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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Hotel-Niveau

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Betriebliche Besprechungsräume: Hotel-Standard

Betriebliche Besprechungsräume: Hotel-Standard

Serviceorientierung, Designqualität und Nutzererlebnis nach Maßstäben der Hotellerie

Betriebliche Besprechungsräume sind längst nicht mehr nur funktionale Orte für Sitzungen. In modernen Unternehmen entwickeln sie sich zu repräsentativen, technisch hochwertigen und serviceorientierten Räumen, die an Qualitätsstandards aus der Hotellerie orientiert sind. Ein „Hotel-Standard“ für Besprechungsräume umfasst nicht nur hochwertige Gestaltung und Möblierung, sondern auch Servicelevel, technische Ausstattung, Ambiente und Nutzerkomfort, wie man ihn aus professionellen Konferenzbereichen internationaler Hotels kennt.

Besprechungsräume im Hotel-Standard sind ein sichtbares Zeichen für Serviceorientierung, Arbeitskultur und Professionalität. Sie verbinden ästhetische Gestaltung mit digitaler Funktionalität und FM-gesteuertem Servicebetrieb – und zahlen damit unmittelbar auf Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenbindung und Unternehmensimage ein. Das Facility Management wird dabei zum Service-Orchestrator, der Raum, Technik, Reinigung, Versorgung und Nutzererlebnis zu einem hochwertigen Gesamteindruck verbindet.

Zielsetzung eines Hotel-Standards für Besprechungsräume

Hotel-Standards für Besprechungsräume

  • Erhöhung der Aufenthaltsqualität und der Produktivität bei Meetings

  • Stärkung der Markenwahrnehmung durch hochwertige Gestaltung

  • Integration von Serviceprozessen, wie sie in Konferenzhotels üblich sind

  • Unterstützung hybrider Arbeits- und Veranstaltungsformate

  • Förderung von Gastfreundschaft, Diskretion und Flexibilität

Merkmale eines Besprechungsraums im Hotel-Standard

Kategorie

Merkmale nach Hotel-Vorbild

Design und Ambiente

Hochwertige Materialien, ruhige Farbwelt, Lichtkonzept, Akustik

Technik und Konnektivität

große Bildschirme, Click&Share, Konferenztechnik, Ladezonen

Service und Betreuung

zentrale Buchung, Getränke-Setup, Reinigung vor / nach Nutzung

Raumkomfort

Klimatisierung, Luftqualität, bequeme Sitzmöbel, variable Möblierung

Flexibilität

mobile Trennwände, hybride Nutzung, Tageslicht + Verdunklung

Gastorientierung

einheitliche Beschilderung, Welcome-Displays, leichte Bedienbarkeit

Technische Ausstattung

  • großformatige Displays oder Projektion (mind. 75", UHD-fähig)

  • Videokonferenzsysteme (z. B. Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms)

  • drahtlose Präsentationssysteme (z. B. Barco ClickShare)

  • intelligente Raumsteuerung (Licht, Klima, Technik per Touchpanel)

  • leistungsfähiges WLAN, USB-C-Ladepunkte, Adaptersets

Mobiliar und Raumgestaltung

  • ergonomische, repräsentative Konferenztische und Stühle

  • integrierte Technikanschlüsse im Tisch

  • variable Bestuhlung (Boardroom, Workshop, Theater)

  • akustisch optimierte Wand- und Deckenflächen

  • indirektes Lichtkonzept, steuerbar nach Tageszeit und Nutzung

Servicestrukturen für Nutzerkomfort

Serviceelement

Umsetzung im Hotel-Standard

Getränkeservice

Setup durch Hausservice, Karaffen, Gläser, Kaffeemaschine

Reinigung

Turnus nach Belegung, Sichtreinigung + Desinfektion

Technik-Assistenz

IT-Support auf Abruf, bei hybriden Meetings dauerhaft anwesend

Nutzerführung

digitale Raumbeschilderung mit Belegungsinfo und Begrüßung

Checklisten

Raumsetup, Techniktest, Cateringkoordination

Integration in Facility Management und Betrieb

  • digitale Buchungssysteme mit Raumauslastungsauswertung

  • CAFM-Verknüpfung mit Reinigung, Technik, Möblierung, Servicekonten

  • Schnittstelle zu Besuchermanagement und Empfang

  • Reaktionszeiten für Störungen, Nachrüstung und Umbauten

  • QM-Dokumentation: Raumzustand, Nutzerfeedback, Servicequalität

Qualitätsstandards und Auditierbarkeit

  • Entwicklung eines Betriebshandbuchs für Besprechungsräume

  • Erfassung von Nutzerfeedback und Bewertung über QR-Codes oder Apps

  • Service Level Agreements (SLAs) für Reinigung, Technik und Catering

  • Integration in Nachhaltigkeitskonzepte (z. B. energieeffiziente Beleuchtung, plastikfreier Service)

  • Einbindung in ESG-Kennzahlen (z. B. Nutzungseffizienz, Reinigungsaufwand, Energieverbrauch pro Buchung)

Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor

Wirkung

Einheitlicher Qualitätsstandard

Wiedererkennbarkeit und Erwartungssicherheit

Nutzerzentriertes Design

einfache Bedienbarkeit, hohe Akzeptanz

FM-nahe Servicestruktur

gute Steuerbarkeit, reibungsloser Betrieb

Digitale Integration

Belegung, Technik, Rückmeldung in einem System

Markenorientierte Gestaltung

Stärkung von CI/CD und Arbeitgeberattraktivität