Tagungsräume (Versammlungsräume)
Tagungsräume und andere Versammlungsräume sind integrale Bestandteile öffentlicher und betrieblicher Gebäude, die für Versammlungen, Konferenzen, Schulungen und Veranstaltungen konzipiert sind. Diese Räume unterliegen spezifischen Sicherheits-, Belegungs- und Evakuierungsanforderungen gemäß der Versammlungsstättenverordnung (VStättVO Hamburg) und den einschlägigen technischen Baubestimmungen. Zur Gewährleistung der Compliance muss der Betreiber entsprechende Dokumentationen führen, die die sichere Nutzung, die bauliche Unversehrtheit und die betriebliche Einsatzbereitschaft belegen. Dieses Kapitel beschreibt die erforderlichen Dokumente für derartige Bereiche und fokussiert auf den Bestuhlungs- und Rettungswegeplan sowie das Prüfbuch für Versammlungsstätten (Gastspielprüfbuch), welche beide für die Betriebsfreigabe und den laufenden Facility-Management-Betrieb unerlässlich sind.
Die Dokumentation für Tagungs- und Versammlungsräume nach der VStättVO (Hamburg) spielt eine wesentliche Rolle für die Gewährleistung der Betriebssicherheit, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und den Schutz der Öffentlichkeit. Der Bestuhlungs- und Rettungswegeplan stellt eine sichere Belegung und Evakuierungskapazität sicher, während das Prüfbuch garantiert, dass jede Veranstaltung oder Nutzungsvariante ordnungsgemäß geprüft und freigegeben wird. Gemeinsam sind sie Teil der permanenten Sicherheitsdokumentation der Einrichtung, dienen den Aufsichtsbehörden als Compliance-Nachweis und bilden die Grundlage für den kontinuierlichen, sicheren Betrieb im Facility Management. Die gewissenhafte Pflege, regelmäßige Aktualisierung und Verfügbarkeit dieser Dokumente sind nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern auch essenzielle Elemente einer professionellen, risikobewussten Facility-Management-Praxis in Deutschland.
Unterlagen Bestuhlungs- und Rettungswegeplan
Bestuhlungs- und Rettungswegeplan
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| Dokumenttitel/Typ | Bestuhlungs- und Rettungswegeplan |
| Zweck & Umfang | Sichert sichere Bestuhlungsanordnungen, freie Fluchtwege und die Einhaltung der maximalen Personenkapazität gemäß VStättVO (Hamburg). Erforderlich für jeden Versammlungsraum mit variabler Bestuhlung oder Veranstaltungsnutzung. |
| Relevante Vorschriften/Normen | - VStättVO (Hamburg), §§ 7–13 (Auslastung, Rettungswege, Bestuhlung)
- HBauO Hamburg § 51 (Rettungswege)
- ASR A2.3 (Fluchtwege und Notausgänge)
- DIN ISO 23601 (Sicherheitskennzeichnung, Flucht- und Rettungspläne)
- DGUV Vorschrift 81 (Veranstaltungs- und Produktionsstätten für szenische Darstellung) |
| Wesentliche Bestandteile | • Grundriss mit deutlich markierten Rettungswegen und Notausgängen
• Positionierung und maximale Anzahl von Sitzplätzen, Tischen und temporären Aufbauten
• Kennzeichnung von Brandabschnitten, Feuerlöschern und Alarmierungseinrichtungen
• Mindestbreiten der Wege, Symbole für Notbeleuchtung und Rettungswegsignale
• Zeichnung im Maßstab (mit Legende und Nordpfeil)
• Genehmigungsvermerk der Bauaufsichtsbehörde oder eines Brandschutzsachverständigen |
| Verantwortlich | Erstellt vom Veranstalter oder Architekten; überprüft durch den Facility Manager und freigegeben durch die Bauaufsichtsbehörde oder einen Brandschutzbeauftragten vor der Nutzung. |
| Hinweise aus der Praxis | Wird bei Abnahmen, Sicherheitsunterweisungen und als Aushang in Nähe der Eingänge genutzt. Muss aktualisiert werden, wenn Raumaufteilung oder Kapazität geändert werden. Eine Kopie ist Teil der Betriebsdokumentation der Versammlungsstätte und muss den Rettungskräften auf Verlangen vorgelegt werden können. |
Erläuterung
Der Bestuhlungs- und Rettungswegeplan ist ein zentrales Dokument im Facility Management für Versammlungsräume. Er gewährleistet, dass die Sicherheit der Besucher durch ordnungsgemäße Bestuhlungsanordnungen, unbehinderte Ausgänge und die strikte Einhaltung zulässiger Personenzahlen sichergestellt ist. In Hamburg sind solche Pläne gemäß der VStättVO für Versammlungsräume gesetzlich vorgeschrieben, wobei festgelegt ist, dass der Plan sämtliche Sitzplätze (einschließlich Rollstuhlplätze), etwaige Bühnen- oder Szenenflächen sowie den Verlauf der Rettungswege maßstabsgerecht (z. B. im Maßstab 1:200) darstellt. Die im Plan festgesetzte Zahl und Anordnung der Plätze darf nicht überschritten oder ohne neue Genehmigung geändert werden. Zudem ist eine genehmigte Ausfertigung des Plans gut sichtbar in der Nähe des Haupteingangs auszuhängen. Der Plan beinhaltet ebenfalls die Darstellung von Fluchtwegen, Notbeleuchtungssystemen und Sicherheitskennzeichnungen in Übereinstimmung mit DIN ISO 23601. Facility Manager haben die Verantwortung sicherzustellen, dass der Plan stets die aktuelle Raumnutzung widerspiegelt – insbesondere vor Veranstaltungen, nach Umstellungen oder baulichen Veränderungen. Er dient als Grundlage für Brandschutzbegehungen, behördliche Abnahmen sowie die Notfall- und Evakuierungsplanung und ist Teil der permanenten Gebäudedokumentation. Jede Abweichung vom genehmigten Plan (etwa zusätzliche Bestuhlung oder veränderte Aufstellungen) ist unzulässig und kann zum Widerruf der Betriebserlaubnis führen.
Prüfbuch für Versammlungsstätten
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| Dokumenttitel/Typ | Prüfbuch für Versammlungsstätten (Gastspielprüfbuch) |
| Zweck & Umfang | Dient als offizieller Nachweis aller sicherheitsrelevanten Prüfungen, Veranstaltungsfreigaben und Anlagenüberprüfungen für Tagungs- und Versammlungsräume. Belegt die Einhaltung von betrieblichen, brandschutztechnischen und baulichen Sicherheitsauflagen vor und während Veranstaltungen. |
| Relevante Vorschriften/Normen | - VStättVO (Hamburg), §§ 40–43 (Betrieb, Prüfungen, Verantwortlichkeiten)
- HBauO Hamburg §§ 51, 52 (Anlagensicherheit, Betriebssicherheit)
- ArbSchG § 3 (Pflichten des Arbeitgebers)
- DGUV Vorschrift 81 (Veranstaltungs- und Produktionsstätten)
- DIN EN ISO 9001 (Dokumentation und Prozesslenkung im FM) |
| Wesentliche Bestandteile | • Protokollierung von Behördenbegehungen und Brandschutzkontrollen
• Veranstaltungsspezifische Sicherheitsüberprüfungen (Bühne, Bestuhlung, elektrische Anlagen etc.)
• Unterschriften der verantwortlichen Personen (z. B. Veranstaltungsleiter, Brandschutzbeauftragter)
• Vermerke zu Mängeln, deren Beseitigung und erfolgten Nachkontrollen
• Dokumentation temporärer Installationen und Änderungen an technischen Systemen
• Datum, Uhrzeit und Name des Prüfpersonals |
| Verantwortlich | Geführt und aufbewahrt durch den Betreiber der Versammlungsstätte (ggf. in Abstimmung mit der Bauaufsichtsbehörde). Eintragungen erfolgen durch befähigte Prüfer wie Sachverständige, Brandschutzdienststelle, verantwortliche Veranstaltungstechniker oder Feuerwehr. Der Facility Manager stellt die ordnungsgemäße Führung und Verfügbarkeit sicher. |
| Hinweise aus der Praxis | Muss am Veranstaltungsort aufbewahrt und jederzeit zur Einsicht durch Aufsichtsbehörden bereitgehalten werden. Gilt als rechtsverbindlicher Nachweis der Betriebssicherheit, insbesondere in vermieteten oder multifunktionalen Veranstaltungsstätten. Einträge sind vor jeder Veranstaltung sowie nach wesentlichen Änderungen an technischen Einrichtungen oder der Bestuhlung verpflichtend. |
Erläuterung
Das Prüfbuch für Versammlungsstätten fungiert als umfassendes Logbuch aller sicherheitsrelevanten Überprüfungen in Tagungs- und Versammlungsräumen. Vorgeschrieben durch §§ 40–43 der VStättVO (Hamburg), gewährleistet es Transparenz und Nachvollziehbarkeit bezüglich der betrieblichen Sicherheit des Veranstaltungsortes. Für Facility Manager ist es ein zentrales Compliance-Instrument, das die Ergebnisse der Prüfvorgänge für Brandschutz, Elektrosicherheit, bauliche Anlagen und etwaige temporäre Aufbauten während des Veranstaltungsbetriebs dokumentiert. Dieses Buch dient zugleich als rechtliche Absicherung und als Kommunikationsmittel zwischen dem Betreiber, den Sicherheitsbehörden und den Veranstaltern. Jeder Eintrag bietet einen datierten Nachweis des aktuellen Sicherheitsstatus der Versammlungsstätte, unterzeichnet von der prüfenden Person, und hält fest, welche Mängel festgestellt und welche Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden. Die ordnungsgemäße Führung und ständige Verfügbarkeit des Prüfbuchs ist Voraussetzung für die Genehmigung jeder Veranstaltung und stellt sicher, dass jede Nutzung der Räumlichkeit gemäß den geltenden Sicherheits- und Kapazitätsvorgaben erfolgt. Im Falle einer behördlichen Kontrolle oder eines Zwischenfalls belegt das Prüfbuch, dass alle vorgeschriebenen Sicherheitsüberprüfungen durchgeführt und etwaige Probleme unverzüglich behoben wurden.
