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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Prozessoptimierung im Facility Management

Facility Management: Besprechungsräume » Strategie » Prozessoptimierung

Zielsetzung der Prozessoptimierung

Optimierung der Zugänglichkeit und Servicequalität im Facility Management

  • Verbesserung der Zugänglichkeit, Nutzbarkeit und Servicequalität

  • Erhöhung der Auslastung und Transparenz über Flächennutzung

  • Reduktion von Störungen, Beschwerden und Medienbrüchen

  • Etablierung von klaren Verantwortlichkeiten und standardisierten Abläufen

  • Integration in digitale Systeme (Buchung, FM, Helpdesk, ESG)

Typische Schwachstellen im Besprechungsraumprozess

Prozessbereich

Typische Probleme

Raumbuchung

Doppelte Buchungen, No-Shows, unübersichtliche Kalender

Technikbereitstellung

Bedienprobleme, nicht funktionsfähige Systeme

Reinigung / Reset

Räume ungepflegt oder nicht vorbereitet

Störungsmeldung

Keine standardisierte Erfassung oder Rückmeldung

Rückmeldung & Feedback

Kein Prozess für Nutzerfeedback oder Qualitätskontrolle

Verantwortung

Unklare Zuständigkeit für Raumzustand oder Technik

Buchungsprozesse digitalisieren und standardisieren

  • Integration in Outlook / Google Workspace mit Raumkalendern

  • Echtzeitbuchung via App, Touchpanel oder Webportal

  • No-Show-Erkennung durch QR-Code-Check-in oder Sensorik

  • Differenzierung nach Raumtyp und Ausstattung im Buchungssystem

Technik- und Medienprozesse verbessern

  • Einführung standardisierter, intuitiver Techniksetups

  • zentrale Unterstützung durch IT / Medientechnik bei hybriden Meetings

  • automatische Start-/Stopp-Funktionen für Bildschirme und Licht

  • regelmäßiger Technik-Check durch FM oder IT-Service

Reinigung, Reset und Service steuern

  • Turnusgesteuerte Reinigungszyklen abhängig von Nutzung

  • digitale Rückmeldung durch Reinigungsservice (z. B. via App oder QR-Code)

  • Standard-Setups für Tische, Technik und Materialien

  • Dokumentation im CAFM-System mit Verknüpfung zu Raumprofil

Integration in Facility Management und IT-Systeme

System

Optimierungsfunktion

CAFM

Raumdaten, Ausstattung, Reinigungsstatus, Wartung

Helpdesk / Ticketing

Störungsmeldung, Feedback, Servicebeauftragung

Buchungssystem

Nutzerauswertung, Raumfrequenz, No-Show-Raten

ESG-Reporting

Energieverbrauch pro Nutzung, Reinigungskennzahlen

Nutzerportal / Intranet

Raumbeschreibungen, Anleitungen, Self-Service-Optionen

Verantwortlichkeiten und Rollen klären

Rolle

Aufgabe im optimierten Prozess

Facility Management

Reinigung, Reset, Ausstattungspflege, Schnittstellenkoordination

IT / Medientechnik

Technikverfügbarkeit, VC-Support, Schulungen

Reinigung / Service

Sichtkontrolle, Rückmeldung, Nachbefüllung

Nutzende

Buchung, Nutzung, Rückmeldung

Empfang / Koordination

Besucherführung, Ad-hoc-Buchung, Rauminformation

Digitale Tools und Nutzerintegration

  • Raum-Apps zur Buchung, Störungsmeldung, Serviceanforderung

  • QR-Codes zur Erfassung von Feedback, Reinigung, Technikproblemen

  • Dashboards für Auslastung, Reaktionszeit, Nutzerzufriedenheit

  • Sensorik zur automatischen Belegungsmessung und No-Show-Erkennung

  • Self-Service-Portale mit Anleitungen, Video-Tutorials, FAQs

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Prozessoptimierung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Standardisierte Abläufe

Klarheit für alle Beteiligten, Skalierbarkeit

Digitale Integration

Automatisierung, Transparenz, Monitoring

Nutzerzentrierte Entwicklung

höhere Akzeptanz und reibungslose Nutzung

Klare Zuständigkeiten

keine Grauzonen, schnellere Reaktion

Feedback und Auswertung

kontinuierliche Verbesserung und Serviceentwicklung