Versammlungsräume mit 200 oder mehr Sitzplätzen

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Versammlungsräume mit 200 oder mehr Sitzplätzen (Versammlungsstätten)

Versammlungsräume und -stätten mit 200 oder mehr Sitzplätzen unterliegen nach der Hamburgischen Versammlungsstättenverordnung (VStättVO (HH)) erweiterten Sicherheits- und Dokumentationspflichten. Diese Räumlichkeiten fallen unter die gesetzliche Definition von Versammlungsstätten und umfassen Aulen, Konferenzsäle sowie multifunktionale Veranstaltungsräume. Um die öffentliche Sicherheit zu gewährleisten, Überbelegung zu verhindern und eine effiziente Evakuierung zu ermöglichen, muss der Betreiber spezifische Dokumente führen – in erster Linie den Bestuhlungs- und Rettungswegeplan und das Gastspiel-Prüfbuch. Diese Unterlagen sind Teil des Sicherheitsmanagements des Gebäudes und dienen sowohl der behördlichen Erstabnahme als auch der Sicherstellung der fortlaufenden Auflageneinhaltung im Betrieb.

Für Versammlungsräume mit 200 oder mehr Sitzplätzen schreibt die Hamburgische VStättVO eine Reihe verbindlicher Dokumente vor, die Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und einen ordnungsgemäßen Betrieb gewährleisten. Der Bestuhlungs- und Rettungswegeplan garantiert eine vorschriftsmäßige Bestuhlung, sichere Fluchtwege und die Einhaltung der zulässigen Besucherzahl, während das Gastspiel-Prüfbuch den nachvollziehbaren Nachweis aller Sicherheitsprüfungen und der Erfüllung aller technischen sowie organisatorischen Pflichten liefert. Gemeinsam bilden diese Dokumente die zentrale Basis sowohl für die behördliche Konformität als auch für die effektive Kontrolle im Facility Management. Ihre ordnungsgemäße Pflege, regelmäßige Aktualisierung und Ausrichtung an den deutschen Sicherheitsstandards stellen sicher, dass jeder große Versammlungsraum sowohl rechtskonform als auch betrieblich sicher betrieben wird – zum Schutz der Besucher, der Sachwerte und der rechtlichen Betriebserlaubnis.

Große Versammlungsstätten – Regulierung & Betrieb

Rettungswegeplan
Gastspiel-Prüfbuch

Kategorie	Details
Dokumenttitel/Art	Bestuhlungs- und Rettungswegeplan
Zweck & Geltungsbereich	Gewährleistet die Einhaltung der Bestuhlungsanordnung, Kapazität und Rettungsweganforderungen gemäß VStättVO (HH). Definiert maximale Belegungszahl, sichere Fluchtwege und räumliche Anordnung für Veranstaltungen und öffentliche Nutzung.
Zugehörige Vorschriften/Normen	- VStättVO (Hamburg), §§ 7–13 (Besucherzahl, Rettungswege, Sicherheitsanforderungen) - HBauO § 51 (Anforderungen an Flucht- und Rettungswege) - ASR A2.3 (Fluchtwege und Notausgänge) - DIN ISO 23601 (Sicherheitskennzeichnung für Flucht- und Rettungspläne) - DGUV Vorschrift 81 (Veranstaltungs- und Produktionsstätten)
Wesentliche Bestandteile	• Maßstäblicher Plan mit Darstellung von Sitzreihen, Gängen, Bühnen und Hindernissen • Klare Kennzeichnung der Rettungswege, Notausgänge und Sammelplätze • Markierung von Brandabschnitten, Feuerlöschern und Alarmierungseinrichtungen • Angabe der maximalen Sitzplatzzahl pro Bestuhlungsvariante • Integration der Barrierefreiheit (barrierefreie Wegeführung gemäß DIN 18040) • Enthält Nordpfeil, Legende, Revisionsdatum und Freigabevermerk (Unterschrift)
Verantwortliche Stelle	Erstellung durch den Entwurfsverfasser (Architekt oder Veranstaltungsplaner); Freigabe durch die Bauaufsichtsbehörde; Pflege und Aktualisierung durch den Facility Manager bzw. Brandschutzbeauftragten.
Praktische Hinweise	Der Plan muss an allen Eingängen gut sichtbar ausgehängt und dauerhaft in der Dokumentation des Betreibers verfügbar sein. Er ist zu überarbeiten, sobald Bestuhlung, Bühnenkonfiguration oder Notausgänge geändert werden. Bei Inspektionen legt der Facility Manager die aktuelle genehmigte Fassung als Teil der Sicherheitsdokumentation der Versammlungsstätte vor.

Erläuterung

Der Bestuhlungs- und Rettungswegeplan ist ein gesetzlich vorgeschriebenes und betrieblich entscheidendes Dokument für jede Versammlungsstätte über 200 Sitzplätze. Er bildet die Grundlage für die Sicherheit der Besucher und die Evakuierungsplanung, damit alle Anwesenden im Notfall schnell und geordnet das Gebäude verlassen können. Gemäß §§ 7–13 der Hamburgischen VStättVO legt dieser Plan sowohl die maximale zulässige Besucherzahl als auch die Anordnung der Sitzplätze und Rettungswege fest. Dadurch werden Überbelegung verhindert und vorgeschriebene Sicherheitsabstände eingehalten. Der Plan integriert zudem brandschutztechnische Vorgaben, barrierefreien Zugang und Rettungskennzeichnungen (nach DIN ISO 23601 und DIN 18040). Für Facility Manager gewährleistet die Aktualität dieses Plans Transparenz bei Kontrollen, unterstützt Gefährdungsbeurteilungen und stellt sicher, dass die Nutzung des Raums mit dem genehmigten Konzept übereinstimmt. Jede bauliche oder funktionale Änderung (z.B. Umbauten, neue Bestuhlungsformen oder veranstaltungsspezifische Aufbauten) erfordert eine Anpassung und erneute behördliche Genehmigung des Plans.

Gastspiel-Prüfbuch (Prüfbuch für Versammlungsstätten)

Kategorie	Details
Dokumenttitel/Art	Gastspiel-Prüfbuch für Versammlungsstätten
Zweck & Geltungsbereich	Dient als offizielles Protokollbuch für Inspektionen, Veranstaltungsfreigaben und sicherheitstechnische Überprüfungen in Versammlungsstätten gemäß VStättVO (HH). Bietet einen rechtsgültigen Nachweis der Compliance vor und während jeder Veranstaltung.
Zugehörige Vorschriften/Normen	- VStättVO (Hamburg), §§ 40–43 (Betriebsaufsicht, Prüfungen, Verantwortlichkeiten) - HBauO §§ 51–52 (besondere bauliche Anforderungen, betriebssichere Nutzung, Barrierefreies Bauen) - ArbSchG § 3 (Grundpflichten des Arbeitgebers für sichere Bedingungen) - DGUV Vorschrift 81 (Veranstaltungs- und Produktionsstätten) - DIN EN ISO 9001 (Qualitätsdokumentation und Rückverfolgbarkeit)
Wesentliche Bestandteile	• Einträge für jede Prüfung und Veranstaltungsfreigabe • Unterschriftsfelder für Prüfer, verantwortliche Veranstaltungstechniker und Betreiber/Veranstalter • Vermerke zur Überprüfung der Bestuhlung, Freihaltung der Rettungswege und Funktionsfähigkeit der Brandschutzeinrichtungen • Dokumentation temporärer Aufbauten (Bühnen, Beleuchtung, Dekorationen) • Erfassung festgestellter Mängel und ihrer Beseitigung • Gebundenes, fortlaufend geführtes Buch mit datierten, manipulationssicheren Einträgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Verantwortliche Stelle	Ausgestellt und kontrolliert von der Bauaufsichtsbehörde; geführt vom Facility Manager bzw. Betreiber; Eintragungen erfolgen durch befugte Prüfer (z.B. Brandschutzbeauftragter, Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik).
Praktische Hinweise	Das Prüfbuch muss vor Ort aufbewahrt und auf Verlangen den Behörden vorgelegt werden. Es wird bei Veranstaltungsfreigaben, Brandschutzbegehungen und jährlichen Prüfungen überprüft. Der Facility Manager stellt Vollständigkeit, Lesbarkeit und zeitnahe Eintragungen nach jeder Veranstaltung oder Kontrolle sicher.

Erläuterung

Das Gastspiel-Prüfbuch bildet einen Grundpfeiler der betrieblichen Compliance für Versammlungsstätten. Für Versammlungsräume mit 200 oder mehr Personen fungiert es als zentrales Logbuch aller sicherheitsrelevanten Überprüfungen, veranstaltungsbezogenen Freigaben und behördlichen Genehmigungen. Gemäß §§ 40–43 der VStättVO (HH) wird darin vor jeder Veranstaltung der Zustand der Versammlungsstätte dokumentiert, um zu bestätigen, dass Sicherheitseinrichtungen, Rettungswege und technische Anlagen ordnungsgemäß funktionieren. Jeder Eintrag wird von autorisierten Prüfern sowie dem Veranstalter unterzeichnet, was Verantwortlichkeit und Transparenz sicherstellt.

Im Facility Management gehört dieses Prüfbuch zur dauerhaften Sicherheitsdokumentation des Gebäudes und wird typischerweise im Regieraum oder beim technischen Leiter aufbewahrt. Sein Nutzen geht über die Erfüllung gesetzlicher Pflichten hinaus: Es unterstützt die Qualitätssicherung (z.B. nach DIN EN ISO 9001) und das Brandschutzmanagement, indem es eine lückenlose Historie aller sicherheitsrelevanten Vorgänge im Veranstaltungsbetrieb bereitstellt. Versäumnisse bei der Führung oder Vorlage dieses Dokuments können dazu führen, dass die Betriebsgenehmigung entzogen wird oder Veranstaltungen abgesagt werden müssen.