| Welche Raumtypen, Kapazitäten und Layout-Standards (Boardroom, U-Form, Workshop-Island, Hybrid-Hub) werden benötigt? | Vermeidet Über-/Unterdimensionierung, schafft planbare Flexibilität |
| Wie läuft der End-to-End-Buchungsprozess ab (Find → Book → Check-in → Feedback) – inkl. Regeln gegen No-Shows und Doppelbuchungen? | Maximiert Auslastung, minimiert Frust & Schatten-IT |
| Welche Integrationen mit IT-/CAFM-Systemen, Kalendern, Sensorik und Türdisplays sind dafür nötig? | Sichere Datenkonsistenz & automatisierte Freigaben |
| Welche Service Level für Raumverfügbarkeit (z. B. 99 % Up-Time) und Freigabezeiten nach No-Show gelten? | Klare Erwartungshaltung für Nutzer & FM-Team |
| Wie wird die Bestuhlung geplant, umgebaut und ergonomisch/barrierefrei sichergestellt? | Sofort einsatzbereite Settings, Health & Safety |
| Welche Umrüst-, Montage- und Demontage-Zeiten (Turnaround) sind zulässig, und wer verantwortet sie? | Minimale Leerzeiten zwischen Meetings |
| Wie ist der Day-Time-Cleaning-Prozess gestaltet (Trigger-Events, Zeitfenster, Green-Cleaning-Standards)? | Hygiene ohne Betriebsunterbrechung, ESG-Konformität |
| Welche Turnaround-Ziele für Reinigung & Setup gelten je Raumklasse? | Messbare Performance & Nutzerzufriedenheit |
| Welche technischen AV/IT-Standards (Kamera, Mikro, BYOD-Konnektivität, Netzwerk-Resilienz) sind definiert? | Konsistente Meeting-Experience onsite & remote |
| Wie wird der technische Support organisiert (1st-Level-Response-Zeit, Eskalationsstufen, Remote-Monitoring)? | Schnelle Entstörung, 90 % First-Time-Fix |
| Wie werden Firmware-Updates, Security-Patches und Geräte-Lifecycle gemanagt? | Vermeidet Ausfälle und Cyber-Risiken |
| Wie wird Veranstaltungscatering in den Buchungsworkflow eingebunden (Bedarfsabfrage, Allergene, Cut-off-Times)? | Reibungslose Logistik, Compliance zu Food-Safety |
| Welche Prozesse regeln Auf-, Abbau und Restelogistik von Catering – insbesondere Kühlkette, Mehrweg und Food-Waste-Tracking? | ESG-Ziele & Kostenoptimierung |
| Wie greifen Catering, Cleaning und Turnaround zeitlich ineinander? | Vermeidet Prozess-Kollisionen, sichert Pünktlichkeit |
| Welche Sicherheits-, Datenschutz- und Zutrittsanforderungen gelten (vertrauliche Meetings, Audits)? | Schutz sensibler Informationen & Compliance |
| Wie wird Energie- und Ressourceneffizienz gemessen und verbessert (Belegungssensor-gesteuerte HKL, LED-Licht, Circular Fit-out)? | OPEX-Reduktion, CO₂-Bilanz, ESG-Reporting |
| Wie wird die Nutzerzufriedenheit erfasst, ausgewertet und in den PDCA-Zyklus rückgekoppelt? | OPEX-Reduktion, CO₂-Bilanz, ESG-Reporting |
| Welche Vollkosten (CapEx + OpEx) pro Raum-Stunde fallen an, und wie werden sie verursachergerecht allokiert? | Transparenz für Budget & Business-Cases |
