Gestaltung, Nutzung und Mitbestimmung – Eine detaillierte Betrachtung
Besprechungsräume sind unverzichtbare Bestandteile jeder modernen Arbeitsumgebung. Sie bieten Raum für Kommunikation, Entscheidungsfindung, kreative Zusammenarbeit und Präsentationen. Im Facility Management (FM) umfassen Besprechungsräume nicht nur bauliche und technische Aspekte, sondern auch organisatorische und soziale Faktoren, die direkt die Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden beeinflussen. Die Mitbestimmung des Betriebsrats spielt hierbei eine zentrale Rolle, da sie die Gestaltung, Nutzung und Ausstattung dieser Räume mit den Interessen der Belegschaft in Einklang bringt.
Besprechungsräume sind mehr als nur Räume – sie sind ein strategischer Bestandteil moderner Arbeitsumgebungen. Ihre Gestaltung und Nutzung haben direkte Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen, Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Der Betriebsrat hat eine wichtige Funktion, um sicherzustellen, dass Besprechungsräume den ergonomischen, technologischen und sozialen Anforderungen gerecht werden. Mit klaren Betriebsvereinbarungen, transparenter Kommunikation und enger Zusammenarbeit mit dem Facility Management können Besprechungsräume optimal gestaltet und genutzt werden.
Interne Kommunikation: Räume für Meetings, Workshops, Schulungen und Teamarbeit.
Externe Kommunikation: Präsentationen und Verhandlungen mit Kunden, Partnern oder Lieferanten.
Kreative Prozesse: Förderung von Brainstorming und Innovation durch flexible Raumkonzepte.
Repräsentation: Schaffung eines professionellen Ambientes, das das Image des Unternehmens widerspiegelt.
Anforderungen an Besprechungsräume
Ergonomie: Bequeme Sitzmöglichkeiten, höhenverstellbare Tische und ausreichend Bewegungsfreiheit.
Technologische Ausstattung: Präsentationstechnik wie Bildschirme, Projektoren, Videokonferenzsysteme und drahtlose Verbindungen.
Akustik: Optimierung der Klangqualität durch schalldämpfende Materialien und eine gute Raumaufteilung.
Beleuchtung und Klima: Blendfreie Beleuchtung, gute Belüftung und angenehme Temperaturen.
Barrierefreiheit: Zugang und Nutzung für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG: Mitbestimmung bei der Einführung und Gestaltung von Nutzungsregeln, wie Buchungssystemen oder Zugangsberechtigungen.
§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG: Mitbestimmung bei Maßnahmen des Gesundheitsschutzes, z. B. ergonomische Gestaltung oder Klimatisierung.
§ 90 BetrVG: Anhörungsrecht bei baulichen Änderungen oder Neubauten, die Besprechungsräume betreffen.
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
Ergonomie (§ 3a ArbStättV): Möblierung und technische Ausstattung müssen den ergonomischen Anforderungen entsprechen.
Beleuchtung und Klima (§ 6 ArbStättV): Besprechungsräume müssen gut beleuchtet und belüftet sein, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Barrierefreiheit: Besprechungsräume müssen so gestaltet sein, dass sie für alle Mitarbeitenden, einschließlich Menschen mit Behinderungen, zugänglich und nutzbar sind.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Schutz sensibler Daten: Besprechungsräume mit Videokonferenzsystemen oder anderen Aufzeichnungsmöglichkeiten müssen Datenschutzstandards entsprechen.
DIN-Normen
DIN EN ISO 9241: Anforderungen an die Ergonomie von Arbeitsumgebungen.
DIN 18040: Vorgaben für die barrierefreie Gestaltung von Gebäuden.
Gestaltung und Ausstattung
Ergonomische Einrichtung: Der Betriebsrat kann sicherstellen, dass Tische, Stühle und andere Möbel den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen.
Beispiel: Forderung nach höhenverstellbaren Tischen und Stühlen mit ausreichender Polsterung.
Technologische Ausstattung:
Mitbestimmung bei der Auswahl und Installation von Präsentations- und Kommunikationstechnik.
Beispiel: Einführung von Videokonferenzsystemen, die sowohl benutzerfreundlich als auch datenschutzkonform sind.
Akustik:
Sicherstellung, dass Besprechungsräume eine gute Klangqualität bieten, z. B. durch Akustikpaneele oder Teppiche.
Nutzung und Organisation
Buchungssysteme: Mitbestimmung bei der Einführung digitaler oder analoger Systeme zur Verwaltung der Raumbelegung.
Praxisbeispiel: Einführung eines Online-Buchungssystems mit transparenter Priorisierung.
Nutzungsrichtlinien:
Der Betriebsrat kann darauf hinwirken, dass die Nutzung von Besprechungsräumen fair und inklusiv gestaltet wird.
Beispiel: Regelungen zur bevorzugten Nutzung für Mitarbeitende mit besonderem Bedarf, wie sensible Gespräche oder Schulungen.
Sicherheit und Gesundheit
Raumklima: Überprüfung, ob Lüftung, Heizung und Klimatisierung den Anforderungen entsprechen.
Beispiel: Der Betriebsrat fordert die Installation von CO2-Sensoren zur Kontrolle der Luftqualität.
Beleuchtung:
Sicherstellung, dass sowohl natürliches als auch künstliches Licht angemessen sind.
Beispiel: Forderung nach blendfreiem Licht mit einstellbarer Helligkeit.
Barrierefreiheit
Zugang: Der Betriebsrat kann auf die bauliche Gestaltung achten, z. B. durch breitere Türen oder automatische Türöffner.
Technologie: Sicherstellung, dass technische Geräte wie Bildschirme oder Mikrofone auch von Mitarbeitenden mit Einschränkungen nutzbar sind.
Inhalte einer Betriebsvereinbarung
Gestaltung und Ausstattung: Anforderungen an ergonomische Möbel und technische Ausstattung.
Regelungen zur regelmäßigen Wartung und Instandhaltung.
Nutzung:
Einführung eines transparenten Buchungssystems.
Festlegung von Priorisierungen und Zugangsberechtigungen.
Sicherheit und Gesundheit:
Maßnahmen zur Sicherstellung von Raumklima, Beleuchtung und Akustik.
Regelungen zu Notfallmaßnahmen und Evakuierungsplänen.
Barrierefreiheit:
Verpflichtung zur barrierefreien Gestaltung und Nutzung der Räume.
Datenschutz:
Umgang mit Aufzeichnungsgeräten und Videokonferenzsystemen.
Vorteile einer Betriebsvereinbarung
Transparenz: Klare Regeln schaffen Akzeptanz und Vertrauen bei den Mitarbeitenden.
Rechtskonformität: Sicherstellung, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Produktivität: Förderung einer angenehmen und effizienten Arbeitsumgebung.
