Timeline zu Besprechungsräumen bei Standortverlagerungen

Zeitraum: April 2025 – Dezember 2026
Ziel: Die Entwicklung und Implementierung von Besprechungsräumen und Veranstaltungsflächen erfolgt mit Fokus auf:

-Smarte Eventplanung zur ressourcenschonenden, automatisierten Organisation
-Erweiterte Sicherheitskonzepte für Brandschutz, Notfallmanagement & Zutrittskontrolle
-Digitale Besuchersteuerung zur Optimierung von Kapazitäten & Energieeinsparungen
-Technische Ausstattung & IT-Integration für hybride Meetings & digitale Veranstaltungen
-Einhaltung aller gesetzlichen Betreiberpflichten gemäß BetrSichV, ArbStättV, VStättV & DGUV Vorschriften

Die Umsetzung erfolgt in Abstimmung mit Facility Management, IT-Abteilung, Eventmanagement, Sicherheitsbeauftragten, ESG-Manager & externen Prüfinstanzen.

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Geschäftsleitung, IT, Personalentwicklung

  -Definition der Zielbilder für Besprechungsräume: flexibel, technologiegestützt, nutzerzentriert

  -Analyse bestehender Meeting- und Raumkonzepte (z. B. Raumarten, Buchungsverhalten, Auslastung)

  -Entscheidung über Raumtypen: klassische Konferenzräume, Think Tanks, hybride Zonen, Ruhebereiche

  -Abgleich mit New-Work-Konzepten, ESG-Zielen und Arbeitsplatzstrategien

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Nutzermanagement, dem IT-Support und dem Betriebsrat

• Juni – Juli 2025: Bedarfserhebung und Nutzungskonzeption (Neubau)

  Verantwortlich: Facility Management, Nutzervertretung, IT, externe Arbeitsplatzplaner
  
  -Erhebung der Raumgrößen, Nutzeranforderungen und Technikbedarfe

  -Definition von Raumnutzungskategorien (z. B. Kreativraum, Standardmeeting, Hybrid-Call)

  -Erstellung eines Nutzungskonzepts mit Raumverteilung, Frequenzannahmen und Ausstattungsvorgaben

  -Planung von Buchungs- und Zugriffskonzepten inkl. digitalem Raum- und Zutrittsmanagement

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen: Displays, Medientechnik, Akustik, Beleuchtung, Möblierung

  -Definition von KPIs: Raumauslastung, Nutzerzufriedenheit, Buchungsrate, Störanfälligkeit

  -Erstellung der Leistungsverzeichnisse gemäß VOB/VgV

  -Auswahl erfahrener Anbieter für Medientechnik, Innenausbau und Raumlösungen

• September – Oktober 2025: Information bestehender Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Smart Meeting (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Personalentwicklung

  -Auswahl und Implementierung eines digitalen Buchungssystems (z. B. Outlook-Integration, Sensorik)

  -Integration von Raumstatusanzeigen, Belegungsfeedback und CO₂-/Lärmüberwachung

  -Prüfung der Schnittstellen zu CAFM-, Helpdesk- und Zutrittssystemen

  -Sicherstellung der DSGVO-konformen Nutzung personenbezogener Daten bei Raumreservierung

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Objektleitung, IT-Support, Personalentwicklung, Nutzervertretung

  -Inbetriebnahme ausgewählter Besprechungsräume mit Echtbetrieb

  -Schulung von Nutzern und Support-Teams für Technikbedienung, Buchung und Fehlerbehebung

  -Validierung der KPIs anhand realer Nutzung (z. B. Auslastung, Störmeldungen)

  -Durchführung von Feedback- und Lessons-Learned-Workshops

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Personalentwicklung

  -Analyse von Auslastung, Raumklima, Störmeldungen und Nutzerfeedback

  -Optimierung von Buchungskonzept, Raumlayout, Technik oder Supportangebot

  -Interne Abnahme und Betriebsfreigabe

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Betriebsrat, Unternehmenskommunikation
  
  -Offizielle Übergabe der Meetingräume in den Regelbetrieb

  -Kommunikationskampagne zu Raumverhalten, Buchung und Supportangeboten

  -Start des KVP-Zyklus zur stetigen Verbesserung der Meetingraumlandschaft

  -Integration in das strategische Flächenmanagement