Besprechungsräume: Mustergefährdungsbeurteilung
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MUSTERGEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG FÜR STANDARD-BESPRECHUNGSRÄUME
Diese Mustergefährdungsbeurteilung für Standard-Besprechungsräume zeigt, dass trotz vergleichsweise geringer körperlicher Gefährdungen im Büroalltag wichtige Aspekte beachtet werden müssen, um Unfälle, Belastungen oder psychische Belastungen zu vermeiden. Insbesondere Stolper- und Rutschgefahren, ergonomische Defizite, Brandschutzaspekte, Elektrosicherheit, Raumklima sowie psychischer Druck durch schlecht strukturierte Meetings erfordern zielgerichtete Maßnahmen.
Durch klare Verantwortlichkeiten, regelmäßige Schulungen, konkrete Checklisten und eine sorgfältige Dokumentation lassen sich die identifizierten Risiken auf ein geringes Niveau reduzieren. Die vorgestellten Handlungsempfehlungen ermöglichen zudem eine ständige Optimierung der Arbeitsbedingungen in Besprechungsräumen – sowohl im Sinne des Gesundheitsschutzes als auch der Effizienz und Zufriedenheit der Beschäftigten.
Beurteilung von Gefährdungen in häufig genutzten Konferenzbereichen
- Angaben
- Rechtliche
- Identifizierung
- Schutzmaßnahmen
- Risikomatrix
- Umsetzung
- Meeting-Verantwortliche
- Unterweisungskonzept
- Verantwortlichkeiten
- Dokumentation
- Handlungsempfehlungen
Beschreibung des Arbeitsbereichs und der typischen Tätigkeiten
Die hier betrachteten Besprechungsräume befinden sich in einem deutschen Industrieunternehmen. Sie werden überwiegend für Meetings, Team- und Abteilungsbesprechungen, Präsentationen, Schulungen sowie zur Kundenbetreuung genutzt. Die Räume verfügen typischerweise über:
Tische (Konferenztische) und Stühle, teilweise höhenverstellbar.
Präsentationstechnik wie Beamer, Monitore, Lautsprechertelefone.
Flipcharts, Whiteboards oder Pinnwände.
Verschiedene Beleuchtungsquellen (Deckenleuchten, ggf. Stehlampen).
In diesen Besprechungsräumen sitzen die Mitarbeitenden in der Regel für die Dauer der Meetings. Es finden hier keine körperlich schweren Arbeiten oder Tätigkeiten mit Gefahrstoffen oder Maschinen statt.
Beteiligte Personen bei der Gefährdungsbeurteilung
Geschäftsführung / Unternehmensleitung: Gesamtverantwortung, gibt die Gefährdungsbeurteilung in Auftrag, stellt notwendige Ressourcen bereit.
Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa): Koordiniert die Erstellung, prüft und bewertet Gefährdungen, schlägt Schutzmaßnahmen vor, unterstützt bei Schulungen.
Betriebsarzt: Berät bei ergonomischen, klimatischen und gesundheitlichen Aspekten, führt ggf. Messungen durch (z. B. CO₂, Beleuchtung) und begleitet die Auswertung.
Betriebsrat: Stellt sicher, dass Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden; Mitbestimmung bei Arbeitsschutzthemen.
Sicherheitsbeauftragte: Unterstützen die Umsetzung vor Ort, beobachten Schwachstellen und informieren bei Mängeln.
Facility Management / Haustechnik: Umsetzung technischer, organisatorischer und baulicher Maßnahmen (z. B. Wartung, Reparaturen, Installation von Beleuchtungs- und Lüftungstechnik).
Führungskräfte: Verantwortlich für die Einhaltung der Schutzmaßnahmen in ihrem Team, sorgen für Unterweisung und achten auf Ordnung und Sicherheit während Besprechungen.
Mitarbeitende und Nutzende: Verpflichtet, die Vorgaben einzuhalten, Mängel zu melden und sich an die Sicherheits- und Hygieneregeln zu halten.
Rechtliche Grundlagen
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Verpflichtet Arbeitgeber, alle Arbeitsplätze (dazu zählen auch Besprechungsräume) einer Gefährdungsbeurteilung zu unterziehen und geeignete Schutzmaßnahmen zu treffen.
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Regelt Anforderungen an Arbeitsräume (Größe, Belüftung, Beleuchtung, Fluchtwege).
Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR): Konkretisieren die ArbStättV, z. B. ASR A3.4 (Beleuchtung), ASR A3.5 (Raumtemperatur), ASR A1.2 (Raumabmessungen).
DGUV Vorschriften und Regeln (z. B. DGUV Vorschrift 1, DGUV Vorschrift 3): Legen Schwerpunkte für Prävention, Prüfung von elektrischen Betriebsmitteln und weitere Themen fest.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Anforderungen an die sichere Verwendung und Prüfung von Arbeitsmitteln wie Beamer, Monitore oder andere ortsveränderliche Geräte.
Infektionsschutz, Hygieneregeln: Je nach aktueller Lage können spezielle Vorgaben (z. B. Grippe- oder Pandemiesituation) hinzukommen, die das Unternehmen in internen Richtlinien umsetzt.
Identifizierung und Bewertung potenzieller Gefährdungen
Die wichtigsten Gefährdungen in Standard-Besprechungsräumen lassen sich den folgenden Kategorien zuordnen:
| potenzieller Gefährdungen | Mögliche Ursachen | Folgen | Risiko |
|---|---|---|---|
| Stolperfallen und Rutschgefahren | Lose oder quer über den Boden laufende Kabel, unebene Böden, hochstehende Teppichkanten, verstreute Gegenstände. | Stürze mit Prellungen, Verstauchungen oder Knochenbrüchen. | Eher mittel, da Stolpern einer der häufigsten Unfallauslöser im Büro ist. |
| Ergonomische Belastungen | Langes Sitzen auf ungeeigneten Stühlen, fehlende Pausen, falsche Tischhöhe. | Rücken- und Nackenbeschwerden, Verspannungen, Leistungsabfall. | Mittel; chronische Beschwerden bei häufiger Nutzung. |
| Beleuchtung | Zu dunkle Räume, Blendung durch Lampen oder Sonneneinstrahlung, Reflexionen. | Augenbelastung, Kopfschmerzen, Konzentrationsmangel. | Mittel; selten direkte Unfälle, aber relevante Beanspruchung. |
| Raumklima | Unzureichende Belüftung, hohe oder zu niedrige Raumtemperaturen, Zugluft. | Müdigkeit, Kopfschmerzen, Konzentrationsprobleme und Erhöhen des Infektionsrisikos. | Mittel; häufiges Phänomen, kann zu Unwohlsein und indirekten Gefahren führen. |
| Lärmbelastung | Stimmengewirr, laute Klimageräte, Schallreflexionen in größeren Räumen. | Stress, Überforderung, Kommunikationsprobleme. | Meist gering bis mittel, jedoch je nach Raumakustik störend. |
| Brandschutz | Überlastete Steckdosen, Defekte an elektrischen Geräten (Beamer, Laptop-Netzteile), unerlaubter Gebrauch von Mehrfachsteckdosenketten. | Brand, Rauch- und Lebensgefahr, Sachschäden. | Eintrittswahrscheinlichkeit gering, aber hohe Schadensfolgen. |
| Elektrotechnische Sicherheit | Beschädigte Kabel, fehlende Prüfung ortsveränderlicher Geräte, falsche Nutzung von Verlängerungsleitungen. | Stromschlag, Kurzschluss, mögliche Brandgefahr. | Gering bis mittel, in Einzelfällen jedoch lebensgefährlich. |
| Psychische Belastungen | Lange Besprechungen ohne Struktur, Konflikte im Team, Zeitdruck, unzureichende Pausengestaltung. | Stress, Gereiztheit, Konzentrationsstörungen, langfristig Burnout-Risiko. | Mittel; die Auswirkungen sind häufig schleichend. |
| Infektionsrisiko | Viele Personen in geschlossenen Räumen, fehlende Lüftung, mangelnde Hygiene. | Übertragung von Erkältungskrankheiten, Grippe und ggf. anderen Viren. | Mittel; abhängig von Saisonalität und Hygienemaßnahmen. |
Stolper- und Rutschgefahren
Verlegung aller Kabel in Kabelkanälen oder Bodentanks; Vermeidung querliegender Leitungen.
Laufwege freihalten, lose Teppichkanten zeitnah beheben.
Unterweisung der Nutzer, keine Gegenstände in Gangbereichen abzulegen.
Ergonomie
Bereitstellung ergonomisch verstellbarer Stühle und passender Tischhöhen.
Ausreichende Bewegungsflächen (nach ASR A1.2), keine Überbelegung.
Meetingdauer begrenzen, Pausen zur Körperlockerung einplanen.
Schulung der Mitarbeitenden zu gesunder Sitzhaltung.
Beleuchtung
Ausreichende Beleuchtungsstärke (Empfehlung ca. 500 Lux), blendfreie Lampen.
Anbringen von Jalousien oder Rollos gegen direkte Sonneneinstrahlung.
Regelmäßige Wartung der Beleuchtung (Auswechseln defekter Leuchten, Lux-Messungen).
Raumklima
Regelmäßige Stoßlüftung, ggf. Einbau technischer Lüftungsanlagen, Wartung von Klimaanlagen.
Temperaturbereich im Raum um 20–22 °C, Zugluft vermeiden.
Einsatz von CO₂-Ampeln, um rechtzeitig auf Lüftungsbedarf hinzuweisen.
Lärmbelastung
Bauliche Maßnahmen (z. B. schallabsorbierende Decken- und Wandpaneele, Teppich oder Vorhänge).
Leisere Klimageräte, ggf. akustische Trennwände.
Verhaltensregeln: strukturierte Redeanteile, angepasste Lautstärke, ein Thema zurzeit.
Brandschutz
Funktionsfähige Rauchmelder, Brandmeldeanlage mit Probealarm.
Bereitstellung geprüfter Feuerlöscher in erreichbarer Nähe, Fluchtwege nicht blockieren.
Verbot von unsachgemäßer Verwendung von Mehrfachsteckdosen (Kettenbildung), regelmäßige Elektroprüfungen nach DGUV Vorschrift 3.
Elektrotechnische Sicherheit
Beschädigte Kabel und defekte Geräte sofort austauschen, ortsveränderliche Geräte regelmäßig prüfen.
Einbau von FI-Schaltern in entsprechenden Stromkreisen.
Nur geprüfte, normkonforme Mehrfachsteckdosen mit ausreichender Leistung verwenden.
Psychische Belastungen
Klare Agenda, Zeit- und Pausenplanung, ausgewogene Teilnehmerzahl.
Schulungen für Führungskräfte in Stress- und Konfliktmanagement.
Angenehme Raumgestaltung (freundliche Farben, Pflanzen, Tageslicht, Belüftung).
Einbindung von Mitarbeitenden in die Organisation von Meetings, Transparenz schaffen.
Infektionsschutz
Regelmäßige Reinigung und Desinfektion häufig berührter Flächen (Tische, Stuhllehnen, Türklinken).
Bereitstellung von Handdesinfektionsmitteln, Aufforderung zum Händewaschen.
Hinweisschilder zu Nies- und Hustenetikette.
Begrenzung der Personenzahl bei erhöhter Infektionslage, ggf. Maskenpflicht und Hybrid-Meetings.
Erweiterte Risikomatrix
Im Folgenden eine beispielhafte tabellarische Darstellung der Risiken vor und nach Umsetzung der Schutzmaßnahmen sowie der jeweiligen Priorität:
| Gefährdung | Risiko vor Maßn. | Risiko nach Maßn. | Priorität |
|---|---|---|---|
| Stolper-/Rutschgefahren | Mittel | Gering | Hoch |
| Ergonomische Belastungen | Mittel | Gering | Mittel |
| Beleuchtung | Mittel | Gering | Mittel |
| Raumklima | Mittel | Gering | Mittel |
| Lärm | Gering - Mittel | Gering | Gering |
| Brandschutz | Hoch | Gering | Hoch |
| Elektrosicherheit | Mittel - Hoch | Gering | Hoch |
| Psychische Belastungen | Mittel | Gering | Mittel |
| Infektionsrisiko | Mittel | Gering | Mittel |
Erläuterung:
"Hoch" bei Brandschutz und Elektrosicherheit vor Maßnahmen, da bei Fehlverhalten extreme Folgen (Brand, Stromunfall) möglich sind. Nach den beschriebenen Maßnahmen sinkt das Risiko auf "Gering".
Viele Risiken bewegen sich von "Mittel" auf "Gering", sofern alle Schutzmaßnahmen konsequent umgesetzt werden.
Die Priorität kennzeichnet, wie dringend die Maßnahmen umgesetzt bzw. überwacht werden müssen.
Checkliste für Facility Management / Haustechnik
(Empfohlen: monatliche oder vierteljährliche Begehungen)
Boden und Verkehrswege
Sind Kabel in Kanälen oder Bodentanks verlegt und frei von Beschädigungen?
Gibt es lose Teppichkanten, Unebenheiten oder Stolperstellen?
Ist der Fußboden sauber, nicht rutschig, ohne stehende Flüssigkeiten?
Möblierung/Ergonomie
Sind alle Stühle intakt (keine defekten Rollen, Lehnen, Polster)?
Reicht die Bewegungsfläche aus (keine übermäßige Möblierung, Tischabstände)?
Ist die Tischhöhe im Normbereich, bzw. sind Tische stabil und unbeschädigt?
Beleuchtung
Funktionieren alle Leuchten? Keine flackernden oder defekten Lampen?
Beleuchtungsstärke (ca. 500 Lux) ausreichend?
Sind Sonnenschutz / Jalousien intakt, lassen sie sich leicht bedienen?
Raumklima
Werden Temperatur und Luftfeuchtigkeit regelmäßig überwacht (ggf. Messung)?
Funktioniert die Klimaanlage / Lüftungsanlage ohne Störgeräusche, ist der Filter sauber?
Ggf. CO₂-Ampeln vorhanden und funktionsfähig?
Lärmschutz
Sind ggf. schallabsorbierende Decken-, Wand- oder Bodenmaterialien vorhanden?
Entsprechen Klimageräte / Lüfter den Lautstärkenvorgaben?
Türschließer einstellbar und nicht zu laut?
Elektrosicherheit
Sind alle ortsveränderlichen Geräte mit gültiger Prüfplakette (DGUV Vorschrift 3) versehen?
Sichtkontrolle der Kabel und Stecker auf Beschädigungen?
Keine Mehrfachsteckdosenketten, nur geprüfte Steckdosenleisten?
Checkliste für Nutzer / Meeting-Verantwortliche
(Vor und nach jedem Meeting bzw. bei regelmäßiger Nutzung)
Raumvorbereitung
Ist der Raum frei von Stolperfallen (keine offenliegenden Kabel, keine Gegenstände im Gang)?
Haben alle Teilnehmenden ausreichend Sitzplätze und Bewegungsfreiheit?
Ggf. Lüften vor dem Start (Frischluftzufuhr), Temperatur checken, Jalousien bei Blendung schließen.
Technik
Funktionieren Beamer, Monitor, Lautsprecher, Mikrofone?
Sind Kabel ordentlich verlegt bzw. verstaut, keine Überlastung von Steckdosen?
ggf. Batteriestand von Fernbedienungen / Zubehör prüfen.
Ergonomie
Stühle korrekt aufgestellt, jeder hat eine angemessene Sitzmöglichkeit?
Falls lange Meetings geplant: Pausenzeiten ansprechen, kurze Bewegungs- oder Lüftungspausen einplanen.
Brandschutz/Notfall
Wissen alle, wo sich der nächste Feuerlöscher und der Fluchtweg befindet? (Insbesondere bei Gästen/Eingewiesenen erwähnen.)
Keine Behinderung der Tür mit Gegenständen (z. B. Stühle, Flipchart).
Während des Meetings
Lautstärke und Gesprächsdisziplin beachten, Konflikte moderieren.
Bei schlechter Luft (viele gähnen, CO₂-Ampel springt an) -> Pause zum Lüften.
Auf Beschwerden der Teilnehmenden achten (Kopfschmerzen, Schwindel etc.).
Nach dem Meeting
Kabel und Gegenstände wegräumen, Tische frei machen, ggf. verschmutzte Flächen reinigen (z. B. verschüttete Getränke).
Beamer/Monitor/Licht ausschalten (Energiesparen), Fenster schließen (wenn kein Folgetermin direkt ansteht).
Mängel oder Auffälligkeiten (z. B. Defekt an Stuhl, kaputtes Kabel, fehlendes Desinfektionsmittel) sofort melden.
Allgemeine Mitarbeiterschulungen (jährlich)
Grundlagen: Stolperfallen, ergonomisches Sitzen, Brandschutz, Meldewege bei Mängeln.
Sensibilisierung für Pausen, richtige Belüftung und Hygienemaßnahmen.
Dokumentation der Teilnahme per Liste oder elektronisch.
Führungskräfteschulung
Verpflichtende Schulung in Organisation von Meetings (Agenda, Zeitmanagement, Konfliktlösung).
Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz klären: Vorbildfunktion, Überwachung der Mitarbeitenden.
Vermittlung von Stress- und Konfliktmanagementmethoden, Kenntnis von betrieblichen Unterstützungsangeboten (z. B. Betriebsarzt).
Ersthelfer- und Brandschutzhelferschulung
Regelmäßige Auffrischungen (mind. alle 2 Jahre Ersthelfer, alle 3-5 Jahre Brandschutzhelfer).
Praxisnahe Übungen (Bedienung der Feuerlöscher, Evakuierungsübung mit Szenarien in Besprechungsräumen).
Geschäftsführung: Gesamtverantwortung, stellt Budget und Personal für die Maßnahmen bereit, beauftragt Fachkraft für Arbeitssicherheit, verabschiedet die Gefährdungsbeurteilung.
Fachkraft für Arbeitssicherheit: Federführung bei der Erstellung und Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung, Durchführung von Begehungen, Beratung des Arbeitgebers, Organisation oder Koordination von Schulungen.
Betriebsarzt: Ermittlung gesundheitlicher Risiken, Empfehlungen zu ergonomischer Gestaltung, Luftqualität und Infektionsschutz, arbeitsmedizinische Vorsorge.
Betriebsrat: Beteiligung an allen Maßnahmen, Einbringung von Feedback der Beschäftigten, Mitbestimmung bei Arbeitsschutz, Förderung der Akzeptanz.
Facility Management / Haustechnik: Umsetzung technischer und baulicher Maßnahmen, Wartungen, Reparaturen, Prüfungen (z. B. Brandschutzeinrichtungen, Beleuchtung, Klimaanlage).
Führungskräfte: Einhaltung und Überwachung der Vorgaben im eigenen Team, Meldung von Problemen, Sicherstellung der Teilnahme an Unterweisungen, Meetingorganisation.
Sicherheitsbeauftragte: Unterstützen im Kollegenkreis, halten Augen offen für Gefahren, fungieren als Multiplikatoren für Arbeitsschutzthemen.
Mitarbeitende / Nutzende: Eigenverantwortliche Umsetzung der Schutzmaßnahmen (Ordnung, Kabelverstauung, rechtzeitiges Lüften), Mitwirkung bei Schulungen, Melden von Mängeln.
Dokumentation
Diese Gefährdungsbeurteilung wird schriftlich fixiert (inkl. Maßnahmenplan).
Maßnahmenplan mit Zuständigkeiten und Fristen, Fortschrittskontrolle durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Alle Prüfnachweise (Elektrogeräte, Feuerlöscher, Rauchmelder) werden archiviert; Checklisten nach Begehungen gesammelt und ausgewertet.
Wirksamkeitskontrolle
Systematische Analyse von Unfall- oder Beinaheunfallmeldungen im Besprechungsbereich.
Regelmäßige Begehungen und Checklistenbearbeitung (siehe Kapitel 6).
Mitarbeiterfeedback einholen (Ergonomie, Raumklima, Infektionsschutz), z. B. durch Umfragen oder Gespräche.
Detaillierte Handlungsempfehlungen zur Optimierung
Langfristig ergonomische Möblierung: Einsatz höhenverstellbarer Konferenztische, bequemer Stühle mit vielfältigen Einstelloptionen.
Moderne Beleuchtungs- und Klimatechnik: Individuell regelbare Leuchtzonen, sensorgesteuerte Lüftung oder CO₂-gesteuerte Systeme.
Raumakustische Verbesserungen: Akustikelemente an Decke und Wänden, schalldämmende Böden, leisere Lüfter oder Klimageräte.
Meetingkultur und Zeitmanagement: Förderung effizienter, strukturierter Besprechungen (klare Agenda, Zeitbegrenzung, Pausen). Minimierung unnötiger Meetings entlastet Beschäftigte zusätzlich.
Zukunftsorientierter Infektionsschutz: Ggf. Luftreiniger mit HEPA-Filtern, flexible Meetinggrößen (Hybrid-Veranstaltungen), ausreichende Abstände.
Regelmäßige Sensibilisierung: Kurze Erinnerungen, Poster, E-Mails zu ordentlichen Arbeitsbedingungen im Meeting. Ausbau digitaler Hilfsmittel (z. B. Raumbuchungssystem mit Erinnerung an Lüftungspausen).
Verknüpfung mit Gesundheits- und Nachhaltigkeitszielen: Nutzung energiesparender LED-Beleuchtung, Reduktion von Papierverbrauch (digitale Präsentationen), Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre (Pflanzen, Farben).