Verbände im Branchenumfeld analysieren

Zweck der Organisation: RealFM e.V. ist ein Berufsverband für Corporate Real Estate und Facility Manager in Deutschland. Er entstand 2006 aus der früheren IFMA Deutschland und hat seinen Sitz in Berlin. RealFM unterscheidet sich durch seine persönliche Mitgliederstruktur: Ordentliche Mitglieder sind einzelne FM- und Immobilienmanager aus Anwenderunternehmen (sowie assoziierte Mitglieder aus Dienstleistung und Beratung). Der Verband fördert den bereichsübergreifenden Austausch unter FM-Verantwortlichen und entwickelt organisatorische Modelle und Prozesse für das Corporate Real Estate und Facility Management (CoReFM). Ziel ist es, das Kerngeschäft von Unternehmen durch professionelles Sekundärgeschäft (FM) zu stärken. RealFM veröffentlicht Leitfäden, Musterverträge, Benchmark-Berichte und Positionspapiere zu aktuellen FM-Themen und arbeitet aktiv an der Weiterentwicklung moderner Berufsprofile im FM. Gleichzeitig engagiert sich der Verband in der Förderung des Branchennachwuchses durch Networking-Events und Unterstützung beim Berufseinstieg.

Relevanz für Besprechungsräume im FM: RealFM adressiert in Arbeitskreisen auch moderne Arbeitswelten und Meeting-Konzepte. Beispielsweise befasst sich der RealFM-Arbeitskreis „New Work und Workplace Services“ mit zukunftsweisenden Bürokonzepten, die direkte Auswirkungen auf Besprechungsräume und Kollaborationsflächen haben. Dadurch fließen aktuelle Trends (Flex Office, hybride Meetings usw.) in die FM-Praxis ein.

Erfahrungsaustausch auf Augenhöhe: In Regionalkreisen und Arbeitskreisen von RealFM treffen sich FM-Verantwortliche verschiedener Unternehmen zum regelmäßigen Erfahrungsaustausch. Hier werden Best Practices – etwa für Konferenzraum-Management oder Veranstaltungslogistik – direkt unter Praktikern diskutiert.

Leitfäden und Tools: RealFM entwickelt praxisorientierte Leitfäden, Prozessmodelle und standardisierte Dokumente (z. B. Musterleistungsverzeichnisse für FM-Services). Diese Unterlagen helfen FM-Abteilungen, eigene Konzepte für Besprechungsraum-Services zu erstellen oder Verträge mit Dienstleistern professionell aufzusetzen.

Benchmarking & Studien: In Kooperation mit Partnern publiziert RealFM regelmäßig Benchmark-Berichte (etwa fm.benchmarking Bericht) und Marktstudien. FM-Teams können darüber Kennzahlen zu Raumnutzung, Servicelevels und Kosten von Besprechungsräumen vergleichen und Verbesserungspotenziale identifizieren.

Offizieller Weblink: www.realfm.de

Zweck der Organisation: Der VDI ist mit rund 135.000 Mitgliedern die größte technisch-wissenschaftliche Vereinigung in Deutschland. Als gemeinnütziger Verein (gegründet 1856) hat er sich die Förderung von Technik und Wissenschaft sowie des technischen Nachwuchses zum Ziel gesetzt. Zentral ist dabei die Erarbeitung technischer Regeln und Richtlinien: Über 12.000 Fachexperten im VDI entwickeln und aktualisieren jährlich Hunderte von technischen Standards. Mit über 2.000 veröffentlichten Richtlinien zählt der VDI zu den größten Regelsetzern in Deutschland. Diese Regeln decken zahlreiche Bereiche ab – von Gebäudetechnik, Raumluft und Akustik bis hin zur Arbeitssicherheit – und dienen als anerkannte Stand der Technik. Darüber hinaus ermöglicht der VDI die Weiterbildung und den Erfahrungsaustausch von Ingenieuren durch zahlreiche Fachbereiche, Netzwerke und regionale Bezirksvereine. Er vertritt die Interessen seiner Mitglieder in der Politik und in internationalen Gremien und fördert so die Belange der technischen Berufe und Branchen.

Relevanz für Besprechungsräume im FM: Viele VDI-Richtlinien liefern FM-Abteilungen konkrete technische Vorgaben für Besprechungsräume. Beispiele sind Richtlinien zur Raumakustik (VDI 2569) für vertrauliche Meetings oder zu Lüftung und Raumklima, die in Konferenzräumen für ein angenehmes Umfeld sorgen. Damit stellt der VDI sicher, dass Besprechungsräume nach dem neuesten Stand der Technik geplant, ausgestattet und betrieben werden.

Technische Standards: FM-Verantwortliche können sich bei Planung und Betrieb von Besprechungsräumen auf VDI-Standards stützen. Der VDI veröffentlicht Richtlinien etwa zu Klimatechnik, Beleuchtung, Schallschutz und Betreiberverantwortung, die FM-Abteilungen helfen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Nutzerkomfort zu gewährleisten.

Weiterbildung & Beratung: Über den VDI erhalten technische Mitarbeiter im FM Zugang zu Weiterbildungen, Tagungen und Fachforen. Dies fördert den Wissenstransfer, z. B. zu neuen Konferenztechnologien oder Energieeinsparungen in Meeting-Bereichen. Zudem bietet der VDI Publikationen (wie die VDI-Zeitschriften) und Anlaufstellen für konkrete technische Fragen im Gebäudebetrieb.

Expertengremien: FM-Abteilungen können eigene Fachexperten in die VDI-Gremien entsenden, um Normen und Richtlinien aktiv mitzugestalten. So fließen praxisnahe FM-Perspektiven (etwa zur Wartbarkeit von Konferenzsystemen oder zu Hygieneanforderungen) direkt in neue Standards ein, wovon später alle Betreiber von Besprechungsräumen profitieren.

Offizieller Weblink: www.vdi.de

Zweck der Organisation: Die DGNB ist Deutschlands führender Verband zur Förderung des nachhaltigen Bauens und Betreibens von Immobilien. Gegründet 2007, ist sie heute mit über 2.300 Mitgliedsorganisationen das größte Netzwerk für nachhaltiges Bauen in Europa. Als Non-Profit-Organisation verfolgt die DGNB das übergeordnete Ziel, den Wandel der Bau- und Immobilienbranche aktiv mitzugestalten, nachhaltiges Handeln zu fördern und in der öffentlichen Wahrnehmung zu verankern. Die DGNB entwickelt ein ganzheitliches Zertifizierungssystem für Gebäude und Quartiere, das ökologische, ökonomische und soziokulturelle Aspekte gleichermaßen bewertet. Dabei gibt es angepasste Zertifikate für Neubauten, Bestandsgebäude (Gebäude im Betrieb), Innenräume und sogar Veranstaltungen. Neben Zertifizierungen bietet die DGNB umfangreiche Wissensvermittlung an: Sie betreibt eine Akademie zur Weiterbildung von Nachhaltigkeitsexperten (z. B. DGNB Consultant, Auditor) und veröffentlicht Leitfäden, Toolkits und Positionspapiere rund um Klimaschutz, Kreislaufwirtschaft und ESG im Immobiliensektor.

Relevanz für Besprechungsräume im FM: Im Kontext von Besprechungsräumen bedeutet Nachhaltigkeit vor allem gesundes Raumklima, Energieeffizienz und Nutzerkomfort. Die DGNB setzt hier Maßstäbe, indem sie z. B. in ihren Zertifizierungskriterien Anforderungen an Tageslicht, Innenraumluftqualität, Akustik und ergonomische Möblierung stellt. FM-Teams können DGNB-Kriterien nutzen, um ihre Meeting-Bereiche umweltfreundlicher und nutzerorientierter zu gestalten – etwa durch nachhaltige Materialien, effiziente Gebäudetechnik und Konzepte zur Abfallvermeidung bei Veranstaltungen.

Zertifizierung als Benchmark: Durch das DGNB-Zertifikat für Gebäude oder Innenräume können FM-Abteilungen den Nachhaltigkeitsstandard ihrer Besprechungsräume objektiv messen und auszeichnen lassen. Ein zertifiziertes Gebäude im Betrieb oder Interieur liefert Kennzahlen zu Bereichen wie Energie, Komfort und Fläche, sodass Verbesserungen gezielt angestoßen werden können.

Weiterbildung in Sustainable FM: Die DGNB bietet speziell für Facility Manager Qualifizierungen an. Zum Beispiel bildet der Lehrgang zum “DGNB ESG-Manager” FM-Verantwortliche darin aus, Bestandsgebäude – inklusive ihrer Besprechungsbereiche – nach ESG-Kriterien zu optimieren. Solche Schulungen vermitteln praktisches Wissen, wie man Meeting-Räume klimafreundlich betreibt oder nachhaltige Events organisiert.

Netzwerk & Beratung: Als großes Netzwerk vermittelt die DGNB Kontakte zu Experten und bietet Foren zum Erfahrungsaustausch. FM-Abteilungen können auf DGNB-Fachkomitees mitwirken oder die digitale Plattform myDGNB nutzen, um Wissen und Dokumente rund um nachhaltiges FM (z. B. Green Meeting Guidelines) auszutauschen. Zusätzlich stellt die DGNB kostenlos Informationen bereit (z. B. in ihrem Newsroom oder Blog), die FM-Teams für eigene Nachhaltigkeitsinitiativen inspirieren.

Offizieller Weblink: www.dgnb.de

Zweck der Organisation: DIN ist die offizielle nationale Normungsorganisation Deutschlands und weltweit eine anerkannte Plattform für Standardisierung. Als privatwirtschaftlich organisiertes, gemeinnütziges Institut koordiniert DIN die Entwicklung von Normen in enger Zusammenarbeit mit Wirtschaft, Wissenschaft, der öffentlichen Hand und der Zivilgesellschaft. Seit der Gründung im Jahr 1917 hat DIN tausende Standards hervorgebracht – vom DIN-A4-Papierformat bis zu aktuellen ISO-Normen im Qualitäts- und Umweltmanagement. Etwa 40.000 Fachexperten bringen ihr Wissen in rund 3.500 Normungsgremien ein, welche DIN moderiert. Die daraus resultierenden Normen fördern die Verständigung und den Handel, dienen der Sicherheit, Qualitätssicherung und dem gesellschaftlichen Schutz. DIN versteht sich als neutraler Moderator des Normungsprozesses: Es sorgt dafür, dass konsensbasierte Ergebnisse entstehen, die den Marktbedürfnissen entsprechen und oft auch in Gesetze oder Ausschreibungen übernommen werden. Für das Facility Management wurden z. B. die europäischen FM-Normen (EN 15221 Reihe) und die ISO 41000-Serie unter Federführung von DIN in Deutschland eingeführt.

Relevanz für Besprechungsräume im FM: DIN-Normen schaffen den Rahmen, damit Besprechungsräume sicher und funktional betrieben werden können. Beispielsweise definieren Arbeitsstätten-Normen Anforderungen an Fluchtwege, Beleuchtung und Lüftung in Konferenzräumen. Durch DIN EN 15221/ISO 41011 wurden zudem Begriffe und Leistungen im FM standardisiert, sodass „Besprechungsraum-Management“ heute ein klar umrissenes Leistungspaket ist. FM-Abteilungen orientieren sich an DIN-Normen, um sowohl gesetzliche Vorgaben (z. B. Brandschutz) einzuhalten als auch Best Practices umzusetzen.

Normen für Sicherheit und Qualität: DIN erarbeitet konsensbasierte Normen, die direkt im Besprechungsraum-Management helfen. Sie fördern z. B. Arbeitssicherheit (etwa Normen zu Möblierung und Ergonomie, damit keine Unfallgefahren entstehen) und Qualität (Standards für Akustik, Beleuchtungsstärken usw.). FM-Teams nutzen diese Normen als Richtwerte bei Planung, Umbau und Betrieb von Meetingräumen.

Mitarbeit in Normungsgremien: Über DIN können Vertreter von FM-Abteilungen selbst an der Normsetzung teilnehmen. In Normenausschüssen – etwa zum Gebäude- und Technologiemanagement – bringen Praktiker ihr Fachwissen ein. So fließen FM-Perspektiven (z. B. betriebliche Abläufe oder Nutzerbedürfnisse in Konferenzbereichen) in neue Standards ein. Gleichzeitig profitieren die eigenen Organisationen vom frühzeitigen Know-how über kommende Normanforderungen.

Praxisleitfäden und Referenzrahmen: Neben Normen publiziert DIN auch praktische Spezifikationen (DIN SPEC) und bietet Infostellen sowie Weiterbildungen an. FM-Verantwortliche erhalten dort Hilfestellung bei der Anwendung von Normen – zum Beispiel wie man ein internes Regelwerk für Besprechungsräume auf Basis von DIN/ISO-Standards erstellt. Zudem dienen die Normen als Benchmark: Anhand normierter Kennzahlen (z. B. Flächen pro Arbeitsplatz oder Raumluftwerte) können FM-Abteilungen die Performance ihrer Besprechungsraum-Services objektiv bewerten.

Offizieller Weblink: www.din.de