzept in ausgearbeitete Details zu überführen, die nicht nur ästhetisch ansprechend sind, sondern auch funktional und technisch durchdacht. In diesem Kapitel betrachten wir zunächst die Gestaltungsaspekte (Innenraumgestaltung, Materialien, Beleuchtung im Kontext der Gestaltung) und gehen dann auf die Raumakustik sowie die Medientechnik ein. Diese drei Themenfelder sind eng miteinander verzahnt: So beeinflusst z.B. die Materialwahl sowohl die Optik als auch die Akustik, und die Integration von Präsentationstechnik wirkt sich auf Möblierung und Beleuchtung aus. Ein disziplinübergreifender Planungsansatz ist daher gefragt – Architekten, Innenarchitekten, Akustiker und Medientechnik-Planer sollten in LPH 5 koordiniert zusammenarbeiten, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Die Innenraumgestaltung von Besprechungsräumen verfolgt das Ziel, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, die Konzentration und Zusammenarbeit fördert. In der Ausführungsplanung werden dazu Materialien, Farben, Oberflächen und Beleuchtungskörper verbindlich festgelegt. Moderne Besprechungsräume verbinden dabei ästhetisches Design mit Funktionalität und Nachhaltigkeit. Dies bedeutet beispielsweise: robuste und pflegeleichte Materialien, die gleichzeitig hochwertig aussehen; ein Farbkonzept, das die Corporate Identity des Unternehmens reflektiert, aber auch positiv auf die Stimmung wirkt; und Möbel, die ergonomisch sowie flexibel einsetzbar sind.

Möblierung und Layout sind zentrale Gestaltungsaspekte (Kapitel 4 behandelt Möblierung detailliert). Bereits im Entwurf wurde die Grundrissaufteilung festgelegt – in LPH 5 geht es nun um Feinausarbeitung: Die gewählten Tische, Stühle, ggf. Podeste oder Sideboards werden mit exakten Maßen und Positionen in den Plan eingetragen. Wichtig ist, den Raum nicht zu überfrachten: Es muss ausreichend Platz für Bewegung und unterschiedliche Nutzungen bleiben. Eine typische Anforderung ist z.B., dass entlang der Wände genügend Abstellfläche für zusätzliches Mobiliar (etwa ein Buffettisch bei Veranstaltungen oder zusätzliche Stühle) vorgesehen wird, ohne die Verkehrswege zu blockieren.

Die Beleuchtungsgestaltung ist ebenfalls Teil des gestalterischen Konzepts. Licht beeinflusst maßgeblich die Raumwirkung und muss im Besprechungsraum sowohl repräsentativen Ansprüchen genügen (z.B. in Vorstands- oder Kundenzonen) als auch funktionale Helligkeit bieten. Gestalterisch gilt: Blendfreies, harmonisches Grundlicht und gezielte Akzentbeleuchtung kombinieren. Häufig werden Einbau- oder Pendelleuchten so angeordnet, dass der Konferenztisch gleichmäßig ausgeleuchtet ist, ohne Schatten oder Blendungen auf Gesichtern oder Bildschirmen. Bei repräsentativen Räumen kommen oft dekorative Designleuchten zum Einsatz, doch auch diese sollten in der Lichtplanung funktional durchdacht sein (Lichtfarbe, Abstrahlcharakteristik, Dimmbarkeit). In kreativen Besprechungsumgebungen – etwa Kollaborations- und Workshopräumen – können unkonventionellere Farb- und Lichtkonzepte gewählt werden (etwa veränderliche Lichtfarben zur Stimulation), aber immer unter Wahrung ergonomischer Mindeststandards.

Ein professionelles Gestaltungskonzept bezieht auch Nachhaltigkeitsaspekte mit ein. In LPH 5 werden z.B. konkrete Materialien ausgeschrieben. Hier kann der Planer auf umweltfreundliche, emissionsarme Baustoffe und Einrichtungsgegenstände achten. Beispielsweise bieten sich nachhaltige Materialien wie FSC-zertifiziertes Holz, recycelter Kunststoff oder mineralische Farben ohne Lösemittel an. Auch Langlebigkeit ist ein wichtiger Faktor: Qualitativ hochwertige Möbel und modulare Systeme stellen sicher, dass der Besprechungsraum nicht nach wenigen Jahren wieder renoviert werden muss. In der Ausführungsplanung sollten daher konkrete Hersteller- und Produktvorschläge geprüft werden, um den nachhaltigen Ansatz umzusetzen.

Zusammenfassend garantiert die sorgfältige gestalterische Ausführungsplanung, dass der Besprechungsraum ästhetisch ansprechend, funktional und an die Identität der Organisation angepasst ist. Sie stellt den Nutzen für die Nutzer in den Vordergrund: ein Raum, der sich flexibel an neue Anforderungen anpasst, der technisch „state of the art“ ist und in dem man sich gerne aufhält. Jedes Detail – von der Türdrückergarnitur bis zur Farbe des Teppichbodens – wird bewusst gewählt und im Plan festgehalten. Dadurch entsteht ein konsistentes Gesamtbild, das die Vision des Bauherrn widerspiegelt.

Eine gute Raumakustik ist für Besprechungsräume absolut entscheidend, da Verständigung und Konzentration sonst leiden. Planerisch umfasst dies zwei Aspekte: den Schallschutz nach außen (und gegenüber Nachbarräumen) und die akustische Gestaltung des Innenraums (Raumakustik). Beide müssen in LPH 5 detailliert berücksichtigt und umgesetzt werden.

Schallschutz nach außen: Besprechungsräume erfordern oft Vertraulichkeit. Daher sollte die Bauakustik (Luftschalldämmung der Wände, Decken, Türen) so ausgelegt sein, dass Gespräche im Raum nicht ungewollt nach außen dringen und umgekehrt Störungen von außen minimiert werden. Hier gelten die Vorgaben der DIN 4109 (Schallschutz im Hochbau) sowie – für Büroumgebungen – Empfehlungen der VDI 2569. Ein ruhiger Besprechungsraum sollte z.B. nicht an sehr laute Bereiche (wie Druckerräume oder Kantinen) grenzen, oder es müssen entsprechende bauliche Maßnahmen getroffen werden (z.B. doppelte Wände, Schallschleusen). In der Ausführungsplanung werden hierfür Konstruktionsdetails festgelegt: Wandaufbauten mit definierten Schalldämm-Maßen, eventuell entkoppelte Installationen, schallgedämmte Lüftungskanäle usw. Auch die Tür ist oft eine Schwachstelle – hier können schallgedämmte Türblätter mit umlaufenden Dichtungen und Absenkdichtungen zum Einsatz kommen. Trittschall von oben (wenn der Raum überlagert ist) wird durch geeignete Deckenauflagen oder abgehängte Deckenkonstruktionen gemindert. All diese Details müssen im Ausführungsplan stehen (Material, Stärke, Anschlüsse), damit die ausführenden Firmen den Schallschutz korrekt umsetzen können.

Raumakustik (Innenraum): Hier geht es um die Hörsamkeit und Sprachverständlichkeit innerhalb des Besprechungsraums. Nach den anerkannten Regeln der Technik – insbesondere DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“ – sind Besprechungs- und Konferenzräume so zu planen, dass angemessene Nachhallzeiten erzielt werden und eine gute Sprachverständlichkeit gewährleistet ist. DIN 18041 gilt für Räume bis 5000 m³ Volumen und ordnet Konferenz- und Schulungsräume der Raumgruppe A (Kommunikationsräume) zu. Diese Gruppe hat strengere Anforderungen als normale Büroräume (Gruppe B), da hier die sprachliche Kommunikation im Vordergrund steht. Konkret definiert DIN 18041 abhängig vom Raumvolumen Ziel-Nachhallzeiten. Beispielsweise können für einen mittelgroßen Besprechungsraum (etwa 50–100 m³) Nachhallzeiten um 0,6–0,8 Sekunden als Zielwert gelten. Für sehr große Konferenzräume oder Räume mit Videokonferenz und hörgeschädigten Teilnehmern empfiehlt die Norm sogar noch kürzere Werte (Kategorie A4 der DIN 18041). In der Praxis ist es Aufgabe des Planers in LPH 5, die erforderliche Absorptionsfläche zu berechnen und die richtigen Materialien auszuwählen, um diese Nachhallzeiten zu erreichen.

• Deckensegel oder Akustikdeckenplatten: Eine abgehängte Akustikdecke mit hohem Absorptionsgrad (αw nahe 1) ist oft die effektivste Maßnahme gegen Nachhall. Im Plan werden Deckenraster, Material (z.B. mineralfaserbasierte Platten oder Holzlochdecken mit Vlies) und ggf. zusätzliche Absorber in Randbereichen eingezeichnet. Breitbandige Absorber sind besonders wichtig, um alle relevanten Frequenzen der Sprache (ca. 125 Hz – 4000 Hz) ausreichend zu dämpfen.

• Wandabsorber: Insbesondere in kleineren Räumen oder solchen mit viel Glas/Beton (harte reflektierende Flächen) sollten Wandbereiche mit schallabsorbierendem Material ausgestattet werden. Das können spezielle Akustikpaneele aus Stoff, Holz, PET-Faser oder Schaum sein. In LPH 5 sind dafür die genauen Positionen und Befestigungen festzulegen (z.B. rund um den Präsentationsbildschirm oder an Rückwänden). Wie Fachartikel zeigen, empfiehlt es sich vor allem in Räumen mit stark reflektierenden Oberflächen (Glas, Beton), Absorber einzuplanen, um Nachhall und Echos zu vermeiden. Leuchten mit integrierter Schallabsorption bieten einen kombinierten Ansatz: Moderne Pendelleuchten verfügen teils über schallabsorbierende Elemente, die Licht und Akustik verbessern. Solche akustisch wirksamen Leuchten können insbesondere in designorientierten Räumen eine doppelte Funktion erfüllen. Die Reduktion der Nachhallzeit trägt hierbei direkt zu einer klaren und entspannten Kommunikation bei und steigert das Wohlbefinden im Raum.

• Bodenbeläge und Mobiliar: Teppichboden oder andere weiche Beläge helfen, Trittschall und Schallreflexionen am Boden zu reduzieren. In der Ausführungsplanung wird das Material (z.B. Teppichfliesen mit entsprechendem Schalldämmmaß) festgelegt. Auch das Mobiliar (Polsterstühle, Vorhänge) trägt zur Schallabsorption bei – DIN 18041 berücksichtigt dies, indem Nachhallzeiten für einen möblierten und besetzten Raum berechnet werden sollen. In der Planung sollte man auch geringere Belegungsdichten vorsehen: Ein Raum der selten voll besetzt ist, benötigt u.U. zusätzliche Absorption, da sonst in halbleerer Belegung der Nachhall wieder steigt.

• Raumform und Layout: Konstruktive Maßnahmen wie unregelmäßige Grundrisse, Schrägen oder Diffusoren können Flatterechos oder stehende Wellen reduzieren. In LPH 5 kann z.B. vorgesehen werden, dass große parallel gegenüberliegende Flächen vermieden oder durch Einrichtung (Regale, Mobile Walls) unterbrochen werden. Kantenabsorber in abgehängten Decken (zusätzliche Dämmstofflagen in Raumecken) sind etwa eine empfohlene Maßnahme, um tieffrequente Dröhnmoden zu bekämpfen – solche Lösungen müssen allerdings detailliert beschrieben werden, da sie meist projektspezifisch sind.

Für die Raumakustik ist eine enge Zusammenarbeit mit Fachplanern sinnvoll. Oft wird in LPH 5 auch eine Raumakustik-Simulation oder -Berechnung durchgeführt, deren Ergebnisse in die Ausführungspläne einfließen (z.B. Nachweis, dass Nachhallzeit gemäß DIN 18041 erreicht wird, entweder durch Handrechnung nach Normvorgaben oder Software-gestützt). Wichtig ist zudem, die Anordnung von Mikrofonen und Lautsprechern (Medientechnik) mit zu betrachten – diese wird im nächsten Abschnitt behandelt, hat aber akustische Auswirkungen (z.B. Feedback-Schleifen vermeiden, Abstände einhalten).

Nicht zuletzt darf der Schutz vor Lärm innerhalb des Raumes nicht vergessen werden. Selbst bei guter Nachhallzeit können Störgeräusche die Konzentration beeinträchtigen. Dazu zählen Klimageräte, Lüftungsanlagen oder Betriebsgeräusche von Projektoren/Computern. Die ASR A3.7 „Lärm“ als Arbeitsstättenregel fordert, Lärm am Arbeitsplatz möglichst gering zu halten – Orientierungswerte für Büros liegen z.B. bei unter 55 dB(A) Hintergrundgeräusch. In der Ausführungsplanung sollte daher z.B. festgelegt werden, dass Lüftungsventile geräuscharm (mit Schalldämpfern in den Kanälen) ausgeführt werden und AV-Geräte mit Lüftern nur in ausreichender Entfernung oder in Technikschränken mit Belüftung installiert werden. Hier lohnt sich die Rücksprache mit TGA-Fachplanern: Ggf. kann man z.B. eine geringere Luftaustrittsgeschwindigkeit anstreben oder einen externen Projektorraum vorsehen, wenn hochleistungsfähige Beamer genutzt werden.

In Summe sorgt die akustische Ausführungsplanung dafür, dass Besprechungsräume klanglich optimiert sind: Gespräche können in normaler Lautstärke geführt werden, jeder versteht den anderen gut und Nachhall, Echo oder Lärmpegel stören nicht. Dies erhöht nicht nur die Effizienz der Meetings, sondern ist auch ein Beitrag zum Wohlbefinden der Nutzer. Wie Experten betonen, führt eine gute Akustik dazu, dass man automatisch leiser und entspannter spricht, wenn der Raum nicht dröhnt. Die Planung solcher Qualitäten erfordert zwar Detailarbeit (Materialauswahl, Positionierung, Tests), zahlt sich aber im täglichen Gebrauch des Raumes aus.

Moderne Besprechungsräume sind High-Tech-Umgebungen. Medientechnik – von Bildschirmen und Projektoren über Videokonferenzsysteme bis zu Raumsteuerungen – spielt eine zentrale Rolle dafür, dass Meetings effizient ablaufen. In Leistungsphase 5 müssen all diese technischen Systeme koordiniert geplant und detailliert integriert werden. Dies betrifft sowohl die Auswahl konkreter Geräte als auch die bauliche Vorbereitung (Strom, Daten, Aufhängungen) und die Bedienkonzepte.

Zunächst ist zu definieren, welche Präsentations- und Anzeigeelemente der Raum erhält. Üblich ist mindestens ein großer Flachbildschirm oder Beamer mit Leinwand. In der Ausführungsplanung wird die genaue Positionierung dieser Anzeigeelemente festgelegt – etwa an der Stirnseite oder bei hybrider Ausrichtung auch an einer Längsseite (siehe Abb. 1 rechts). Wichtig ist, dass alle Sitzplätze gute Sicht darauf haben. Bei großen Räumen oder U-förmigen Bestuhlungen können auch mehrere Monitore sinnvoll sein, um keine „toten Winkel“ zu haben. Die Wand, an der ein Display hängt, muss entsprechende Tragfähigkeit aufweisen – in den Ausführungsplänen also ggf. mit Verstärkungen (z.B. Spanplatte hinter Gipskarton) versehen. Auch etwaige Beamer-Deckenhalterungen inklusive Strom- und Signalzuführung werden nun verortet. Hierzu zeichnet man Deckenauslässe für Strom und ggf. einen Kabelkanal zum Beamer-Standort ein.

Ein Herzstück ist die Videokonferenztechnik. Hybride Besprechungen sind heute an der Tagesordnung. Die technische Integration von Remote-Teilnehmern soll gleichwertig erfolgen – d.h. die Kamera muss alle Personen im Raum erfassen, die Mikrofone alle Stimmen klar aufnehmen, und die Lautsprecher sollen die entfernten Teilnehmer gut verständlich wiedergeben. In LPH 5 müssen daher genaue Angaben zu Kamerastandort und -typ gemacht werden. Oft kommt eine Zentralkamera unter oder über dem Hauptbildschirm zum Einsatz, manchmal sind jedoch mehrere Kameras oder automatische Tracking-Kameras gewünscht (etwa in großen Räumen, damit Sprecher immer im Bild sind). Die Kamera sollte auf Augenhöhe der sitzenden Teilnehmer und mittig zur Tischanordnung platziert sein, um einen natürlichen Blickwinkel zu gewährleisten. Mikrofone: Hier bieten sich entweder Tischmikrofone, Deckenmikrofone (z.B. Matrix-Mikrofone in abgehängter Decke) oder Konferenzspinnen/Videobars an. All-in-One-Videokonferenzleisten mit integrierter Kamera, Mikrofon und Lautsprecher sind für kleinere Räume oft ideal. In jedem Fall müssen Verkabelung und Montageorte in den Plänen festgelegt werden. Deckenmikrofone benötigen z.B. Vorrichtungen in der Decke und Anschluss an die Medientechnik-Zentrale.

Audiotechnik im Raum: Neben Mikrofonen sind Lautsprecher oder Beschallungsanlagen zu berücksichtigen. In kleineren Räumen reichen oft die TV-Lautsprecher oder die einer Videobar. In größeren Räumen plant man jedoch ggf. zusätzliche Lautsprecher, z.B. Einbaulautsprecher in der Decke oder Wandlautsprecher, um gleichmäßigen Klang zu garantieren. Hier müssen Tontechniker und Architekt zusammenarbeiten, um ästhetische Integration (z.B. Lautsprechergitter in Deckensegeln) und akustisch gute Platzierung (direkter Schall im Zuhörerbereich, Vermeidung von Echo über Mikrofone) zu erreichen. Bose Professional empfiehlt etwa, die Lautsprecher und Mikrofone so abzustimmen, dass Rückkopplungen vermieden und die Klangdeckung homogen ist (entsprechende Planungstipps in herstellerneutraler Form fließen in Ausführungsdetails ein, z.B. Beschallungszonen im Plan markieren).

Kabelmanagement und Anschlüsse: Ein oft unterschätzter Teil der Ausführungsplanung ist die Planung von Kabelwegen und Anschlusspunkten. Um einen Besprechungsraum funktionsfähig zu machen, bedarf es zahlreicher Strom- und Datenanschlüsse.

• Bodentanks oder Kabelkanäle im Boden: Damit in der Raummitte (wo der Tisch steht) Strom und Daten vorhanden sind, plant man Bodentanks unter dem Konferenztisch. In LPH 5 werden deren genaue Lage (in Abstimmung mit Statik und evtl. Hohlraumboden) festgelegt. Sie enthalten typischerweise Schutzkontakt-Steckdosen, Netzwerkdosen und HDMI/DisplayPort-Anschlüsse oder zumindest Leerverrohrung dahin.

• Tischanschlussfelder: Hochwertige Konferenztische haben integrierte Anschlussfelder mit Steckdosen und oft HDMI/USB-C Ports. Falls vorgesehen, muss geklärt sein, wie diese an die Haustechnik angeschlossen werden. In Zeichnungen wird eventuell ein Schema beigefügt oder in der Leistungsbeschreibung definiert, welches System zu installieren ist.

• Wandanschlüsse: Neben dem Bildschirm sollte mindestens eine Medienanschlussdose (Netzwerk, HDMI) sein, falls jemand direkt einen Laptop anschließen will. Auch für Lautsprecher in Wänden oder Decken werden Leitungen geplant.

• Wireless Presentation: Immer häufiger werden kabellose Präsentationssysteme eingeplant (z.B. Barco ClickShare). In der Planung bedeutet dies, einen USB-Dongle oder Transmitter fest zu installieren, der mit dem Bildschirm/Beamer verbunden ist. Die Empfehlung lautet, eine solche drahtlose Lösung vorzusehen, um Kabelsalat und Adaptersuche zu vermeiden. Dennoch sollten Backup-Kabelanschlüsse verfügbar sein, falls die Funkverbindung ausfällt oder Gäste eigene Geräte anschließen wollen.

Raumsteuerung und Automation: Ein modernes Besprechungszimmer kann komplexe Technik enthalten, die aber einfach bedienbar sein muss

• Bekommt der Raum ein Touchpanel an der Wand oder auf dem Tisch, über das Licht, Beschattung und AV-Technik gesteuert werden? Wenn ja, muss ein passender Einbauplatz (z.B. Wandaussparung in 1,2 m Höhe neben der Tür, oder eine Docking-Station am Tisch) geplant werden.

• Welche Szenen sind programmiert: z.B. „Präsentationsmodus“ (Licht gedimmt, Leinwand runter, Projektor an) oder „Videokonferenzmodus“ (Raumlicht auf videofreundliche Helligkeit, Kamera an, Ton auf)? Bereits in der Planung sollte man diese Anforderungen definieren, damit die Programmierung entsprechend beauftragt wird.

• Automationen: z.B. automatische Jalousiensteuerung bei Beamer-Betrieb, oder Präsenzmelder gekoppelt mit dem Licht/HVAC. Falls vorgesehen, sind entsprechende Sensoren (Präsenzmelder an der Decke) in den Plan aufzunehmen und Schnittstellen zur Gebäudeleittechnik zu definieren.

Smarte One-Touch-Steuerungen erleichtern die Bedienung und reduzieren Fehler. Diese Philosophie sollte in LPH 5 umgesetzt sein: Der Raum darf technisch anspruchsvoll sein, muss aber vom User Experience-Standpunkt intuitiv bleiben. Das bedeutet auch, Beschriftungen für Bedienelemente vorzusehen (z.B. am Touchpanel klare Icons) – solche Details werden zwar meist erst im Betrieb optimiert, aber die Grundlage (Sprachsteuerung ja/nein, Touchpanel wo) wird jetzt gelegt.

• Ausreichende Zahl an Netzwerkanschlüssen (LAN), idealerweise mindestens eine Gigabit-Leitung für das Videokonferenzsystem, evtl. zusätzliche für einen fest installierten PC oder Server im Raum.

• WLAN-Abdeckung: Meist wird ein WLAN-Access-Point in oder nahe dem Raum benötigt. In LPH 5 kann vorgesehen sein, einen Access-Point an der Decke (Zugang zu Kabeltrasse) zu installieren. Der IT-Planer sollte hier seine Anforderungen einbringen. Es wird empfohlen, dedizierte WLANs für Meetings einzurichten, um Bandbreitenprobleme zu vermeiden. Dies ist zwar eher eine Konfigurationsfrage, aber baulich muss der Netzwerkanschluss dafür vorhanden sein.

• Netzwerksicherheit: Da in Besprechungen oft vertrauliche Daten übertragen werden, gehört zum digitalen Konzept auch die Absicherung (Firewall, Verschlüsselung). In der Ausführungsplanung spiegelt sich das indirekt wider, z.B. durch abschließbare Medientechnikschränke (damit niemand unbefugt Geräte anklemmt) oder durch getrennte Leitungswege für internes vs. Gäste-Netz.

Raumbuchungssystem: Ein zunehmend wichtiger digitaler Aspekt ist die Integration eines Raumbuchungssystems. Viele Unternehmen nutzen digitale Buchungsanzeigen vor dem Besprechungsraum (kleine Touch-Displays an der Wand oder am Türrahmen), die den Status anzeigen (frei/belegt, nächstes Meeting) und mit dem Kalender vernetzt sind.

• Wo wird das Display angebracht (meist neben der Tür auf 1,50 m Höhe)? Dementsprechend: Versorgung mit Strom (oder PoE) und Datenkabel bis dorthin.

• Türschilder elektronisch: Die fm-connect Publikation beschreibt z.B. den Trend zu elektronischen Türschildern und sogar Schließfächern für Meetingmaterial. Entsprechend könnten in der Planung solche Schränke oder Fächer vorgesehen werden. In der Regel werden das Sonderfälle sein; wichtig ist aber, die Infrastruktur (Strom für elektronische Schlösser, Platzbedarf) zu bedenken.

• Raumsensorik: Optische oder Präsenz-Sensoren, die die Raumnutzung erfassen und ins Facility-Management zurückspielen, werden in modernen Smart Meeting Rooms eingesetzt. Falls der Bauherr so etwas wünscht, sollte LPH 5 die bauliche Integration dafür vorsehen (z.B. Montageort für einen Sensor an der Decke, der Bewegung oder belegte Sitzplätze zählt).

All diese digitalen Aspekte machen aus einem einfachen Meetingraum einen Smart Meeting Room. Der Planer hat die Herausforderung, die verschiedenen Gewerke zu koordinieren: Elektroinstallateure, IT-Techniker, Audio/Video-Spezialisten und natürlich die Bauausführung selbst. Die Ausführungspläne sollten für alle Beteiligten klare Informationen liefern, wo jedes Gerät hinkommt, welche Leitungen gelegt werden müssen und welche Schnittstellen bestehen. Eine anschauliche Möglichkeit ist, neben den architektonischen Plänen auch Schemata oder Blockdiagramme für die Medientechnik beizulegen, die z.B. zeigen, wie die Geräte vernetzt sind (dies ist oft eine besondere Leistung, wird aber empfohlen bei komplexer Technik). Wichtig ist auch, Reservekapazitäten vorzusehen: Ein Leerrohr extra kann später bei einer Erweiterung viel Aufwand sparen.

Es sei betont, dass die Medientechnik-Planung in LPH 5 maßgeblich für den späteren Erfolg ist. Ein gut geplanter Raum erlaubt Meetings ohne technische Pannen, weil alle Kabel dort sind, wo sie gebraucht werden, die Verbindungen stabil laufen und die Nutzer mit einem Knopfdruck alles im Griff haben. Die rasante Digitalisierung verlangt hier up-to-date-Wissen: Was heute Stand der Technik ist (z.B. ein IoT-gestütztes Buchungssystem, hybride Kollaborationsplattformen) sollte möglichst berücksichtigt werden, damit der Raum bei Fertigstellung nicht schon veraltet ist. Durch sorgfältige Ausführungsplanung kann der Architekt gewährleisten, dass die technischen Systeme nicht als Fremdkörper wirken, sondern elegant ins Raumdesign integriert sind – z.B. Kameras unauffällig, Kabel unsichtbar, Technikschränke in Möbeln versteckt – und so Ästhetik und Technik eine Einheit bilden.

Neben Gestaltung, Akustik und Technik darf das Raumklima – also Luftqualität und thermischer Komfort – sowie die Belichtung/Beleuchtung nicht vernachlässigt werden. Diese Faktoren beeinflussen Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit der Nutzer in Besprechungsräumen erheblich. In Leistungsphase 5 werden die entsprechenden Auslegungen und technischen Anlagen aus der TGA-Planung übernommen und in die Ausbauplanung integriert. Architekten müssen sicherstellen, dass Lüftungsauslässe, Heizkörper/Kühlsysteme sowie Beleuchtungskörper richtig positioniert sind, zum Raum passen und die Normvorgaben einhalten.

Luftqualität und Lüftung: In einem Besprechungsraum können sich je nach Größe viele Personen aufhalten, wodurch CO₂-Konzentration und Luftfeuchte schnell ansteigen. Bereits nach 20 Minuten kann in einem geschlossenen Besprechungsraum die Luftqualität deutlich sinken. Daher fordern Arbeitsstättenregeln wie ASR A3.6 „Lüftung“, dass in Besprechungsräumen ausreichend Frischluft zugeführt wird. Die gängige Empfehlung liegt bei 20–30 m³ Frischluft pro Person und Stunde (für sitzende Tätigkeit, Nichtraucher) – dies entspricht etwa 4–6 Luftwechseln in kleinen Räumen pro Stunde, je nach Belegung. In LPH 5 werden vom TGA-Ingenieur berechnete Lüftungsdaten (Volumenströme) in die Zeichnungen übernommen: Zum Beispiel die Anzahl und Position der Zuluft- und Abluftöffnungen an der Decke oder Wand. Es muss geplant werden, dass die Luftströme zugfrei in den Aufenthaltsbereich gelangen (z.B. über Quellauslässe oder Deckensegel mit Induktion). Auch sollte die Lüftung leise sein – nach DIN EN ISO 16032 können für Besprechungsräume z.B. NR 35 (Noise Rating) als Grenzwert dienen, was etwa 35 dB(A) entspricht.

• Heizung und Kühlung: Besprechungsräume haben oft hohe Wärmelasten (durch Personen, Geräte, Beleuchtung). Um das Raumklima angenehm zu halten, muss die Kühlung/Belüftung dimensioniert sein, dass auch im Sommer die Temperatur 26 °C nicht überschreitet (ASR A3.5 gibt 26 °C als Obergrenze für behagliche Raumtemperatur vor). In LPH 5 bedeutet das, die Kühlflächen oder Lüftungskühlleistung ausreichend auszulegen; hierzu werden z.B. Klimageräte, Kühlsegel oder ein Umluftkühler im Plan gezeigt. Umgekehrt sollte im Winter eine Mindesttemperatur von etwa 20 °C erreicht werden (ASR A3.5 fordert für überwiegend sitzende Tätigkeit mindestens 20 °C). Die Planunterlagen müssen Heizkörper (oder Fußbodenheizung) so vorsehen, dass keine Kältezone entsteht. Thermostatventile oder Raumthermostate sollen am Eingang platziert werden und leicht zugänglich sein, damit die Nutzer notfalls manuell regeln können.

• Thermische Behaglichkeit hängt auch von der Luftverteilung ab. Planer sollten darauf achten, dass Lüftungsauslässe nicht direkt auf Sitzplätze gerichtet sind (Zugluft vermeiden) und dass die Strahlungsasymmetrie begrenzt ist (z.B. nicht eine Glasfassade eiskalt und gegenüber ein heißer Heizkörper). Falls Sonnenschutz benötigt wird, gehört dies ebenfalls zum Raumklima: Innenliegende oder außenliegende Jalousien und Vorhänge werden als Bauteile eingeplant. Diese dienen sowohl dem Blendschutz (siehe Beleuchtung) als auch dem sommerlichen Wärmeschutz. Eventuell sind automatische Steuerungen vorgesehen, die mit Klimaanlage und Licht gekoppelt sind (diese muss man im Elektroplan berücksichtigen).

• Ein besonderes Augenmerk gilt der Luftfeuchtigkeit: In normalen Büros ist Befeuchtung selten nötig, meist reicht relative Feuchte 40–60%. Die ASR A3.6 stellt fest, dass üblicherweise keine Befeuchtung erforderlich ist und zu hohe Luftfeuchten (> 70% bei 22 °C) vermieden werden sollen. In Besprechungsräumen entsteht eher trockene Luft (viele Personen + ggf. Klimakühlung). Geplante Bepflanzungen oder mobile Luftreiniger könnten hier helfen, werden aber in LPH 5 selten als fester Bestandteil aufgenommen, eher im Betrieb ergänzt. Dennoch: Ein Ansatz für gutes Klima kann z.B. sein, begrünte Wände oder Pflanzenkübel einzuplanen, die das Klima positiv beeinflussen. Architektonisch muss dafür Platz reserviert werden.

• Sensorik und Monitoring: Im Kontext „Smart Room“ kann man in LPH 5 auch vorsehen, CO₂-Sensoren oder Thermohygrostat im Raum zu installieren, die dem Gebäudemanagement Werte liefern oder Nutzer über eine Ampel informieren, wenn gelüftet werden sollte. Werden solche Systeme gewünscht, sollten sie in den Plänen auftauchen (Position des Sensors in ca. 1,5 m Höhe, Leitung zur Gebäudeleittechnik).

Es ist sicherzustellen, dass das Raumklima den Normen und Regeln entspricht, aber auch die Behaglichkeit gefördert wird: Niemand soll frieren oder schwitzen, die Luft soll frisch sein. Durch die Ausführungsplanung werden TGA und Ausbau koordiniert, sodass z.B. Deckenauslässe genau in abgehängte Deckenelemente passen, oder Heiz-/Kühlpaneele optisch integriert sind. Zudem sollte auf Wartbarkeit geachtet werden: Sind Revisionsklappen für z.B. Lüftungsanlagen eingeplant? Kann ein Filterwechsel erfolgen, ohne die Decke zu zerstören? Solche praktischen Punkte gehören zur Qualitätsplanung.

Der Begriff Belichtung bezieht sich primär auf die Tageslichtversorgung eines Raumes, während Beleuchtung die künstliche Beleuchtung meint. In Besprechungsräumen ist beides relevant: Tageslicht wirkt sich positiv auf Stimmung und Aufmerksamkeit aus, muss aber ggf. blendfrei gemacht werden; Kunstlicht übernimmt bei unzureichendem Tageslicht oder abends die Aufgabe, ausreichende Helligkeit bereitzustellen.

• Tageslicht (Belichtung): Falls der Besprechungsraum Fenster hat, sollte LPH 5 sicherstellen, dass diese optimal genutzt werden. Die Fensterflächen und ihre Einteilung stehen zwar schon fest, aber Aspekte wie innenliegender Blendschutz, Vorhänge oder Lichtlenkung (z.B. Lamellen, die Tageslicht an die Decke reflektieren) können jetzt detailliert geplant werden. Arbeitsstättenrichtlinien (ASR A3.4 „Beleuchtung“) fordern, dass Arbeitsräume möglichst ausreichend Tageslicht bekommen und eine Sichtverbindung nach außen haben. Eine konkrete Kennzahl ist der Tageslichtquotient oder das Verhältnis von Fensterfläche zu Raumgrundfläche. In Konferenzräumen, speziell in Bürogebäuden, wird meist ein Verhältnis um 1:5 bis 1:8 angestrebt (Fensterfläche:Raumfläche), sofern möglich. Licht lenken und steuern: Bei großen Fensterfronten sollte man z.B. Lamellenstores vorsehen, die das Licht so lenken, dass es tief in den Raum gelangt ohne zu blenden. In LPH 5 zeichnet man die Art des Sonnenschutzes ein (Außenjalousie, Screen, Vorhang) und beschreibt ggf. Steuerungen (manuell oder zentral gesteuert). Für Präsentationen ist eine Verdunkelungsmöglichkeit wichtig – das kann ein Verdunkelungsvorhang oder -Rollo sein, der den Raum ausreichend abdunkelt, damit Projektionen sichtbar sind. Auch das gehört in die Ausführungsunterlagen (z.B. Angabe "Verdunkelungsrollo, innenlaufend in Führungsschienen, elektrisch betrieben").

• Kunstlicht (Beleuchtung): Die Beleuchtungsplanung in LPH 5 konkretisiert die Lichtberechnung und Auswahl der Leuchten. Normanforderungen: Gemäß DIN EN 12464-1 „Beleuchtung von Arbeitsstätten – Innenräume“ sind für Besprechungs- und Konferenzbereiche ähnliche Werte wie für Büroarbeitsplätze gefordert. Konkret gilt ein Mindestbeleuchtungsstärkewert von 500 Lux auf der Arbeitsfläche (d.h. auf Tischoberflächen). Das unmittelbare Umfeld sollte mindestens 300 Lux haben, um starke Helligkeitskontraste zu vermeiden. In LPH 5 wird anhand der Leuchtenauswahl und -position geprüft, dass diese Werte erreicht werden. Eine Lichtberechnung oder Herstellerangaben werden genutzt, um z.B. Anzahl der Leuchten festzulegen.

• Leuchtenanordnung: Üblicherweise wird eine Grundbeleuchtung über Deckenleuchten geplant. Das können Einbauleuchten (Downlights, Panels) oder abgependelte Leuchten über dem Tisch sein. Wichtig ist Blendfreiheit (UGR < 19) in Bildschirmarbeitsbereichen; da in Besprechungen oft Laptops benutzt werden, sollte die Beleuchtung Bildschirmarbeit erlauben. Pendelleuchten direkt über dem Konferenztisch sind sehr beliebt, da sie dekorativ sein können und zugleich gezielt die Tischzone ausleuchten. Hersteller bieten hier z.B. Ringleuchten, lineare Leuchten oder Sonderanfertigungen an. In der Ausführungsplanung werden alle Leuchten mit Position (Koordinaten), Montagedetails (Abhängpunkte, Deckenbefestigung) und Anschlüssen (Verkabelungsplan) dargestellt.

• Lichtsteuerung: In modernen Räumen werden Beleuchtungsanlagen tageslicht- und präsenzabhängig gesteuert sowie oft dimmbar ausgeführt. In LPH 5 muss daher das Steuerungssystem (z.B. DALI-Bus oder KNX) mit eingeplant werden.

• Sensoren: Falls ein Tageslichtsensor verwendet wird, muss seine Position (meist an der Decke mit Sicht zum Fenster) eingezeichnet sein.

• Leuchten gruppieren: Es kann sinnvoll sein, separate Lichtgruppen zu bilden, etwa Präsentationslicht (vorne beim Bildschirm, separat schaltbar um den Bereich zu dimmen wenn projiziert wird) und Allgemeinlicht. Auch Akzentbeleuchtung, z.B. Wandfluter für Bilder oder Whiteboards, kann auf eigener Schaltung liegen. Diese Szenarien lassen sich in der Raumsteuerung hinterlegen (siehe 2.3), sollten aber auch im Lichtplan mitbedacht sein.

• Notbeleuchtung: Nicht zu vergessen ist, dass in Besprechungsräumen (falls sie als Versammlungsstätte gelten oder einfach zur Sicherheit) eine Notbeleuchtung und beleuchtete Fluchtwegschilder vorhanden sein müssen. In LPH 5 werden die Standorte der Notleuchten (über Türen, gegebenenfalls unterbrechungsfreie Stromversorgung) festgelegt, oft in Abstimmung mit dem Elektroplaner.

• Blendungs- und Reflexionsvermeidung: Ein spezielles Thema ist die Vermeidung von Blendungen – sowohl direkt von Leuchten als auch indirekt durch Reflexion. Bildschirmflächen (sei es ein Monitor oder ein Whiteboard) dürfen nicht von Leuchten so angestrahlt werden, dass der Betrachter geblendet wird oder die Inhalte schwer erkennt. Daher positioniert man Leuchten oft symmetrisch zum Tisch und nicht zu nah an Projektionsflächen. Abgependelte Leuchten haben oft eine indirekte Komponente, die die Decke aufhellt – das verbessert die Allgemeinhelligkeit und reduziert Kontrast. In LPH 5 wird dies berücksichtigt, indem z.B. helle Decken geplant werden, um das indirekte Licht zu reflektieren. Bei Videoaufnahmen (Videokonferenz) ist es zudem wichtig, dass Gesichter ausreichend frontal beleuchtet sind (ohne harte Schatten). Hier kann man ggf. Wandfluter oder zusätzliche Frontlichter einplanen, wenn das ein großer Videokonferenzraum ist.

• Akustik und Licht: Interessant ist, dass manche Beleuchtungselemente auch akustische Funktionen übernehmen (wie bereits erwähnt). So werden z.B. Akustikleuchten (Pendelleuchten mit Schallabsorbern) eingesetzt. In LPH 5 müssen solche Doppelfunktionen gut koordiniert werden: Der Akustiker muss das Absorbermaterial spezifizieren, der Lichtplaner die richtigen Leuchtmittel, der Architekt die Position. Im Ergebnis können solche Elemente, wie in Herstellerbeispielen gezeigt, signifikant zur Nachhallzeit-Reduktion beitragen und gleichzeitig die Ausleuchtung sicherstellen. Abbildung 2 zeigt einen realisierten Besprechungsraum, in dem Pendelleuchten mit schallabsorbierenden Elementen kombiniert wurden.

Es ist die Qualität der Beleuchtung zu erwähnen: Hohe Farbwiedergabe (CRI ≥ 90) ist wichtig, damit Personen natürlich aussehen und Präsentationsmedien farbecht dargestellt werden. Die Lichtfarbe wird meist neutralweiß (4000 K) oder warmweiß (3000 K) gewählt – letzteres schafft wohnlichere Atmosphäre, ersteres wirkt sachlicher. In repräsentativen Räumen wird manchmal eine Kombination eingesetzt (z.B. Warmton für Entspannung, Neutralton für Konzentration). All diese Parameter (Lux-Werte, UGR, CRI, Kelvin, Positionen) werden in LPH 5 in den Beleuchtungsplan und die Leistungsbeschreibung übernommen. Damit stellt der Planer sicher, dass die ausführende Elektrofirma die korrekten Leuchten installiert und am Ende das Licht im Besprechungsraum motivierend und effizient ist – ausreichend hell zum Arbeiten, flexibel einstellbar und ästhetisch ansprechend.

Die Möblierung eines Besprechungsraums besteht im Wesentlichen aus Tischen, Sitzmöbeln und ergänzenden Elementen wie Präsentationsboards (Whiteboard, Flipchart), Sideboards oder Schränken für Technik und Materialien. In Leistungsphase 5 werden die Möbel entweder als vorgegebene Produkte (Hersteller und Modell) festgelegt oder funktional beschrieben, damit sie später beschafft werden können.

• Konferenztisch: Das zentrale Möbelstück ist der Konferenztisch oder die Tische. Die Form hängt von der Nutzung ab. Beliebt sind rechteckige oder ovale Tische, aber auch modulare Tischanlagen, die man variieren kann (z.B. mehrere trapezförmige Tische, die sowohl in U-Form als auch als Block gestellt werden können). In LPH 5 muss die genaue Größe und Anordnung dieser Tische festgelegt sein. Wichtig ist, pro Person etwa 60–70 cm Tischbreite einzuplanen, damit niemand beengt sitzt. Außerdem sollten Zwischenräume oder Aussparungen bedacht werden, damit z.B. Kabel durchgeführt werden können oder damit ein Dozent/Präsentator sich bewegen kann. Die Höhe von Konferenztischen ist üblicherweise ~74 cm; sollte der Tisch höhenverstellbar oder als Stehtisch ausgeführt sein (für spontane Stand-Up-Meetings), wäre das festzulegen. Der Plan vermerkt auch, ob im Tisch Technikanschlüsse integriert sind (siehe IT-Infrastruktur).

• Bestuhlung: Stühle in Besprechungsräumen müssen komfortabel für längeres Sitzen sein, gleichzeitig robust (hohe Nutzungsfrequenz) und oft stapelbar oder rollbar (für flexible Nutzung). In LPH 5 werden entweder konkrete Stuhlmodelle ausgeschrieben oder zumindest Eigenschaften definiert (z.B. „Konferenzdrehstuhl mit Armlehnen, gepolstert, Bezug Wollmischgewebe, Stapelbarkeit erwünscht“). Ergonomie ist hier relevant: Drehstühle erlauben den Teilnehmern sich zum Präsentationsbild zu drehen, Freischwinger wirken repräsentativer, sind aber weniger flexibel. Je nach Raum können auch Hocker oder Sitzwürfel für informelle Zonen geplant sein. Die Zeichnungen sollten zumindest die Stellflächen der Sitzmöbel zeigen – einschließlich eventueller Reserve-Stühle. Abstände müssen gewahrt bleiben: Zwischen Tisch und Wand sollte mindestens 1,20 m Platz sein für Stuhl und Durchgang (gemäß ASR A1.2 soll hinter einem Sitzarbeitsplatz 1,0 m Bewegungsraum verbleiben, bei Konferenzbestuhlung kann man ähnliches ansetzen). Sind mehrere Anordnungen vorgesehen (z.B. U-Form vs. Block), kann dies in einer separaten Möblierungsvariante dargestellt werden. Die Checkliste am Ende hilft später zu prüfen, ob genug Stühle und Tische entsprechend der Kapazität vorhanden sind.

• Präsentations- und Arbeitsmittel: Ein umfassend geplanter Besprechungsraum enthält meist Whiteboards, Flipcharts, Pinwände oder ähnliche analoge Medien. In LPH 5 sollten die Wandflächen dafür vorgesehen werden – zum Beispiel eine 1,20 x 2,50 m Whiteboardfläche an der Seite, aufklappbare Tafelflügel oder eine Nische zur Aufbewahrung eines mobilen Flipcharts. Werden solche Elemente fest eingebaut (z.B. eine Whiteboardwand), muss das Material spezifiziert und im Plan eingemessen werden. Auch Halterungen oder Schienen (etwa für verschiebbare Metaplanwände) gehören in diese Planung. Ein Trend sind digitale Whiteboards/Touchscreens, die analoges Schreiben digitalisieren – sie würden zur Medientechnik zählen und dort geplant, aber die Möblierung muss z.B. Platz für einen interaktiven Flipchart (wie Microsoft Surface Hub o.Ä.) vorsehen.

• Schränke und Stauraum: Häufig wünscht der Nutzer im Besprechungsraum einen Schrank oder Sideboard, um beispielsweise Getränke, Schreibmaterial oder technische Geräte unterzubringen. In LPH 5 kann ein fest eingebautes Sideboard geplant werden, insbesondere wenn es z.B. ein Technikschrank ist. Ein Technikschrank beherbergt Receiver, PC, Verstärker, etc., und sollte am besten schallgedämmt und belüftet sein. Die Planung muss eine entsprechende Elektro-Zuleitung (Stark- und Schwachstrom) zu diesem Schrank vorsehen. Auch klassische Schränke (für Akten, Moderationsmaterial) sollten eingezeichnet werden, da sie Platz wegnehmen und Einfluss auf Akustik (als Absorber/Diffusor) haben können.

• Oberflächen und Materialien: Die Ausführungsplanung legt auch Materialien für Möbel fest, insbesondere wenn es feste Einbauten sind. Beispielsweise: eine feste Sitzbank entlang der Fenster (manchmal in kleineren Räumen als platzsparende Lösung) – hier wäre Polsterung und Stoff zu definieren. Oder eine Verkleidung eines Medientechnik-Racks in Holz passend zur restlichen Einrichtung. All diese Details werden in Form von Zeichnungen (Detailschnitte durch Tischanlagen, Befestigung der Whiteboards etc.) und Baubeschreibungstexten fixiert.

• Ergonomie und Komfort: Zu beachten ist die Ergonomie der Arbeitsplätze im Besprechungsraum. Zwar handelt es sich nicht um dauerhafte Büro-Arbeitsplätze, aber gerade in langen Meetings sind bequeme Stühle und eine gute Sicht-/Hörbarkeit wichtig.

• Sichtlinien prüfen: Kann jeder den Präsentierenden sehen? Muss evtl. eine Sitzreihe erhöht sein (bei sehr großen Räumen eventuell an ansteigende Reihen denken, ähnlich Hörsaal, aber das ist selten in normalen Besprechungsräumen)?

• Tischbeine Position: Bei komplexen Tischanlagen sicherstellen, dass Tischbeine nicht stören (z.B. zentraler Säulenfuß statt vier Beine, um mehr Beinfreiheit zu bieten).

• Knie- und Fußraum: Unter Tischen sollten Kabelkanäle so verbaut sein, dass niemand mit den Knien anstößt. Eine Unterfahrbarkeit von mind. 67 cm Höhe und 30 cm Tiefe im Bereich eines möglichen Rollstuhlfahrersitzplatzes ist zu garantieren (Barrierefreiheit nach DIN 18040, siehe 4.2).

• Klimakomfort an Sitzplätzen: Niemand sollte direkt unterm kalten Luftauslass sitzen; ggfs. Sitzordnung so planen, dass der kälteste Platz nur als Reserve dient.

Hier soll die allgemeine IT- und Elektro-Infrastruktur beleuchtet werden, die ein Besprechungsraum benötigt. Ein großer Teil davon wurde bereits implizit behandelt: Steckdosen, Datenleitungen, WLAN etc. – wir fassen hier der Vollständigkeit halber die wichtigsten Punkte zusammen, die in LPH 5 abzusichern sind.

• Allgemeine Steckdosen: Typischerweise an allen Wänden im Abstand von ~3-4 m zumindest eine Doppelsteckdose. In Konferenzräumen oft auch im Boden oder Möblierung.

• Besondere Stromkreise: Medientechnik wird oft auf getrennte Kreise gelegt (z.B. um Störungen zu vermeiden oder für separate Schaltungen). Die Planung sollte kennzeichnen, welche Dosen zu welchem Stromkreis gehören. Auch eine USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) könnte für kritische Geräte bedacht werden – in LPH 5 vermerkt man evtl. „Stromkreis X über USV“.

• Dimmer und Steuerleitungen: Falls Licht gedimmt, gibt es ggf. DALI-Bus oder 1-10V Leitungen – diese sind im Elektroplan festgehalten. Ebenso Steuerleitungen für motorisierte Jalousien oder Projektorlift.

• LAN: Mindestens 2 Netzwerkdosen (RJ45) sollten im Raum sein, besser mehr. Eine an der Medientechnik (für Codec/Videokonferenz), eine am Besprechungstisch (für Laptop-Anbindung) und evtl. eine für einen Access Point. In Plänen sind diese mit Symbolen markiert. Zudem sollte dokumentiert sein, wo diese Dosen im Serverschrank auflaufen (Patchfeld).

• WLAN: Wie erwähnt, Halterung oder Einbauort für Access Point vorsehen. In Zeichnungen eventuell als kleiner Kreis an der Decke dargestellt.

• Telefon: In manchen Konferenzräumen wird ein Konferenztelefon (Freisprecheinrichtung) genutzt. Heute meist über USB oder Netzwerk (SIP) angeschlossen, früher analog/ISDN. Je nach System vorsehen, dass entweder eine Telefondose oder ein zusätzlicher LAN-Port am Tisch verfügbar ist.

• Raum-PC oder Server: Einige Besprechungsräume haben einen fest installierten PC (für Präsentationen oder Raumbuchungssysteme). Falls vorgesehen, in LPH 5 muss Platz dafür sein (im Technikschrank) und die Anschlüsse (HDMI/USB zur Tischplatte oder zum Bildschirm) bereitgestellt werden.

• Drucker/Scanner? Eher untypisch in Konferenzräumen, aber falls Kopierer im Vorraum, dann irrelevant für LPH 5 Innenraum – außer dass Schalldämmung zu berücksichtigen wäre.

• Ladestationen: Manchmal werden Wireless Charging Pads in Tische eingelassen, damit Smartphones kabellos geladen werden können. So etwas könnte als besonderer Ausstattungswunsch in der Planung auftauchen und würde erfordern, dass entsprechende Module in den Tisch integriert und verkabelt sind.

• Brandmelder: In einem Besprechungsraum wird in der Regel ein automatischer Rauchmelder (Brandmeldeanlage) installiert, vor allem in größeren Gebäuden mit BMA-Pflicht. Dessen Position (meist an der Decke im Mittelpunkt) und Verkabelung müssen eingeplant sein. Gleiches gilt für Sprinkler, falls vorhanden.

• Zutrittskontrolle: Wenn der Raum wichtig oder separat abschließbar sein soll, könnte eine elektronische Zutrittskontrolle (Kartenschloss) an der Tür vorgesehen sein. In LPH 5 hieße das, ein Motorschloss und Kartenleser einzuplanen, inkl. Verbindung zur Zutrittsanlage des Gebäudes.

• Alarmierung: In Versammlungsstätten (wenn der Raum > 200 Personen fassen würde, was selten für Besprechungsräume ist) wären Alarmierungsanlagen (ELA-Lautsprecher) nötig. Ansonsten eventuell eine sirenen gekoppelte Anlage, aber das betrifft normale Büroumgebung.

Raum für Technik: Ein oft praktisches Detail: Wenn viel Technik im Raum ist, sollte ein kleiner Serverschrank oder Technik-Rack untergebracht sein (ggf. im Nebenraum oder Einbauschrank). In LPH 5 muss dieser Ort festgelegt werden, sonst stehen später lose Geräte herum. Auch an Kabelreserve denken: Leerrohre für zukünftige Leitungen, Bodentanks mit Reserveplätzen etc., was minimalen Mehraufwand jetzt bedeutet, aber spätere Nachrüstungen erleichtert.

Alles in allem stellt die LPH-5-Planung sicher, dass die IT-Infrastruktur lückenlos vorhanden ist und sauber installiert werden kann. Wo notwendig, sollte die Planung Übersichtspläne enthalten, die zeigen, wie Strom und Daten im Raum verteilt werden – gerade Architekten stimmen hier eng mit Elektroplanern ab. Im Endzustand soll der Raum technisch auf dem neuesten Stand sein, ohne dass Kabel sichtbar sind oder improvisierte Lösungen nötig werden. So wird der Besprechungsraum ein „Plug-and-Play“-Ort, an dem sich Teilnehmer voll auf die Inhalte konzentrieren können, während die Technik im Hintergrund zuverlässig funktioniert.

Ein essentieller Aspekt, der sowohl zur Möblierung als auch zur technischen Ausstattung gehört, ist die Barrierefreiheit. Gemäß den rechtlichen Vorgaben in Deutschland (z.B. §3 der Arbeitsstättenverordnung sowie Landesbauordnungen) sind Arbeitsstätten barrierefrei zugänglich und nutzbar zu gestalten, sofern dies für die Beschäftigten oder Besucher erforderlich ist. Besprechungsräume sollten daher standardmäßig barrierefrei geplant werden – man weiß nie, ob nicht ein Teammitglied mit Behinderung teilnimmt oder der Kunde im Rollstuhl kommt.

• Zugang: Der Weg zum Besprechungsraum (Flur, Türen) muss stufenlos sein. In LPH 5 wird geprüft, ob etwa eine Rampe oder ein Aufzug vorhanden ist, falls der Raum nicht im Erdgeschoss liegt. Speziell die Türschwellen zum Raum sollten 0 cm betragen (kein Absatz). Wenn es unvermeidbar ist, max. 2 cm mit Schräge. In der Ausführungsplanung werden Türdetails entsprechend gezeichnet (z.B. Bodenschwelle als Flachschwelle).

• Türbreite: Eine lichte Durchgangsbreite von mindestens 90 cm ist für Rollstühle erforderlich (100 cm sind komfortabler). Die Türplanung in LPH 5 muss das berücksichtigen; oft heißt es, eine Standard-Bürotür 88,5 cm reicht knapp, aber man plant besser eine 98,5 cm Tür ein. Auch Türdrücker-Höhe (ca. 85 cm) und Beschläge (einfach zu greifen) fallen darunter.

• Bewegungsfläche im Raum: Es muss im Raum mindestens eine freie Bewegungsfläche von 150 x 150 cm vorhanden sein, damit ein Rollstuhlfahrer wenden kann (DIN 18040-1 fordert das an zentralen Stellen). In der Möblierungsplanung sollte erkennbar sein, wo diese Fläche ist – z.B. vor der Tafel oder neben dem Tischende. Diese Fläche darf nicht von fixen Möbeln belegt werden.

• Unterfahrbarkeit: Mindestens ein Platz am Konferenztisch sollte für Rollstuhlnutzer geeignet sein. Das heißt, Beinfreiheit: Tischoberkante ideal ~72-75 cm, Unterkante mindestens 67 cm über Boden, und 90 cm Breite für den Rollstuhlplatz. In LPH 5 kann man dies markieren und sicherstellen, dass dort keine Streben oder Kabelkanäle im Weg sind.

• Bedienelemente: Alles, was ein Benutzer anfassen muss (Lichtschalter, Touchpanel, Steckdosen, Fenstergriffe), sollte in Höhe 85 cm (Schalter) bis 105 cm (max.) angebracht und im Sitzen erreichbar sein. Also keine Projektorbedienung an der Decke nur manuell. Die Planung sollte solche Höhen in den Schnitten/Beschreibungen festhalten.

• Visuelle und auditive Hilfen: Für hörbehinderte Personen empfiehlt es sich, an Induktionsschleifen oder andere Höranlagen zu denken. In einem größeren Konferenzraum kann z.B. eine Ringschleife im Boden verlegt werden, die das Audiosignal der Mikrofonanlage direkt an Hörgeräte sendet. Wenn das gefordert ist (z.B. in öffentlichen Einrichtungen), muss LPH 5 dies vorsehen – Schleifenverstärker-Gerät und Kabelverlauf in den Plan. Für sehbehinderte Personen sollte die Beschilderung taktil (Brailleschrift am Raumtitel) und kontrastreich ausgeführt sein. Das sind kleine Details: z.B. die Türschilder in ertastbarer Form, Kontraste zwischen Boden und Wand (> 30% Helligkeitsunterschied). Architekten können diese Vorgaben in die Materialauswahl einfließen lassen.

• Mobiliar: Barrierefrei heißt auch anpassbar: eventuell ein höhenverstellbarer Tisch, wenn regelmäßig Rollstuhlfahrer teilnehmen und ein Standardtisch nicht reicht. Oder Bereitstellung diverser Sitzmöbel (ein Stuhl mit Armlehnen z.B. hilft älteren Personen beim Aufstehen). Solche Feinheiten werden oft erst im Betrieb klar, aber man kann im Plan zumindest keine festen Hindernisse schaffen.

Sollte es zu einer Evakuierung kommen, müssen auch Menschen mit Behinderung den Raum verlassen können. In LPH 5 könnte relevant sein, optische Alarmgeber (Blitzleuchten) vorzusehen, damit Hörgeschädigte den Alarm bemerken. Auch das wäre Teil der Elektroplanung. Ziel der Ausführungsplanung ist es, eine vollwertige Nutzung für alle zu ermöglichen, ohne dass nachträglich Umbauten nötig sind. Viele der genannten Aspekte (Türbreiten, Bewegungsflächen) sind ohnehin gute Planungsstandards, auch unabhängig von konkreten Nutzern. Insgesamt integriert LPH 5 die Barrierefreiheit so, dass sie „unsichtbar“ ist – also integraler Bestandteil des Designs. Ein rollstuhlgerechter Besprechungsraum unterscheidet sich optisch kaum, er bietet nur ein Mehr an Raum und Komfort, was allen zugutekommt. Beispielsweise profitieren auch nicht-behinderte Personen von mehr Bewegungsfläche und besser lesbaren Beschriftungen.

Bei der Planung und Ausführung von Besprechungsräumen sind zahlreiche Normen und Regelwerke zu beachten. Diese stellen sicher, dass sicherheitstechnische, ergonomische und qualitätsbezogene Anforderungen erfüllt werden. In Leistungsphase 5 ist es die Aufgabe des Planers, die relevanten Vorgaben konkret umzusetzen und in die Ausführungsunterlagen einfließen zu lassen.

• HOAI und Leistungsbilder: Die HOAI selbst (Honorarordnung) gibt den Rahmen für Leistungsphase 5 vor. Zwar enthält sie keine technischen Kriterien, aber sie definiert, was der Planer liefern muss – nämlich alle für die Ausführung notwendigen Planunterlagen, inklusive Detailzeichnungen und Integrationsleistungen. Zudem weist sie auf die Koordinationspflicht des Architekten hin, die Leistungen der Fachplaner zu integrieren.

• DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“: Bereits ausführlich erörtert, normiert sie Nachhallzeiten und akustische Maßnahmen für Besprechungsräume (Raumgruppe A). In LPH 5 sollte eine Überprüfung der Planung nach DIN 18041 stattfinden. Ggf. wird ein Nachweis geführt, dass z.B. die Nachhallzeit Sollwerte einhält (dieser Nachweis kann dem Bauherrn als Qualitätssicherung dienen).

• DIN 4109 „Schallschutz im Hochbau“ und VDI 2569: Sie definieren Schallschutzwerte zwischen Räumen. Für Besprechungsräume in Bürogebäuden könnten erhöhte Schallschutzanforderungen vereinbart werden (VDI 2569 empfiehlt beispielsweise 40 dB Schalldämmmaß zwischen Büroräumen für ungestörten Sprachschutz). Konferenzräume sollten tendenziell eher besser isoliert sein, um Vertraulichkeit zu gewährleisten. Die Ausführungsplanung muss die entsprechenden Konstruktionen (Wände, Decken) liefern.

• ASR A1.2 „Raumabmessungen“: Enthält Vorgaben zu Flächen pro Arbeitsplatz und Bewegungsflächen. Zwar gibt es keine fixe m²-Zahl für Konferenzräume, aber Richtwerte: Büros 8-10 m²/Person, Großraum 12-15 m²/Person. In Konferenzsituationen kann man 2 m²/Person als Minimum ansetzen plus Präsentationsbereich. Wichtig ist, die Mindestbewegungsflächen (1,5 m² zusammenhängend frei pro Arbeitsplatz) einzuhalten. Die Planung sollte das erfüllen.

• ASR A3.4 „Beleuchtung“: Fordert u.a. ausreichendes Tageslicht und Mindestbeleuchtungsstärken entsprechend DIN EN 12464-1. Also 500 Lux an Arbeitsplätzen, blendfreie Beleuchtung, regelmäßige Wartung der Beleuchtungsanlage (Planung: Wartungsfaktor einrechnen).

• ASR A3.5 „Raumtemperatur“: Wie erwähnt max. 26 °C bei normaler Sommerwitterung, Mindesttemperaturen (≥ 20 °C bei sitzender Tätigkeit). Außerdem Schutz vor direkter Sonneneinstrahlung (-> Jalousien).

• ASR A3.6 „Lüftung“: Frischluftversorgung sicherstellen, CO₂ < 1000 ppm (empfohlen). Stosslüftungshinweise (z.B. alle 20 Min für einige Min. lüften, falls keine Klimaanlage). In Planung: entsprechend dimensionierte Lüftungsanlage oder Fenster zum Lüften.

• ASR A3.7 „Lärm“: Gibt Orientierungswerte für zulässigen Schalldruckpegel in Büros und Konferenzräumen. Grundsatz: Lärm so gering wie möglich halten < 55 dB(A) dauerhaft in Büros. Die Nachhallzeit sollte bestimmte Werte nicht überschreiten (verweist auf DIN 18041 für akustische Qualität). Ausführungsplanung setzt das um durch akustische Maßnahmen.

• ASR V3a.2 „Barrierefreie Gestaltung“: Enthält viele der Punkte, die in 4.3 genannt wurden – z.B. Bewegungsflächen, Kontrast, Bedienelemente in Höhe 85-105 cm, etc. Die Einhaltung dieser ASR ist Pflicht, sofern Behinderte beschäftigt werden oder üblicherweise Besucher kommen (im Zweifel also immer umsetzen).

• DIN 18040: Entsprechung zur Barrierefreiheit in baulichen Anlagen. Für einen Besprechungsraum im öffentlich zugänglichen Bereich (z.B. Behörden, Hochschulen) gilt DIN 18040-1. In Betrieben intern eher DIN 18040-2 sinngemäß. Die Ausführungsplanung muss z.B. in Türlisten vermerken „Tür barrierefrei nach DIN 18040, Schwellenhöhe 0“ etc., sowie Bewegungsflächen in Grundrissen darstellen.

• DIN EN 12464-1 und DGUV: Beleuchtungsstärken und Gütemerkmale (500 Lux, UGR <19, Ra > 80). DGUV (Deutsche gesetzliche Unfallversicherung) Informationen geben praxisnahe Hinweise, z.B. DGUV 215-441 „Bürobeleuchtung“ oder 215-442, die bestätigen, dass 500 Lux auf Arbeitsflächen erforderlich sind und z.B. auch sagen, dass indirektes Licht günstig ist etc. Zwar keine Norm, aber in vielen Unternehmen als Regel akzeptiert.

• Brandschutz: Hier sind je nach Größe des Raums verschiedene Regeln anzulegen. Ein normaler Besprechungsraum < 50 Personen unterliegt den normalen Brandschutzanforderungen des Gebäudes (Brandabschnitte, Fluchtweg durchs Treppenhaus etc.). Ab ca. 50 Personen könnte er als Versammlungsstätte gelten (nach Versammlungsstättenverordnung, wenn Gesamt >200 Personen oder >100 m² Versammlungsraum), was besondere Anforderungen (z.B. zwei unabhängige Ausgänge, automatische Brandmeldeanlage, Entrauchung) nach sich zieht. In LPH 5 ist zu prüfen, ob so etwas greift. Meist nicht, außer bei sehr großen Konferenzsälen. Dennoch: Türanschlag in Fluchtrichtung, keine versperrten Fluchtwege, Kennzeichnung mit antipanischen Türdrückern – das sind potenzielle Anforderungen. Diese sollten in den Türen- und Fluchtwegplänen umgesetzt sein.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Die Verordnung selbst enthält allgemeine Forderungen wie „Arbeitsplätze müssen eine gesundheitlich zuträgliche Atmosphäre haben“, „sicher und barrierefrei erreichbar“ etc. Vieles davon wird über die genannten ASR konkretisiert. Ein Punkt: In der ArbStättV Anhang wird gefordert, dass in Besprechungsräumen ausreichende Sitzgelegenheiten mit Rückenlehne bereitzustellen sind (implizit, da es Arbeitsräume sind) – was sowieso Standard ist.

• Fachliteratur und Richtlinien: Neben Normen gibt es Empfehlungen z.B. von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz (BAuA), von Berufsgenossenschaften (BG), vom VDI (z.B. VDI 6022 für Raumluftqualität – falls Klima vorhanden, Hygiene sicherstellen) und vom Facility Management Verband (GEFMA) oder Architektenkammern. Beispielsweise gibt es GEFMA-Richtlinien zur Flächenbemessung, oder die DIN EN 15221 (jetzt ISO 41001 ff.), die im FM-Bereich Besprechungsräume als Teilprodukt im Facility Management klassifiziert. Diese Norm ist hier nur am Rande relevant (FM-Standards für Betrieb).

In der Ausführungsplanung sollten Planer eine Checkliste der Normen durchgehen, um zu gewährleisten, dass alle Anforderungen eingearbeitet sind. Beispielsweise: Hat der Raum einen außenliegenden Sonnenschutz? -> Arbeitsstättenregel erfüllt. Oder: Wurde die Nachhallzeit nach DIN 18041 berücksichtigt? -> akustische Qualität. Oft wird auch verlangt, dass der Architekt bestätigten kann, dass die „allgemein anerkannten Regeln der Technik“ eingehalten sind – was im Grunde all die genannten Normen umfasst. Durch die Normentreue wird nicht nur Sicherheit und Komfort gewährleistet, sondern auch die Haftung des Planers abgesichert. Sollte später eine Behörde oder der Betriebsrat eine Abnahme machen, kann man anhand der Pläne zeigen, dass z.B. Beleuchtungsstärken normgerecht sind (ggf. mit Messprotokoll), Luftvolumina eingehalten werden, Fluchtwege markiert sind usw. Es gehört zu einer seriösen LPH5-Arbeit, diese Punkte nicht erst auf der Baustelle zu klären, sondern proaktiv einzubauen.

Besprechungsräume sind kein isoliertes Gewerk – ihre Planung ist eingebettet in die Gesamtplanung des Gebäudes. Das bedeutet, dass der Architekt bzw. Planungsverantwortliche die Schnittstellen zu allen relevanten Fachdisziplinen koordinieren muss. Leistungsphase 5 ist hierfür der zentrale Zeitpunkt: Die Entwurfsplanung wurde zwar interdisziplinär abgestimmt, aber in der Ausführungsplanung müssen alle Beiträge zusammenfließen und Konflikte ausgeräumt werden.

• Architektur <-> Tragwerksplanung: Zwar sind Besprechungsräume selten statisch hochkomplex, aber Punkte gibt es doch: Befestigung von Deckensegeln/Leuchten an Unterzügen, Aussparungen in Deckenscheiben für Technik, evtl. nachträgliche Einbauten wie Trennwände. Der Ausführungsplan muss hier die statischen Vorgaben einarbeiten. Beispielsweise: Wenn ein abgehängter Deckenabsorber 50 kg wiegt, muss ein Traganker in der Stahlbetondecke geplant sein. Oder wenn ein Wanddurchbruch für ein Oberlicht zum Flur statisch kritisch ist, muss dies mit dem Statiker abgestimmt sein. Kernbohrungen für Leitungen (z.B. für Bodentanks durch die Decke) dürfen Bewehrung nicht unzulässig schwächen – solche Details sind in der Koordination zu klären.

• Architektur <-> TGA (HKLSE): TGA (Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär, Elektro) ist wahrscheinlich die wichtigste Schnittstelle. In LPH 5 sollten regelmäßig Koordinationsbesprechungen stattfinden, bei denen z.B. die Deckenkonstruktion im Besprechungsraum besprochen wird: Wo laufen Lüftungskanäle und wie hoch? Wo können Einbauleuchten hinkommen ohne mit Sprinklern zu kollidieren? Es ist üblich, einen Koordinationsplan Decke zu erstellen, in dem Lüftungsöffnungen, Sprinkler, Melder, Lautsprecher, Leuchten, Beamerhalter etc. eingezeichnet sind. So erkennt man Konflikte: vielleicht wollte der Architekt ein symmetrisches Leuchtenraster, aber genau an einer Position ist ein Lüftungsauslass – nun muss man abstimmen, wer weicht wohin aus. Die Anlagenaufteilung (z.B. Klimazone im Raum) muss klar sein, damit die Raumtemperatur gleichmäßig ist. Auch Brandschutzklappen in der Lüftung (sofern Wände brandabschnittsbildend) müssen an der richtigen Stelle eingeplant werden.

• Innenausbau <-> Medientechnik/Fachplaner AV: Große Projekte ziehen oft einen spezialisierten Medientechnik-Fachplaner hinzu. Dessen Pläne (Verkabelungslisten, Gerätepläne) müssen ins Architektenwerk integriert werden. Zum Beispiel soll der Architekt die Medienrack-Grundfläche vorsehen und Belüftungsschlitze einplanen; der AV-Planer liefert die Spezifikationen. Die Schnittstelle hier ist auch optisch: Der Fachplaner bestimmt z.B. Größe des Displays, der Architekt muss dafür sorgen, dass im Wandbild der Platz da ist (ggf. Wandnische oder Verkofferung um das Display herum). Abstimmung ist auch nötig bei Bedienelementen: Wo passt ein Touchpanel ins gestalterische Konzept? Lieber in der Wand oder mobil? Der Architekt integriert diese Entscheidungen in die Ausführungspläne.

• Bauphysik und Bauleitung: Manchmal kommt während LPH 5 noch ein Bauphysiker (für Akustik oder Wärmeschutz) ins Spiel, oder die Bauleitung gibt Hinweise aus vorherigen Projekten (z.B. „hier unbedingt Vorsatzschale wegen Schall“). Diese müssen berücksichtigt werden. LPH 5 endet ja nicht abrupt mit Planabgabe – Änderungen können sich auch während der Bauausführung ergeben, die zurück in die Planung fließen. HOAI verlangt das Fortschreiben der Ausführungsplanung bei Änderungen. Z.B. falls sich während des Baus herausstellt, eine Leuchte ist nicht lieferbar, muss der Planer schnell Koordination leisten, Ersatz festlegen, normative Konformität prüfen.

• Facility Management / Nutzerkoordination: Ein oft unterschätzter Faktor. Schon in LPH 5 kann die zukünftige Betriebsphase berücksichtigt werden (Stichwort planungsbegleitendes FM). Beispielsweise koordiniert man mit dem FM, wo Reinigungsgeräteanschlüsse benötigt werden (vielleicht eine Steckdose im Besprechungsraum für den Staubsauger, ein Schrank zur Aufbewahrung von Reinigungstüchern). Oder es wird abgestimmt, dass die Raumbuchungs-Software bestimmte Hardware braucht – die IT muss früh Infos liefern. Einige Organisationen haben Checklisten für solche Räume, in denen alles gefragt wird von „Gibt es einen Kühlschrank für Getränke?“ bis „Wer ist zuständig für technische Probleme während einer Konferenz?“. Die Planung kann nicht alles davon leisten, aber sie kann räumliche Voraussetzungen schaffen (z.B. Platz für einen kleinen Getränkekühler einplanen, falls gewünscht).

• Kosten und Termine: Integration heißt auch, die Ergebnisse der Planung ins Projektmanagement einzubetten. Der Architekt sollte in LPH 5 – parallel zur technischen Koordination – ein Auge auf die Kosten haben: Werden bestimmte Vorgaben sehr teuer (z.B. hochabsorbierende Spezialabsorber) und muss evtl. im Budget nachgesteuert werden? Das wird im Kostenanschlag (Ende LPH 5) sichtbar. Ebenso Termin: Kann alles rechtzeitig beschafft werden? Manche Medientechnik hat lange Lieferzeiten, was dem Bauherrn kommuniziert werden muss. Diese Aspekte sind eher Projektsteuerungsthemen, doch der Planer trägt dazu bei, Risiken zu erkennen (z.B. „Spezialleuchte X hat 8 Wochen Lieferzeit, andere 4 – nehmen wir die andere um Puffer zu gewinnen“).

• Dokumentation und Kommunikation: Eine erfolgreiche Schnittstellenkoordination spiegelt sich in einer konsistenten Dokumentation wider. Das heißt, Pläne, die an alle Fachgewerke verteilt werden, sind auf dem gleichen Stand und enthalten abgestimmte Infos. Beispielsweise muss die Elektroplanung wissen, welche Lasten die Klimaanlage hat, um Stromkreise richtig zu legen – das kommt aus der HLK-Planung, aber in den Raumbüchern wird es zusammengeführt. Der Architekt fungiert oft als Moderator: Er verteilt die aktuellen Unterlagen an alle, sammelt Rückfragen und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges unbesprochen bleibt.

In Summe ist die Integration in die Gesamtplanung in LPH 5 eine Kernleistung: „Bereitstellen der eigenen Arbeit für andere Fachplaner sowie Koordination und Integration von deren Leistungen“ ist explizit eine Grundleistung laut HOAI. Für Besprechungsräume bedeutet das konkret, dass am Ende ein stimmiges Gesamtbild entsteht: Die Lüftungsanlage rauscht nicht, weil der Akustiker und der TGA-Planer sich verständigt haben; die Lichter passen in die Decke, weil Architekt und Elektriker das Layout abgestimmt haben; es gibt keine Überraschung, dass z.B. der Beamer das Bild über den Rand wirft, weil vorher die Abstände berechnet und kontrolliert wurden.

Die Integration bezieht sich auch auf die Schnittstelle zum Bauherrn: Man sollte in LPH 5 noch einmal alle besonderen Wünsche des Bauherrn durchgehen und sicherstellen, dass sie umgesetzt wurden. Vielleicht hat der Bauherr in LPH 3 gesagt „Wir brauchen auf jeden Fall einen runden Tisch“ und in der Planung droht das unterzugehen – jetzt ist die Gelegenheit, solche Punkte einzuholen und final einzubauen. Auch der Nutzervertreter (z.B. ein Abteilungsleiter, der später den Raum nutzt) kann in diese Endabstimmung einbezogen werden, um Abnahmeprobleme vorzubeugen. Zusammengefasst sorgt eine gute Schnittstellenkoordination dafür, dass der Besprechungsraum als Teil des Gebäudes reibungslos funktioniert. Keine Gewerkeproblemen vor Ort, keine Nachträge wegen Planungsfehlern, und alle Planer ziehen an einem Strang. Das minimiert Fehler, Kostensteigerungen und Zeitverzug.

Leistungsphase 5 ist kritisch: Fehler, die hier nicht entdeckt werden, können auf der Baustelle teuer oder gar nicht mehr zu korrigieren sein. Deshalb ist ein systematisches Qualitätsmanagement in der Ausführungsplanung unerlässlich, gerade bei technisch anspruchsvollen Räumen wie Besprechungsräumen. Im Folgenden werden Strategien und typische Fehlerquellen beleuchtet, um aufzuzeigen, wie man sie vermeidet.

Checklisten und strukturierte Planung: Es empfiehlt sich, für Besprechungsräume eine Checkliste durchzugehen. Diese listet alle relevanten Punkte – von Akustikmaßnahmen über Anschlüsse bis zur Möblierung – auf. Indem der Planer Punkt für Punkt kontrolliert, ob dies in den Plänen berücksichtigt ist, reduziert sich die Gefahr, etwas zu übersehen. Beispielsweise: „Sind ausreichend Steckdosen am Tisch geplant?“ – ein simples „ja“ im Plan erspart später improvisierte Kabelkanäle. Viele Büros implementieren interne Qualitäts-Checklisten, die vor der Abgabe von Plänen abgehakt werden.

Vier-Augen-Prinzip und Planprüfung: Ein weiterer Ansatz ist, die Ausführungspläne von einem zweiten erfahrenen Planer prüfen zu lassen. Dieser kann aus neutraler Sicht Fehler entdecken. Auch der Bauherr oder Nutzer kann in diese Prüfung einbezogen werden: Ein Review-Meeting mit dem Auftraggeber, in dem man die Planung des Besprechungsraums präsentiert, kann hilfreich sein. Hier könnten Nutzer sagen: „Wir hätten doch gern zwei Whiteboards statt einem“ – solche Anregungen kann man jetzt noch einfließen lassen.

• Maßstab und Detailierungsgrad: Ein häufiger Fehler ist, dass Details nicht ausreichend durchgeplant werden. HOAI verlangt die ausführungsreife Lösung. Ein Beispiel: Ein Medientechnik-Rack wird eingezeichnet, aber nicht bedacht, dass die Tür daneben mindestens 60 cm breit geöffnet werden muss, sonst kann man das Gerät nicht einbauen. Oder die Deckenhöhe reduziert sich durch eine Lüftungsführung, sodass der geplante 2,10 m hohe Schrank nicht passt – das hätte in Schnittzeichnungen auffallen müssen. Daher immer Schnitte zeichnen, Mindestraumhöhen prüfen etc.

• Kollisionen: Einer der häufigsten Baufehler sind Kollisionen von Gewerken (z.B. ein Lüftungsrohr, wo ein Licht sein sollte). In LPH 5 kann man das durch Koordinationszeichnungen oder BIM-Kollisionstest verhindern. Wenn kein BIM-Modell genutzt wird, sollten die Pläne übereinandergelegt werden (z.B. Elektro- und HLK-Plan auf Architekturgrundriss). Auch die Höhe über Fertigfußboden jedes Elements sollte bekannt sein, um Konflikte in Zwischendecken zu vermeiden.

• Unklare Zuständigkeiten: Bei Hybrid-Systemen (z.B. Raumautomation: gehört zum Elektro- oder zum AV-Gewerk?) kann es passieren, dass beide denken, der andere macht es – und niemand plant es konkret. Dem beugt man vor, indem man in den Leistungsverzeichnissen klar beschreibt, wer was liefert. Z.B.: „Elektro liefert die Kabel und Dosen für Touchpanel, AV liefert das Panel-Gerät und programmiert es.“ In LPH 5 sollte der Architekt diese Schnittstellen moderieren und dokumentieren.

• Nicht berücksichtigte Normen: Manche Fehler sind erst im Nachhinein bemerkbar, z.B. „Oh, der Türdrücker ist zu hoch, entspricht nicht der Norm“ oder „Die Nachhallzeit ist viel zu lang“. Solche Versäumnisse sind teuer zu beheben (Akustik z.B. nachträglich verbessern heißt oft Umbau). Deshalb Norm-Check in der Planung.

• Änderungen in letzter Minute: Manchmal ändert der Bauherr nach LPH 5 noch etwas (z.B. doch anderer Teppich, der akustisch schlechter ist). Qualitätssicherung heißt hier, Änderungsmanagement zu betreiben: jede Änderung auf Auswirkungen prüfen. Wenn Teppich geändert: akustische Berechnung updaten. Wenn Tische größer: passt Bewegungsfläche noch? Lieber einmal mehr nachrechnen, als annehmen „wird schon passen“.

• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Sollte es später zu Mängeln kommen, ist es wichtig, dass man als Planer dokumentiert hat, was geplant war. Daher werden in LPH 5 oft sogenannte Planrevisionen geführt oder Bemusterungsprotokolle erstellt. Beispiel: Die Leuchten wurden bemustert, Bauherr hat Modell XY gewählt – schriftlich festhalten. Dann gibt es kein Vertun auf der Baustelle. Fehlervermeidung heißt auch, Verbindlichkeit zu schaffen.

Qualitätssicherung während der Bauausführung: Zwar gehört Bauüberwachung zu LPH 8, doch in LPH 5 kann man bereits Weichen stellen. Zum Beispiel kann man Ausschreibungstexte so präzise formulieren, dass die ausführende Firma genau weiß, was das Ziel ist (z.B. „Nach Montage von Akustikdecken ist ein Nachhallzeit-Nachweis zu führen, Ziel T ≤ 0,8 s bei 500 Hz“). So wird klar, worauf es ankommt. Der Architekt kann sich auch vorab Kontrollpunkte überlegen: „Nach Installation der Medientechnik gemeinsam mit Nutzer Probebetrieb machen“. Solche Hinweise kann man in den Planungsordner aufnehmen, damit Bauleitung/Nutzer es durchführen.

Rechtliche Absicherung: Fehler in LPH 5 können zu Haftung führen. Wenn z.B. Brandschutzvorgaben nicht eingehalten werden, kann der Planer haftbar sein. Deshalb lohnt es sich, im Zweifel einen Sachverständigen drüberschauen zu lassen (z.B. Brandschutzgutachter). Auch sollte man immer schriftliche Freigaben vom Bauherrn einholen für Gestaltung und technische Ausstattung. Z.B. die Möblierungsplanung vom Kunden unterschriftlich bestätigen lassen. Das schützt beide Seiten vor Missverständnissen.

„Lessons Learned“ einbinden: Falls das Planungsbüro schon mal ähnliche Projekte gemacht hat, sollte man frühere Erfahrungen nutzen. Vielleicht gab es mal Beschwerden über einen zu dunklen Konferenzraum – also diesmal lieber 10% mehr Licht planen. Oder man weiß, in einem früheren Projekt wurden teure Mikrofone eingesetzt, die niemand richtig bedienen konnte – also jetzt ein einfacheres System nehmen. Dieses Wissensmanagement gehört zur Qualitätskultur in der Planung.

Fehler in der Leistungsphase 5 können schwere Folgen haben. Deshalb sind strukturierte und sorgfältige Ausführungsplanung sowie Absicherung gegen spätere Streitigkeiten wichtig. Eine gründliche LPH 5 sorgt dafür, dass die Ausführung glatt verläuft, das Ergebnis den Anforderungen entspricht und alle Beteiligten zufrieden sind. Sie ist der letzte Schritt, um aus einer Planungsidee Realität werden zu lassen – und der Erfolg eines Besprechungsraums im Alltag hängt maßgeblich davon ab, wie gut hier geplant wurde.

Zum Abschluss folgt eine umfassende Checkliste in Tabellenform. Die Liste ist thematisch gegliedert und deckt Funktion, Gestaltung, Technik und Qualität ab.