Gefährdungsbeurteilung zum Thema „Besprechungsräume“
Besprechungsräume – egal ob kleine Meetingräume, Konferenzzimmer oder größere Veranstaltungsräume – sind ein zentraler Bestandteil vieler Betriebe. Hier stellt sich die Frage, ob und warum eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) notwendig ist. Eine Gefährdungsbeurteilung für Besprechungsräume ist vorgeschrieben und sinnvoll. Auch wenn viele Meetings „nur kurz“ sind, können sich für die Anwesenden relevante Gefährdungen ergeben (Raumklima, Beleuchtung, Stolperstellen, Brandgefahr etc.).
Eine gute GBU schützt nicht nur vor Unfällen und Gesundheitsbeschwerden, sondern steigert auch die Produktivität und das Wohlbefinden der Teilnehmenden (z. B. weniger Ermüdung durch gutes Raumklima). Daher verlangt das Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit der Arbeitsstättenverordnung eine systematische Gefährdungsbeurteilung. Typische Risiken ergeben sich aus unzureichender Belüftung, schlechter Beleuchtung, mangelhafter Ergonomie, Stolperstellen, Brandschutz- und Fluchtwegdefiziten sowie psychischer Belastung. Durch angemessene technische, organisatorische und personelle Maßnahmen können diese Gefährdungen minimiert und die Qualität der Meetings erheblich verbessert werden.
Verpflichtung zur nachhaltigen Abfallbewirtschaftung
§ 5 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber dazu, eine Gefährdungsbeurteilung für alle Arbeitsbereiche durchzuführen – auch für Räumlichkeiten, in denen sich Beschäftigte regelmäßig aufhalten, wie zum Beispiel Besprechungsräume.
Die GBU soll physische und psychische Gefährdungen berücksichtigen.
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
Die ArbStättV regelt die grundlegenden Anforderungen an Arbeitsstätten, zu denen auch Besprechungsräume zählen, wenn Beschäftigte sie zum Arbeiten (z. B. Meetings, Schulungen, Präsentationen) nutzen.
§ 3 ArbStättV (Gefährdungsbeurteilung) schreibt vor, dass insbesondere gesundheitliche Aspekte wie Luftqualität, Raumtemperatur, Beleuchtung, Ergonomie und Sicherheit bewertet und entsprechende Maßnahmen getroffen werden müssen.
Im Anhang der ArbStättV finden sich konkrete Vorgaben zur Gestaltung von Räumen, Fluchtwegen sowie Beleuchtungs- und Lüftungsanforderungen.
DGUV Vorschriften und Regeln
DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“: Arbeitgeber sind verpflichtet, präventive Maßnahmen zu ergreifen und Unfälle sowie Gesundheitsgefahren zu minimieren.
Branchenspezifische DGUV-Regeln können darüber hinausgehende Anforderungen enthalten (z. B. bei besonderen Nutzungen oder technischen Ausstattungen von Besprechungsräumen).
Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR)
Die ASR konkretisieren die Anforderungen der ArbStättV. Relevant sind u. a.: ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“
ASR A3.6 „Lüftung“
ASR A3.4 „Beleuchtung“
ASR A1.8 „Verkehrswege“
Je nach Ausstattung kann auch die ASR A1.5/1,2 „Fußböden“ von Bedeutung sein (z. B. bei Stolper- oder Rutschgefahren).
Luftqualität und Raumklima
Unzureichende Belüftung: Hohe CO₂-Konzentration kann zu Müdigkeit, Konzentrationsmangel und Kopfschmerzen führen.
Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit: Überheizte oder zu kühle Räume erhöhen das Infektionsrisiko und beeinträchtigen das Wohlbefinden.
Beleuchtung und Sichtverhältnisse
Schlechte oder unregelmäßige Beleuchtung (z. B. Flimmern, Blendung) kann die Augen belasten und zu Kopfschmerzen oder Verspannungen führen.
Fehlende oder unzureichende Tageslichtnutzung kann ebenfalls die Konzentration beeinträchtigen.
Ergonomie
Stühle und Tische: Höhe und Abmessungen sind oft nicht an eine längere Nutzungsdauer angepasst. Unzureichende Ergonomie führt schnell zu Rücken- und Nackenbeschwerden.
Haltungsschäden durch lange Meetings oder starre Sitzpositionen ohne Pausen.
Akustik und Lärm
Zeigt sich häufig in großen Konferenzräumen mit schlechter Raumakustik (Hall, Nachhall, störende Hintergrundgeräusche).
Verständigungsprobleme können Stress erzeugen und die Konzentrationsfähigkeit vermindern.
Elektrische und technische Einrichtungen
Präsentationstechnik (Beamer, Displays, Konferenzsysteme) und deren Verkabelung stellen potenzielle Stolperstellen und elektrische Gefährdungen dar (z. B. defekte Kabel, ungesicherte Steckdosenleisten).
Unsachgemäße Installation oder fehlender Überspannungsschutz kann zu Kurzschlüssen und Brandgefahr führen.
Stolper- und Rutschgefahren
Kabelquerungen, lose Bodenbeläge oder unebene Übergänge sind häufige Unfallursachen in Besprechungsräumen.
Temporäre Nutzungen (z. B. mobile Technik, zusätzliche Stühle oder Tische) können das Gefährdungspotential erhöhen.
Brand- und Fluchtwege
Wenn Besprechungsräume zu groß oder für viele Personen ausgelegt sind, müssen Fluchtwege eindeutig und frei zugänglich sein.
Brandschutz: Feuerlöscher, Rauchwarnmelder, Flucht- und Rettungspläne sind je nach Größe und Nutzung vorgeschrieben.
Psychische Belastungen
Lange, intensive Meetings unter Zeitdruck oder Konfliktsituationen in Konferenzen können psychischen Stress begünstigen.
Ungünstige Raumsituation (z. B. kein Tageslicht, stickige Luft) verstärkt psychische Belastungen.
Arbeitsstättenregeln (ASR)
Entsprechende ASR (z. B. A3.4 „Beleuchtung“, A3.6 „Lüftung“) geben Grenz- und Richtwerte für Beleuchtungsstärken oder Luftwechselraten an.
DIN EN 16798 (früher DIN EN 13779) – Lüftung von Nichtwohngebäuden
Hilft bei der Planung und Beurteilung von Lüftungs- und Klimaanlagen, auch für Besprechungsräume.
DIN EN 12464-1 (Beleuchtung von Arbeitsstätten in Innenräumen)
Legt Beleuchtungsanforderungen (Lux-Werte) für unterschiedliche Tätigkeiten fest.
VDI-Richtlinien
Die VDI 6040 befasst sich mit Raumlufttechnik in Versammlungs- und Konferenzräumen.
VDI 2058 liefert Hinweise zu Lärm und menschlicher Arbeitsbelastung.
DGUV Information 215-410 „Sicheres und gesundes Arbeiten im Büro“
Enthält allgemeine Empfehlungen, die sich auch auf Besprechungsräume übertragen lassen (Ergonomie, Beleuchtung, Luft etc.).
Erfassung der Nutzungsbedingungen
Wie oft und wie lange werden die Räume genutzt?
Wie viele Personen halten sich zeitgleich dort auf?
Welche technischen Einrichtungen sind vorhanden (Beamer, Medienanlagen, Klimaanlage)?
Ermittlung typischer Gefährdungen
Begehung des Raums: Prüfen der Beleuchtung, Luftqualität (ggf. Messung der CO₂-Konzentration), Sitzgelegenheiten, Zugänge, Fluchtwege etc.
Organisatorische Maßnahmen: Festlegung von maximalen Personenzahlen, regelmäßige Lüftungspausen, klare Kabelverlegung/ -abdeckung, Aufstellen einer Raumnutzungs- und Bedienungsanleitung für die Technik.
Unterweisung: Schulung von Beschäftigten in der Bedienung der Medien- und Klimaanlage, Hinweise zum ergonomischen Verhalten.
Umsetzung und Dokumentation
Nach § 6 ArbSchG: Erstellung oder Aktualisierung eines GBU-Dokuments, in dem die identifizierten Gefährdungen, geplanten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen festgehalten werden.
Wirksamkeitskontrolle und Aktualisierung
Regelmäßige Überprüfung, ob die getroffenen Maßnahmen effektiv sind und ob sich neue Gefährdungen ergeben (z. B. bei Umbau, neuer Möblierung, veränderten Nutzungsbedingungen).
Raumkapazität und Personenzahl
Stellen Sie sicher, dass die maximale Personenzahl für den Raum nicht überschritten wird, um ausreichend Platz und Luftqualität zu gewährleisten.
Achten Sie insbesondere bei längeren Veranstaltungen auf regelmäßige Lüftungsintervalle (Stoßlüften oder mechanische Belüftung).
Ergonomische Sitzmöglichkeiten
Für längere Besprechungen sollten ausreichend ergonomische Stühle vorhanden sein, um Rücken- und Nackenbeschwerden zu vermeiden.
Höhenverstellbare Tische oder Pulte können für Präsentationen sinnvoll sein.
Technik und Medieneinsatz
Einfache und sichere Kabelverlegung (Kabelführungskanäle, keine provisorischen Lösungen).
Korrekte Positionierung von Beamern, Projektionsflächen und Lautsprechern für gute Sicht- und Hörverhältnisse.
Akustikoptimierung
Bei größeren Konferenzräumen ggf. schallabsorbierende Elemente (Teppiche, Vorhänge, Akustikdecken) einsetzen, um Verständigung zu erleichtern.
Lärmmessungen oder Schallpegelabschätzung vor allem in Räumen mit vielen harten Oberflächen.
Psychische Entlastung
Ausreichend Pausen einplanen, besonders bei langen Sitzungen.
Gepflegte, gut gelüftete Räume und eine klare Organisation tragen zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bei.
Besondere Events oder Fremdnutzung
Werden Besprechungsräume auch extern vermietet oder für größere Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Seminare) genutzt, müssen die Anforderungen der Versammlungsstättenverordnung (in manchen Bundesländern) beachtet werden.
Größere Veranstaltungstechniken (Licht- und Tontechnik, Bühnenaufbauten) erfordern ggf. eine zusätzliche Gefährdungsbeurteilung.
